Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року

ДОВІДКА

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2014 року


Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І кварталі 2014 року було здійснено підготовчу роботу щодо перегляду грифів секретності секретних та частково секретних архівних фондів, а саме підготовлено та затверджено Перелік фондів Державного архіву Запорізької області, що містять документи грифи секретності яких підлягають перегляду у 2014 році; проведено консультації з відповідними установами щодо залучення їх представників з відповідними формами допуску до державної таємниці до перегляду грифів секретності документів, що перебувають на постійному зберіганні в Державному архіві Запорізької області.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

‑ 06 лютого ц.р. на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk).

На виконання наказу Укрдержархіву від 22.07.2013 № 99 "Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка" було проведено такі заходи:

03 лютого ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «До 200-річного ювілею Великого Кобзаря», у якому представлені план заходів Державного архіву Запорізької області на 2013-2014 рр., виставки, видання, статті у ЗМІ.;

15 лютого ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

05 березня ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk);

06 березня ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

24 лютого ц.р. на адресу Укрдержархіву для підготовки виставки було направлено тематичний перелік документів Державного архіву Запорізької області щодо постаті Т.Г.Шевченка та їх електронні копії;

для створення навчально-освітнього інтернет-порталу «Тарас Григорович Шевченко» було підготовлено та надано такі матеріали: електронну версію збірника документів «Тарас Шевченко і Запорізький край», тематичний перелік документів та їх електронні копії, щодо вшанування пам’яті Т.Г.Шевченка.

На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 31.07.2013 № 370 «Про проведення в області у 2014 році Року учасників бойових дій на території інших держав» 10 лютого ц.р. на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk).

За І квартал 2014 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 938 (1441 – у 2013 році, 1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 295 (316 – у 2013 році, 261 у 2012 році, 254 – у 2011 році).

Протягом І кварталу 2014 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 92 інформації, до Державної архівної служби України – 56.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2014 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 9 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік та завдання на 2014 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік та завдання на 2014 рік;

- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік розглядалося на засіданні колегії 12.02.2014.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.

19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.

Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2014 року відреставровано 0,9 тис.арк.(у 2013 році 2,4 тис. арк.), відремонтовано 4,1 тис. арк. (у 2013 році 13,2тис. арк.) документів, оправлено і підшито 685 справ ,(у 2013 році 469 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2013 році – 10 рулонів), 502 негативи фотодокументів.(у 2013 році 652 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 156 фондах (по 98 фондах у 2013 році). Перевірено 30296 справ (14115 справ у 2013 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 30 фондах (994 справ), у 2013 році - 41 фондах (1912 справ) на паперовій основі.

Проведено аналіз та підготовлені інформації щодо упорядкування документів НАФ в архівних підрозділах 249 органів виконавчої влади, які перебувають в зоні комплектування Державного архіву (38), архівних відділів райдержадміністрацій (174) та міськрад (37) та щодо забезпечення передавання їх на державне зберігання по встановлені строки установами-джерелами комплектування та готовності приймання на зберігання документів НАФ Державним архівом, архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області від органів виконавчої влади. Інформації надані Укрдержархіву.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: промислових організацій та підприємств, організацій Комуністичної партії України та Ленінської комуністичної спілки молоді України; складання анотацій на документи нефондової організації: фотодокументи, кінодокументи, фонодокументи, відеодокументи; довідки про адміністративно-територіальний устрій.

Проводилось удосконалення описів фондів:

ф. 4, Олександрівська міська жіноча гімназія, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф. 58, Олександрівське міське комерційне училище, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф.76, Олександрівське реальне училище П.І.Шабловського, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф. 247, Податний інспектор 1-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 248, Юріївське ощадно-позичкове товариство, с. Юріївка Романівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. 249, Мелітопольська спілка споживчих товариств, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 258, Земський начальник 7-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 268, Податний інспектор 2-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2013 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 994 (1912 у 2013 році) справи по 30 (41 у 2013 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 9800 справ).

Протягом І кварталу 2014 року проведено 3 засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких погоджено 1 інструкцію з діловодства (6 - у 2013 році), 34 положення про експертні комісії (5 - у 2013 році), 23 положення про архівні підрозділи (12 - у 2013 році), 12 номенклатур справ (21 - у 2013 році), 30 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 92 тис. справ (46 актів на 79 тис. справ у 2013 році), схвалено та погоджено 179 описів на 16160 справ, наданих 65 установами, з них 101 опис справ постійного зберігання на 2636 справ (113 описів на 4377 справи у 2013 році), в т.ч. джерел комплектування державного архіву – 13 описів на 501справу (8 описів на 418 справ у 2013 році), архівних відділів – 88 описів на 2135 справ (104 описи на 3959 справ у 2013 році); з особового складу – 73 описи на 13478 справ, в т. ч. джерел комплектування державного архіву – 16 описів на 11991 справу (11 описів на 1284 справи у 2013р.), архівних відділів – 57 описів на 1487 справ (75 описів на 2499 справ у 2013р.), тимчасового зберігання 5 описів на 46 справ.

Погоджено 1 інструкцію з діловодства, 1 положення про архівний підрозділ, 10 номенклатур справ, 8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 30799 справ, 2 описи на 51 справу з особового складу, наданих 17 установами, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 6 установам (5 - у 2013 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 8 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013 році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).

Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).

Проведено аналіз та підготовлена інформація щодо упорядкування документів НАФ в архівних підрозділах 211 органів виконавчої влади, які перебувають в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій (174) та міськрад (37) та щодо забезпечення передавання їх на державне зберігання по встановлені строки установами-джерелами комплектування та готовності приймання на зберігання документів НАФ архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області від органів виконавчої влади. Інформація надана Укрдержархіву.

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 30 слухачів.

19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для сільських, селищних, міських (міст районного значення) голів, для працівників райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та районних адміністрацій Запорізької міської ради, які опікуються питаннями молоді та спорту, для працівників Департаменту екології та природних ресурсів Запорізької обласної державної адміністрації – проведено чотири семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

У газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ до відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка були розміщені статті:

15 лютого ц.р. «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

06 березня ц.р. «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).

На офіційному сайті запорізької громадської організації «Спільна справа-Рідний край» у рубриці «Цікаве про край» 04 лютого ц.р. розміщена стаття, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області «Александровское городское самоуправление в период революционных событий 1917 года (по документам Государственного архива Запорожской области)», (http://ssrk.zp.ua/art-43.html).

До пам’ятних дат були підготовлені та експонувалися виставки архівних документів:

10 січня ц.р. у читальному залі архіву ‑ виставка архівних документів «Народження Запорізької області. Як це було»;

22 січня ц.р. виставка он-лайн «З історії становлення Української державності на Запоріжжі в 1917 – 1919 рр. До дня Соборності та Свободи України (22 січня)»

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=68%3A2010-01-25-16-41-28&lang=uk);

06 лютого ц.р. до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk);

10 лютого ц.р. до проведення у 2014 році в Україні Року учасників бойових дій на території інших держав на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk);

5 березня ц.р. на офіційному сайті архіву розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk).

10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.

За підсумками колегії на сайті Запорізької облдержадміністрації було розміщено інформацію «Запорізькі архівні документи відкриваються для громадськості» (http://www.zoda.gov.ua/news/22612/zaporizki-arhivni-dokumenti-vidkrivajutsya-dlya-gromadskosti.html).

30 січня ц.р. до святкування 80-ї річниці створення Запорізького коксохімічного заводу (нині ПАТ «Запоріжкокс») на адресу керівництва була направлена ініціативна інформація з історії підприємства.

12 лютого ц.р. о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості для працівників Державного архіву Запорізької області, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачів читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.

У І кварталі 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 744 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2013 р. ‑ 979).

Кількість питань, порушених у зверненнях, на які було надано інформаційні документи ‑ 684, з них надано 446 позитивних відповідей (65 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2013 р. виконано 791 запит, з них 510 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 50 (6 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 215;

– про підтвердження стажу роботи – 136;

– про майнові права – 106;

– про заробітну плату – 39;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– про репресії та розкуркулення – 7;

– про примусове вивезення до Німеччини – 5;

– про нагородження орденами і медалями – 4;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 95 та ін.

За І квартал 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2 (два) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І кварталу 2014 року надійшло запитів від інвалідів - 8, учасників війни – 2, дитини війни – 1.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 204 громадянина, керівництвом архіву – 7, всього – 211 громадян.

Користувачам у читальний зал видано 4525 од. зб. на паперовій основі (5995 у 2013 році).

Методична робота

У І кварталі 2014 року проведено 4 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто 13 питань науково-методичного характеру.

Відповідно до Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архіві, яка розроблена Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалена нормативно-методичною комісією Держкомархіву України (протокол від 22.12.2009 р. № 5), Кодексу цивільного захисту України, закону України «Про правовий режим надзвичайного стану», з врахуванням вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України (НАПБ Б.01.006–2003), Правил охорони праці для працівників архівних установ (НПАОП 0.00-1.38-05), Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим в Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116, інших нормативно – методичних документів з питань забезпечення збереженості архівних документів розроблена Пам’ятка щодо складання Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівах.

Кадрова робота

У період 24.03.-28.03.2014 проведено навчання за професійною програмою для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення (І сесія) у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій. Підвищили кваліфікацію 19 працівників Державного архіву Запорізької області.

 

Заступник директора

Державного архіву Запорізької області О.Л. Пилявська

 

Довідка про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік

Довідка

про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік


Діяльність архівних установ області у 2013 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р, наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки», інших нормативних актів.

Упродовж 2013 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 5 фондах. Скасовано грифи секретності 435 справам, з них 75 справам було надано гриф «Для службового користування».

На кошти, що надійшли з державного й місцевих бюджетів, ряд архівних установ області здійснили комплекс заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю над організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, виносу або крадіжок документів, посилення пожежної безпеки, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ.

З метою покращення умов зберігання документів Державним архівом області проведено перевірки, профілактичні та поточні ремонти систем опалення, водопостачання, електрообладнання.

З метою поліпшення умов зберігання документів протягом року в архівному відділі Енергодарської міськради встановлено додатково 150 пог.м. стелажів. В архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників. В архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромереж.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року Державним архівом області створений страховий фонд на 301 справу (17,8 тис. кадрів), відреставровано 5,2 тис. та відремонтовано 35 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 3,5 тис. справ, закартоновано 35,8 тис. справ.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 80,5 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та понад 13,4 тис справ, які зберігаються в 140 установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно функціонує офіційний веб-сайт Державного архіву області.

У 2013 році Державним архівом області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчиків фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Завершено роботу з підготовки до видання анотованого реєстру описів фондів дорадянського періоду, продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання Державним архівом області протягом 2013 року проведено перевірки роботи 9 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 2 трудових архівів, 159 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 322 перевірки установ – джерел формування НАФ.

Проведено 25 семінарів, прийнято участь в роботі 58 семінарів та курсів підвищення кваліфікації, які проводилися іншими установами.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 571 установою області загальним обсягом 25 тис. справ управлінської документації, 31 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 39%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 14,8 тис. справ, що вдвічі більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Енергодара, Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Оріхівського, Пологівського, Приморського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ у цілому становить 75% .

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Розівського, Токмацького районів, 80-89 % - м. Мелітополя, Новомиколаївського, Приморського районів.

Здійснювалась робота щодо своєчасного та якісного поповнення Національного архівного фонду документами місцевого значення. У 2013 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 35,3 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Державний архів області, архівні відділи Гуляйпільської, Куйбишевської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради прийняли на зберігання відео-фотодокументи, Гуляйпільської райдержадміністрації – документи особового походження.

До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 7,4 тис. справ з особового складу 317 ліквідованих установ.

Протягом 2013 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Державним архівом області спільно із Запорізьким національним університетом, іншими науковими установами підготовлено видання: «Письма семьи Черноусовых» із серії «Забытые дневники» та збірка документів «Перепоховання Івана Сірка в 1967 р.».

Взяли участь у підготовці монографії «Запорізький рахунок Великій війні. 1939-1945», в якій на широкій базі недосліджених раніше архівних матеріалів, мемуарів, споминів, опитувань очевидців вперше у вітчизняній історіографії розкривається історія Запорізької області в роки Другої світової війни.

Працівники архіву взяли участь у Всеукраїнських наукових конференціях «Історія степової України XVII-XX ст.», «Запорізька Січ та українське козацтво».

Підготовлені та експонувалися у приміщенні Державного архіву області та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву 16 виставок документів. Архівними відділами підготовлено 17 виставок документів.

Всього за документами архівних установ підготовлено 10 ініціативних інформувань, 2 радіопередачі, 2 телепередачі, в місцевій пресі опубліковано 17 статей.

Активно працювали в цьому напрямі держархів області, архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Приморської, Чернігівської райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Щорічно зростає кількість користувачів документної інформації. У 2013 році в читальних залах Державного архіву області та в архівних відділах працювали 975 користувачів документної інформації, з них 569 – в Державному архіві області. Користувачам видано понад 18 тис. справ.

З метою забезпечення виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 13,9 тис. архівних довідок, в т.ч. Державним архівом області – 3,6 тис., архівними відділами – 10,3 тис. довідок. На особистому прийомі розглянуто понад 6,5 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації. Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема, абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 49% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах м. Запоріжжя (51%), Бердянського (59%), Запорізького (51%), Приазовського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міста Запоріжжя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Запорізького, Мелітопольського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського, Якимівського районів.

 

Директор Державного

архіву Запорізької області О.С.Тедєєв

 

Уповноважені підрозділи з питань надання доступу до публічної інформації

Уповноваженими підрозділами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими Державному архіву Запорізької області, згідно з наказом архіву від 12.05.2011 № 29, є відділ інформації та використання документів (начальник відділу Величко Олена Григорівна, тел. (061) 787 45 51) та відділ формування Національного архівного фонду та діловодства (науковий співробітник Штефан Аліна Вячеславівна тел. (061) 787 47 44).

 

ЗВІТ про виконання Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки за 2013 рік

У 2013 році Державний архів Запорізької області був виконавцем Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки, яка затверджена рішенням Запорізької обласної ради від 22.11.2012 № 14 (далі – обласна програма).

Відповідно до вищевказаної обласної програми, згідно з рішенням Запорізької обласної ради від 31.10.2013 № 35 «Про внесення змін і доповнень до рішення обласної ради від 24.12.2012 № 27 «Про обласний бюджет на 2013 рік» (зі змінами та доповненнями)» Державним архівом Запорізької області одержано та використано за призначенням субвенцію з місцевого бюджету державному бюджету у сумі 27160 грн., у тому числі капітальні видатки у сумі 16660 грн. За Заходами обласної програми на 2013 рік орієнтовний обсяг фінансування становив 176,0 тис. грн.

За рахунок коштів обласної програми було придбано три комп’ютери з ліцензійним програмним забезпеченням та послуги у сфері технічного захисту інформації для створення комплексної системи технічного захисту інформації в автоматизованих системах Державного архіву Запорізької області.

 

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки конкурсу серед представників засобів масової інформації області до Дня журналіста

28 травня 2014 року відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки конкурсу серед представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду у 2013 році до Дня журналіста.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки...

РІШЕННЯ № 3

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.05.2014

м. Запоріжжя

№ 3

 

Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

 

Колегія, заслухавши і обговоривши інформації заступника директора Пилявської О.Л. та начальника архівного відділу Запорізької міської ради Щербахи Л.І., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

В ході перевірки встановлено, що архівним відділом Запорізької міськради проведено певну роботу щодо виконання рекомендацій попередніх перевірок.

Станом на травень 2013 року штат архівного відділу нараховував 6 шт.од. Згідно з розпорядженням Запорізького міського голови від 26.06.2013 № 1023 К/Тр «Про затвердження штатної чисельності апарату Запорізької міської ради і виконавчого комітету Запорізької міської ради та виконавчих органів Запорізької міської ради» архівному відділу виділено додатково 3 штатні одиниці. На 21.05.2014 штат архівного відділу складає 9 шт. одиниць, з яких 8 – посадові особи місцевого самоврядування.

У зв’язку з реорганізацією архівного відділу на працівників (п’ять головних спеціалістів та спеціаліста І категорії) складені посадові інструкції та затверджені начальником відділу 04.11.2013. У посадових інструкціях передбачена відповідальність працівників за окремі напрямки роботи відділу.

Для проведення експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву області, вирішення питань з організації архівної справи і діловодства в установах міста, розгляду номенклатур справ, описів справ і актів про вилучення для знищення документів установ списку № 2 створена експертна комісія (ЕК) архівного відділу. Її поновлене положення затверджене наказом начальника архівного відділу Запорізької міської ради від 08.01.2014 № 1-р. Наказом начальника архівного відділу Запорізької міськради від 08.01.2014 № 1-р. «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу Запорізької міської ради» поновлений склад експертної комісії архівного відділу (далі ЕК).

Очолює комісію начальник архівного відділу міської ради, до складу входять спеціалісти архівного відділу Запорізької міської ради. Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 84 юридичних особи, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 150 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 13.12.2013 № 21) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах комплектування щорічно складаються графіки упорядкування документів Національного архівного фонду України та їх передавання на зберігання до архівного відділу, які затверджуються розпорядженням міського голови та направляються до виконання керівникам установ. Рекомендовано вдосконалити роботу з контролю за виконанням вищевказаних розпоряджень міського голови.

Начальник архівного відділу проводить семінари, начальник та працівники відділу беруть участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться міськрадою та іншими установами, де висвітлює актуальні питання ведення діловодства і архівної справи в установах. У 2014 році архівний відділ брав участь у 4-х таких семінарах.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 70 % установ – розроблені інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. У 2013 році проведено паспортизацію архівних підрозділів.

З метою налагодження обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу ведуться картки обліку роботи з установами.

За період 2013 - І кварталу 2014 років проведено 31 перевірку стану діловодства і архівної справи. План комплексних перевірок на 2014 рік затверджений наказом начальника архівного відділу від 08.12.2013 № 16-р. За результатами перевірок складаються довідки та надаються рекомендації щодо покращення стану справ.

За період травня 2013 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 71 опис 17 установ списку № 1 – джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 1982 справи постійного зберігання та 3437 справ з кадрових питань (особового складу). За І квартал 2014 року описи представлені 1 установою.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 51 % (у 2012 р.- 63%). Станом на 22.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 30 установах, що складає 35 %. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 84 установ загальним обсягом 9450 справ (на 01.01.2013 було 7742 справи) та документи з кадрових питань (особового складу) 2259 ліквідованих установ загальною кількістю 49954 справи (на 01.01.2013 було 49332 справи з особового складу 2079 ліквідованих установ). Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Протягом 2013 – травня 2014 років на зберігання до архівного відділу прийнято 3247 справ Національного архівного фонду та 6901 справу з особового складу ліквідованих установ.

Відповідно до Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки, який затверджено наказом Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12, протягом 2013 – І кварталу 2014 років проводилася перевіряння наявності документів НАФ, які зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ відповідно до планових завдань, результати цієї роботи оформлені відповідними актами і внесені в книги перевіряння наявності справ в установах.

З метою налагодження обліку документів Національного архівного фонду та з особового складу ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі, визначено працівника, відповідального за облік документів НАФ, приведені у відповідність до нормативних вимог книги обліку надходжень та вибуття документів. Розпочата робота зі складання списку фондів ліквідованих установ. Складено пофондовий та постелажний топографічні покажчики на документи Національного архівного фонду. З метою контролю за видаванням справ з архівосховищ визначено працівника відповідального за цей вид роботи та заведено книгу видавання справ з архівосховищ.

З метою покращення умов зберігання документів в архівному відділі у 2013 році кожне з 8 архівосховищ обладнане вогнегасниками.

До бюджетного запиту на 2014 рік подавалися пропозиції щодо придбання приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів.

Номенклатура справ архівного відділу на 2014 рік схвалена на засіданні ЕК відділу у лютому 2014 року.

Щодо роботи зі зверненнями громадян.

За період 2013 – І кварталу 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 5211 запитів соціально-правового характеру (з них за документами ліквідованих установ – 5071 запит, що складає 97%) і 372 тематичних запити. Порушень термінів виконання запитів не було.

Розроблені та розміщені в архівосховищах схеми евакуації документів.

У відділі розроблені та затверджені наказами начальника відділу інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, зокрема:

наказ від 08.12.2013 № 17 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 18 «Про затвердження Інструкції про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 19 «Про затвердження Інструкції з пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 20 «Про затвердження Правил пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради».

Разом з тим в роботі архівного відділу Запорізької міськради залишився невирішеним ряд питань.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 55 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу.

Понад встановлений термін на відомчому зберіганні в установах-джерелах формування НАФ залишається ще близько 600 справ Національного архівного фонду. Архівосховища заповнені на 99%, тому необхідно виділення додаткових площ для забезпечення приймання документів на зберігання архівним відділом Запорізької міськради.

Інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, потребують затвердження їх у керівництва міськвиконкому, а ті, що стосуються пожежної безпеки у відділі, потребують погодження з місцевим органом пожежного нагляду.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1; придбання в достатній кількості приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах.

Потребує удосконалення робота зі зверненнями громадян. Журнали, які використовуються в роботі зі зверненнями громадян, в тому числі й особистого прийому громадян, ведуться не за формами, які передбачені Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, та Переліком документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2013 № 2433/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19 листопада 2013 р. за № 1963/24495.

Потребує розробки Інструкція з діловодства в архівному відділі, номенклатуру справ відділу необхідно представити на погодження експертно-перевірній комісії Державного архіву Запорізької області.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Запорізької міської ради (начальник відділу Щербаха Л.І.) щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території вважати задовільним.

2. Рекомендувати начальнику архівного відділу Щербасі Л.І.:

1) Забезпечувати контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – постійно;

2) Забезпечити виконання Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки; термін виконання – постійно;

3) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – листопад 2014 року;

4) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно;

5) Завершити роботу над складанням списку фондів ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІV квартал 2014 року.

3. Звернути увагу Запорізького міського голови Сіна О.Ч. на необхідність здійснення ряду заходів щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі:

виділення додаткових площ для архівосховищ;

встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1;

встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу (придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки).

4. Структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Запорізької міської ради в організації роботи.

5. Відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Федько А.А.) довести це рішення до відома Запорізького міського голови Сіна О.Ч.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 2

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.05.2014

м. Запоріжжя

№ 2

 

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

 

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», відповідно до «Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», затверджених наказом Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про методичні рекомендації» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Якимівської райдержадміністрації. Положення затверджене розпорядженням голови Якимівської райдержадміністрації від 26.02.2013 № 117 «Про затвердження Положення про архівний відділ Якимівської районної державної адміністрації Запорізької області в новій редакції». Відділ має статус юридичної особи.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Стрюкова Т.Л. призначена 09.11.2011. Посадова інструкція начальника відділу затверджена головою Якимівської райдержадміністрації 17.07.2013. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, затверджений головою райдержадміністрації та погоджений з директором Державного архіву Запорізької області.

Робота архівного відділу проводиться згідно з річним планом роботи, затвердженим керівником апарату райдержадміністрації. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її положення та склад затверджені розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.03.2014 № 182 «Про затвердження Положення про експертну комісію архівного відділу». Очолює комісію керівник апарату Якимівської райдержадміністрації, заступник голови комісії – заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальник загального відділу, секретар комісії – начальник архівного відділу. До складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації, головний спеціаліст районної ради та директор Комунального закладу «Якимівський районний музей». Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 47 юридичних осіб, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 112 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Начальник архівного відділу систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Протягом 2009-І кварталу 2014 років в 26 % установ проводилися перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 98 % установ – інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 66 %. Станом на 23.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 47 %.

За період з травня 2009 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 200 описів 52 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу на 3083 справи постійного зберігання, 1357 справ з кадрових питань (особового складу) та 186 справ тимчасового терміну зберігання. Один опис схвалений із зауваженнями, на доопрацювання описи не повертались. Якість поданих описів складає 99 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 6036 справ та документи з кадрових питань (особового складу) у кількості 84 справ. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Архівний відділ розташований в приміщенні райдержадміністрації на першому поверсі. Архівосховище загальною площею 23,8 м2 оснащене металевими стелажами протяжністю 164 пог.м, двома вуглекислотними вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах грати та штори, двері обшиті металом та опечатуються, світильники закриті плафонами. Архівосховище оснащене автономною охоронною сигналізацією. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 70 %. Всі документи закартоновані.

В архівному відділі розроблені Інструкція про заходи пожежної безпеки, План дій на випадок надзвичайних ситуацій, Порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу, План евакуації документів при пожежі в приміщеннях архівного відділу, які 21.04.2010 затверджені головою райдержадміністрації. Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі затверджена розпорядженням голови райдержадміністрації від 05.05.2014 № 260.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2009-травня 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 595 запитів громадян і 139 тематичних запитів (за період з січня до травня 2014 року виконано 16 запитів соціально-правового характеру, 1 тематичний запит). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівним відділом з питань контрольної діяльності проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, складаються інформації про хід виконання документів та один раз на місяць на нарадах у керівника апарату райдержадміністрації начальник відділу інформує про хід та підсумки виконання контрольних документів. Терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Якимівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви в десяти сільських та двох селищних радах. В трудових архівах зберігається 12798 справ (12297 справ з кадрових питань (особового складу) та 501 справа тимчасового терміну зберігання) 137 ліквідованих установ району.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації є ряд недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 24 установ-джерел формування НАФ, а саме:

з 1990 року – районного суду;

з 2005 року – Державного підприємства Дослідного господарства «Якимівське»;

з 2009 року – районної профспілкової організації працівників агропромислового комплексу;

з 2010 року – Якимівської селищної ради, Атманайської, Володимирівської, Горьківської, Давидівської, Новоданилівської, Розівської, Червоноармійської сільрад та їх виконкомів, Управління економічного розвитку та торгівлі і Відділу культури та туризму райдержадміністрації, Комунальної установи «Якимівська центральна районна лікарня»;

за 2011 рік – райдержадміністрації, Кирилівської селищної ради, Охрімівської, Переможненської, Радивонівської, Чорноземненської, Шелюгівської сільрад та їх виконкомів, Управління фінансів, Відділу освіти, молоді та спорту райдержадміністрації і Державного навчального закладу «Якимівський професійний аграрний ліцей».

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається 150 справ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Якимівської райдержадміністрації (Стрюкова Т.Л.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Начальнику архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюковій Т.Л.:

1) Підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно.

2) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року.

3) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно.

4) Більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Якимівської райдержадміністрації Блосі А.В. здійснити ряд заходів щодо:

1) Приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

2) Забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення його матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Федько А.А.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Якимівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 1

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.05.2014

м. Запоріжжя

1

 

Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Розглянувши результати конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду, проведеного серед представників місцевих засобів масової інформації, на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2010 № 39 «Про затвердження Положення про проведення щорічного конкурсу серед представників засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду», колегія відмічає, що на конкурс були представлені матеріали місцевих ЗМІ за 2013 рік архівними відділами Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Розівської райдержадміністрацій та Запорізької і Енергодарської міських рад.

Слід відзначити постійну активну участь у конкурсі основної частини цих районів і міст Запорізької області. Вперше на конкурс цього року надіслали публікації архівні відділи Михайлівської райдержадміністрації та Запорізької міської ради.

Як і раніше, більшість статей присвячені подіям Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Ковальової О.О. в газеті «Червоний промінь» (Запорізький район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя));

долям видатних земляків:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Пихтєєвої В.П. в газеті «Дніпровські вогні» (Вільнянський район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя).

У Енергодарській міській газеті «Рост», надруковано статтю Табакаєва К.С. «С высоты птичьего полета» про будівництво димових труб ДТЕК Запорізької ТЕС та людей, що працювали на цьому об’єкті.

У більшості публікацій висвітлюються різні за тематикою та хронологією сторінки історії рідного краю. Як і в попередні роки журналісти звертаються, зокрема, й до «усної історії».

Уваги заслуговують публікації Пихтєєвої В.П. присвячені видатним землякам-вільнянцям: поету Олександру Стешенко та вчительці Олександрі Бринзі. Окремо слід відмітити цикл статей Світличної Т.Г., присвячених визволенню Михайлівського району від фашистської навали та статтю про земляка Героя Соціалістичної Праці Пенькаса В.А. (до 75-річчя заснування звання Героя Соціалістичної Праці). Привернула увагу Митенкова Г.Г., яка окрім статей до 69 річниці визволення Кам’янсько-Дніпровського району від фашистів, зробила екскурс в історію публікацій газети (про що писала газета у далекому 1978 році).

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Визначити переможцями конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста:

1) Пихтєєву Віру Пантеліївну, члена Спілки журналістів України, завідувача відділу сільського господарства Вільнянського районного комунального підприємства «Редакція газети «Дніпровські вогні» за висвітлення історії краю через долі земляків ‑ видатних особистостей.

2) Світличну Тетяну Григорівну, члена Спілки журналістів України, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Михайлівські новини» за серію публікацій про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

3) Митенкову Галину Григорівну, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Новини дня» за публікації про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

2. Нагородити переможців Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області.

Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

Протокол засідання колегії від 28.04.2014 № 3

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

ПРОТОКОЛ

28.05.2014 № 4

м. Запоріжжя

Засідання колегії

 

Голова колегії –

Тедєєв О.С.

Секретар –

Федько А.А.

Присутні члени колегії:

Білець С.Т.

Ігнатуша О.М.

Пилявська О.Л.

Фурсенко Т.В.

Запрошені:

головний спеціаліст-керівник режимно-секретної служби Державного архіву Запорізької області

Бондар В.О.

заступник начальника відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області

Козлова І.В.

начальник архівного відділу Запорізької міської ради

Щербаха Л.І.

 

Порядок денний:

1. Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

2. Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

3. Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

Інформують: Щербаха Л.І., начальник архівного відділу Запорізької міської ради;

Пилявська О.Л., заступник директора.

1. СЛУХАЛИ: про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

Щербаху Л.І., начальника архівного відділу Запорізької міської ради – довідка додається;

Пилявську О.Л., заступник директора – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

 

Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько