Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

ІНФОРМАЦІЯ про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області за 2013 рік

У Державному архіві Запорізької області організація роботи з питань недопущення та профілактики корупційних правопорушень здійснюється відповідно до вимог законів України «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції», Національної антикорупційної стратегії на 2011-2015 роки та інших нормативно-правових актів.

Основні зусилля в роботі Державного архіву Запорізької області (далі – Архів) щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції протягом 2013 року було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотримання вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

Протягом 2013 року на нарадах у керівництва Архіву 14.01.2013, 31.01.2013, 04.02.2013, 18.02.2013, 27.02.2013, 25.03.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 23.09.2013, 07.10.2013, 21.10.2013, 18.11.2013, 09.12.2013, 23.12.2013 розглядалися питання щодо попередження корупційних діянь.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» архівом протягом 2013 року було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією. За результатами моніторингу проведеної у 2012 році кадрової роботи в Державному архіві Запорізької області були підготовлені узагальнені матеріали та розглянуто на засіданні колегії архіву 23.01.2013 питання про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році. За результатами розгляду прийнято відповідне рішення за № 5. На засіданні колегії 23.12.2013 розглянуто питання «Про стан протидії корупції у Державному архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року», за результатами прийнято відповідне рішення за № 6.

У березні 2013 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік. П’ятнадцять державних службовців Державного архіву Запорізької області, які підлягали щорічній оцінці, отримали: високу оцінку – 14 осіб, добру – 1 особа. Державних службовців, які проходили щорічну оцінку, ознайомлено з підсумками її проведення, заповнені бланки щорічної оцінки долучено до їх особових справ.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про державну службу» у 2013 році організовано декларування доходів державних службовців за 2012 рік. Всі декларації подано у визначені терміни та долучено до особових справ.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Архівом взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Архів постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Архіву щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42, вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Архівом від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

В Архіві постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Архіву постійно перебуває на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Архіву. Протягом 2013 року серед державних службовців фактів корупційних проявів не виявлено.

В Архіві постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Протягом 2013 року формування кадрового складу державних службовців Державного архіву Запорізької області здійснювалося за рахунок конкурсного відбору, проведенням стажування та призначення державних службовців на посади з кадрового резерву. Прийняття Присяги, присвоєння чергових рангів державним службовцям, встановлення надбавок за вислугу років здійснюється відповідно до чинного законодавства.

Особлива увага приділяється спеціальній перевірці щодо кандидатів на зайняття посад у державній службі.

Конкурс на заміщення посад державних службовців у 2013 році оголошувався двічі. На ці посади були призначені особи, які пройшли за конкурсом на заміщення вакантної посади державного службовця та спецперевірку відомостей щодо особи, яка претендує на зайняття посади, пов’язаної із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування. Осіб, які претендували на зайняття посад, пов’язаних з виконанням функцій держави, що не пройшли спецперевірку, немає.

На призначених сформовані особові справи, а також електронні картки у єдиній державній комп’ютерній системі «Кадри». Сформовані картки надані до Управління держслужби Головного управління держслужби України в Запорізькій області.

Відповідно до розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 24.12.2012 № 642 «Про затвердження планів-графiків навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2013 рік» державні службовці V-VI категорії протягом 2013 року підвищували кваліфікацію, у тому числі і за тематичним короткостроковим семінаром з актуальних питань запобігання і протидії корупції.

Також у Державному архіві Запорізької області продовжено практику внутрішнього вивчення антикорупційного законодавства.

У листопаді 2013 року відбулась атестація державних службовців Державного архіву Запорізької області. Директор та заступник директора Державного архіву Запорізької області пройшли атестацію в Запорізькій обласній державній адміністрації. Рішенням атестаційної комісії Запорізької обласної державної адміністрації визнані такими, що відповідають займаним посадам. Крім керівництва Державного архіву Запорізької області атестації у 2013 році підлягали 12 державних службовців.

За рішенням атестаційної комісії Державного архіву Запорізької області усі 12 державних службовців відповідають займаним посадам.

За результатами атестації переглянуто та підготовлено проект наказу Державного архіву Запорізької області щодо затвердження списків осіб, зарахованих до кадрового резерву для державної служби на посади начальників відділів та спеціалістів Державного архіву Запорізької області на 2014 рік.

З метою забезпечення відкритості та прозорості діяльність Державного архіву Запорізької області постійно висвітлюється на веб-сайті Архіву. У рубриці «Запобігання проявам корупції» оприлюднюється інформація про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Державному архіві Запорізької області, Довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області.

На виконання статті 14 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» Державним архівом Запорізької області постійно вживаються заходи щодо виявлення конфлікту інтересів та сприяння їх усуненню шляхом виявлення будь-яких суперечностей між особистими інтересами особи та її повноваженнями. Для виявлення сприятливих для вчинення корупційних правопорушень ризиків в діяльності посадових та службових осіб, а також з метою належного дотримання вимог антикорупційного законодавства, наказом директора Архіву від 16.01.2012 № 9 затверджений Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які працюють у сферах, де існує високий ризик прояву корупції.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.09.2013 № 706 «Питання запобігання та виявлення корупції», листа облдержадміністрації від 11.11.2013 № 08503/08-03 «Про постанову Кабінету Міністрів України від 04.09.2013 № 706» наказом директора Державного архіву Запорізької області від 15.11.2013 № 82 затверджено Положення про уповноважену особу з питань запобігання та виявлення корупції у Державному архіві Запорізької області; провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – Хмура Н.О. призначена відповідальною особою за проведення роботи з питань запобігання та виявлення корупції у Державному архіві Запорізької області.

Станом на 31.12.2013 звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Архіву не надходило. Посадові особи Архіву до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

Протягом 2013 року осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, звільнених у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційні правопорушення немає.


Провідний спеціаліст з питань

кадрової роботи та державної служби

відділу організації і координації

архівної справи та з питань кадрової роботи Н.О. Хмура

 

 

Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

12 червня 2014 року Державний архів Запорізької області проводить семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ – джерел формування Національного архівного фонду Державного архіву Запорізької області.

Детальніше:Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

У відповідь на деякі публікації в запорізьких інтернет-ресурсах, зокрема, www.zabor.zp.ua, www.prospect.zp.ua, інформуємо, що Державний архів Запорізької області не змінював режиму роботи та не припиняв видавати документи користувачам. До керівництва та працівників архіву громадяни з питаннями щодо зміни режиму роботи архіву не зверталися, ніяких роз’яснень щодо припинення роботи або заборони видавання документів не надавалося.

Детальніше:Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

9 Травня 1945 р. назавжди закарбується в пам’яті українського народу та інших народів колишнього СРСР як день грандіозної перемоги над страшним ворогом людства – фашизмом. Саме в цей день скінчилася Велика Вітчизняна війна, яка стала для нашого народу справжнім випробуванням на міцність людського духу, на людяність і патріотизм. Героїзм, відвага та жертовність були нормою для мільйонів людей. За роки війни більше 11,5 тисяч радянських воїнів отримали звання Героя Радянського Союзу. Серед них були і уродженці Запорізького краю.

Детальніше:НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки

28 квітня 2014 року у Державному архіві Запорізької області проведено засідання колегії за участю громадськості.

Основним питанням, яке було заплановано до розгляду, стало таке: «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області». У зв’язку з цим засідання колегії було проведено саме 28 квітня – у Всесвітній день охорони праці.

Детальніше:Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань...

РІШЕННЯ № 8

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 8

 

Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»

Колегія, заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Рося В.М., відзначає, що за період з листопада 2013 року по квітень 2014 року на виконання вказаного рішення архівним відділом проведена певна робота.

Поновлено та затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 29.01.2014 № 27 Положення про експертну комісію архівного відділу та її склад. Очолює комісію начальник архівного відділу, до складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації та керівник КАП «Трудовий архів Приазов’я».

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до якого внесено 65 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 294 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Двома установами-джерелами формування НАФ поновлені положення про експертну комісію, архівний підрозділ та накази про призначення відповідального за ведення архіву.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ України в 2014 році складено графік упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, який затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.01.2014 №18 та направлено до виконання керівникам установ.

За період з жовтня 2013 року до квітня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто описи справ 6 установ - джерел формування НАФ. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 186 справ постійного зберігання, 329 справ з особового складу.

З метою забезпечення збереженості документів розроблена Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА, яка затверджена наказом начальника архівного відділу 17.02.2014 № 1 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА».

Протягом І кварталу 2014 року здійснено перевіряння наявності та стану 1618 справ, які зберігаються в архівному відділі.

Проведено перевіряння наявності 163 справ, які зберігаються в 2 установах – джерелах формування НАФ.

Протягом жовтня 2013 року до квітня 2014 року до архівного відділу надійшло і виконано 17 тематичних та 10 запитів громадян соціально-правового характеру. Порушень термінів виконання запитів не було.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації залишається ряд суттєвих недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

Стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах, органах місцевого самоврядування, інших установах та організаціях району залишається напруженим.

Потребують поновлення положення про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положення про архівні підрозділи установ-джерел формування НАФ, відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 02/20515.

Потребують поновлення накази керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву в установах-джерелах формування НАФ.

Протягом січня – квітня 2014 року ЕПК Державного архіву схвалила описи справ 2 установ-джерел формування НАФ, які були подані на розгляд ЕПК начальником архівного відділу. Станом на 24.04.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 27 установах із 65, що складає 42 %, а не враховуючи виборчі комісії – в 3 (8%) установах-джерелах формування НАФ.

Потребують упорядкування документи 38 установ, в т.ч. райдержадміністрації та 6 її структурних підрозділів, всіх селищних та сільських рад району.

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається більше ніж 500 справ, що утворилися в діяльності 38 із 65 установ-джерел комплектування.

У відділі не налагоджено облік роботи з установами-джерелами формування НАФ. Потребують переформування наглядові справи установ.

У 2013 р. паспортизація архівних підрозділів не проведена. Звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу станом на 01.01.2014 складався шляхом арифметичних розрахунків.

Вкрай незадовільно вирішені питання із забезпечення збереженості документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі.

Інструкцію з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА необхідно затвердити керівником Приазовської райдержадміністрації.

Не поновлені інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів: Інструкція про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівосховищ архівного відділу, Інструкція щодо дій по забезпеченню збереженості документів під час надзвичайних ситуацій природного та техногенного характеру, Інструкція з пожежної безпеки, схема евакуації документів.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна, проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв, придбання в достатній кількості вогнегасників в кожне архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів.

Планові завдання з перевіряння наявності та стану документів за І квартал 2014 року виконані на 40%. Дані паспорту архівного відділу, карток фондів та описів справ лише на 24% звірені з фактичною наявністю справ.

Не налагоджено облік документів Національного архівного фонду. Список фондів, книги обліку надходження та вибуття документів ведуться в довільній формі. Не проведено переформування справ фондів.

Не проводилась робота з проведення експертизи цінності документів та удосконалення описів справ сільськогосподарських підприємств. Станом на квітень 2014 р. потребують проведення експертизи цінності і удосконалення описи 18 КСП та 25 інших установ.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Питання про стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах жодного разу не розглядалося на нарадах керівництвом райдержадміністрації.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Приазовської райдержадміністрації щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості документів Національного архівного фонду України вважати незадовільним.

2. Начальнику архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Росю В.М.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення установами-джерелами формування НАФ положень про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положень про архівні підрозділи відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515, наказів керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву; термін виконання – ІІ-ІІІ квартали 2014 року;

3) завершити суцільну перевірку наявності та стану справ в архівному відділі; результати перевірки оформити відповідними звітами; термін виконання – вересень 2014 року; інформацію про виконання надавати до Державного архіву Запорізької області щомісячно;

4) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ згідно з графіком та плановими показниками; термін виконання – постійно;

5) забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2016 року і надалі постійно;

6) оформити наглядові справи та завести картки обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІІ квартал 2015 року;

7) провести паспортизацію архівних підрозділів установ-джерел формування НАФ; паспорти архівних підрозділів надати до Державного архіву Запорізької області разом із річним звітом; термін виконання – листопад 2014 року;

8) список фондів, книги обліку надходжень та вибуття документів, справи фондів завести відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – травень 2014 року;

9) відповідно до нормативних вимог розробити відповідні інструкції, які регламентують забезпечення охоронно-пожежного режиму та доступу до архівосховищ, схеми евакуації документів та затвердити їх відповідно до повноважень; термін виконання – травень 2014 року;

10) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі; термін виконання – постійно;

11) постійно працювати над підвищенням рівня професійної кваліфікації.

3. Рекомендувати голові Приазовської райдержадміністрації Сухіні В.М. здійснити ряд заходів щодо:

1) посилення контролю за діяльністю начальника архівного відділу райдержадміністрації відповідно до Положення про архівний відділ райдержадміністрації;

2) приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів;

3) посилення контролю за станом діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;

4) забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, а саме:

підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна;

проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв;

придбання в достатній кількості вогнегасників в архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Приазовської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 7

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 7

 

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О., колегія відзначає, що за період з березня 2013 року до березня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Розпорядженням голови райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації.

Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідно до якої «до місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій».

Положення про сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації затверджене розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 12.02.2013 № 73 «Про затвердження Положення про сектор з питань архівної справи Розівської районної державної адміністрації Запорізької області».

Сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (далі – сектор) має статус юридичної особи.

Штат сектору нараховує 2 шт.од. На момент перевірки одна посада головного спеціаліста є вакантною. На посаду начальника архівного відділу Воробель Н.О. призначена з 25.05.2011. З 01.01.2013 вона призначена завідувачем сектору. Звільнення з посади начальника відділу та призначення на посаду завідувача сектору з обласною державною адміністрацією та Державним архівом Запорізької області не погоджувалося, крім того, з цього питання були надіслані відмови.

Посадова інструкція завідувача сектору затверджена заступником голови райдержадміністрації 12.02.2013.

Робота сектору проводиться згідно з планом розвитку архівної справи на 2014 рік, затвердженим заступником голови райдержадміністрації. Про стан архівної справи і діловодства в установах району, виконання плану роботи завідувач сектору регулярно інформує заступника голови райдержадміністрації та Державний архів Запорізької області. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при секторі діє експертна комісія.

Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» зі змінами передбачається утворення експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, тоді як, експертна комісія (далі ЕК) створена при секторі. Положення про ЕК затверджене наказом завідувача сектору від 23.01.2014 № 1 «Про затвердження Положення про експертну комісію сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Склад ЕК затверджений наказом завідувача сектору 24.01.2014 № 2 «Про затвердження складу експертної комісії сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Очолює експертну комісію завідувач сектору з питань архівної справи райдержадміністрації. До складу комісії входять заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальники відділів райдержадміністрації та головний спеціаліст організаційного відділу виконавчого апарату районної ради (за згодою). Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи, але не менше ніж 4 рази на рік і протоколюються.

Списки юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до яких внесено 39 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 103 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Завідувач сектору систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Щорічно у 25% установ проводяться перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складаються довідки і надаються відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В 94% установ-джерел формування НАФ розроблені положення про архівні підрозділи, інструкції з діловодства, наказами керівників створені експертні комісії, в 50 % - поновлені положення про експертні комісії, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 95 %. Станом на 25.03.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 59 %.

За період з березня 2013 року до березня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 52 описи 22 установ-джерел формування НАФ. Схвалено і погоджено описів на 456 справ постійного зберігання, 240 справ з особового складу. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

Документи Національного архівного фонду прийняті на державне зберігання по встановлені терміни. Документів з простроченим терміном відомчого зберігання немає.

В секторі зберігаються документи НАФ 48 установ загальним обсягом 4856 справ (в т.ч. 4710 справ постійного зберігання (це більше, ніж в архівних відділах Великобілозерської (3742), Кам’янсько-Дніпровської (4337) Мелітопольської (3621), Новомиколаївської (4046), приблизно така ж кількість справ зберігається в архівних відділах Веселівської та Вільнянської райдержадміністрацій) та 94 справи виборчих документів тимчасового зберігання. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Сектор розташований в пристосованому одноповерховому приміщенні відділу освіти. Архівосховище загальною площею 14 м2 оснащене металевими стелажами протяжністю 12 пог.м, у 2013 р. придбано порошковий вогнегасник, на вікнах встановлені грати, штори, світильники закриті плафонами. В приміщенні сектору встановлена автономна охоронна сигналізація, у 2013 році проведено її ремонт. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 95%. Всі документи закартоновані.

Розроблені сектором і затверджені заступником голови райдержадміністрації Інструкція з організації охоронного режиму та доступу до приміщення архівосховища сектору з питань архівної справи (30.04.2013) та Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в секторі з питань архівної справи (12.02.2014); Інструкція про заходи пожежної безпеки в секторі з питань архівної справи та План дій керівника сектору у разі виникнення пожежі та надзвичайної ситуації (30.04.2013), які погоджені з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 03.05.2013.

План евакуації матеріальних цінностей сектору з питань архівної справи на випадок виникнення пожежі затверджений заступником голови райдержадміністрації 30.04.2013 і погоджений з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 30.04.2013.

Завідувач сектору пройшла навчання та інструктаж з питань охорони праці та пожежної безпеки 21.06.2013 та 18.02.2014.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у секторі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних запитів, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2013 р. - березня 2014 р. надійшло і виконано 35 запитів громадян і 21 тематичний запит (за І квартал 2014 року виконано 15 запитів соціально-правового характеру та 5 тематичних запитів). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» сектором з питань архівної справи проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Розівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви сільських та Розівської селищної рад. В трудових архівах зберігається 2384 справи 22 ліквідованих установ.

В організації роботи сектору є ряд недоліків.

В 40 % установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 16 установ, в т.ч. 3-х структурних підрозділів райдержадміністрації.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі. Архівосховище заповнене на 100%, тому документи НАФ зберігаються в робочий кімнаті завідувача сектору, що є порушенням вимог охоронного режиму та порядку доступу до архівних документів, норм охорони праці. Необхідно виділення додаткових площ для архівосховища; проведення ремонту електропроводки, встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження; встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті; придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень.

На будівлі, де розташований сектор, відсутня вивіска архівної установи.

В приміщенні сектору з питань архівної справи не працює система опалення, температура в робочому приміщенні та архівосховищі в холодний період складає 7-8оС, відсутні системи водопостачання та каналізації.

Потребує заміни комп’ютер, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (Воробель Н.О.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Завідувачу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н. О.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення положень про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594; термін виконання – вересень 2014 року;

3) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року;

4) більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення сектору з питань архівної справи; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О.:

1) забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»; термін виконання – постійно;

2) вирішити питання щодо заповнення вакантної посади головного спеціаліста сектору з питань архівної справи;

3) здійснити ряд заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі з питань архівної справи райдержадміністрації, а саме:

виділення додаткових площ для архівосховища;

проведення ремонту (заміни) електропроводки;

встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження;

встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті;

придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень;

термін виконання – листопад 2015 року;

4) вжити заходів щодо забезпечення виконання вимог законодавства про охорону праці для працівників сектору: створити оптимальний температурний режим в приміщеннях, забезпечити додержання правил виробничої санітарії та створення умов для особистої гігієни; термін виконання – листопад 2015 року;

5) вирішити питання щодо заміни комп’ютера та підключення сектору до мережі Інтернет; термін виконання – березень 2015 року.

6) забезпечити виготовлення та розміщення на будівлі, яку займає сектор, вивіски цієї архівної установи; термін виконання – до кінця 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 6

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 6

 

Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області здійснено низку заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про охорону праці».

Питання охорони праці постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва та засіданнях профкому.

У 2013 році на розширеному засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 24.04.2014 розглянуто питання «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області», прийнято рішення за № 6 (протокол № 3).

Питання «Про стан виконання Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 рр.» та «Про стан охорони праці в Державному архіві Запорізької області» було розглянуто на загальних зборах колективу (протокол № 1 від 28 лютого 2013 р.).

У Державному архіві Запорізької області укладено Колективний договір на 2013-2017 роки, який зареєстровано Управлінням праці та соціального захисту населення Запорізької міської ради по Жовтневому району, реєстраційний номер 08-15/13/12 від 26 лютого 2013 року. З урахуванням рекомендацій реєструючого органу, підготовлено відповідні доповнення до Колективного договору.

За основу Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки було взято положення Угоди між Державною архівною службою України та ЦК профспілки працівників державних установ України на 2012-2017 роки.

В архіві вживаються заходи щодо соціального захисту працівників державних архівних установ. За 2013 рік на охорону праці в архіві виділено 9547 грн. Профспілковим комітетом надавалася матеріальна допомога працівникам до ювілеїв, на лікування у зв’язку з хворобою, у 2013 році 22% профвнесків членів профспілки було витрачено на матеріальну допомогу. На культурно-масову та спортивну роботу було витрачено 42% профвнесків членів профспілки. У 2013 році комісією із соціального страхування було виділено путівки в ДП «Клінічний санаторій «Місхор», ПП «Курорти Приазов’я», дві дитячі путівки до дитячого оздоровчого табору «Молода гвардія» (м. Бердянськ).

За результатами атестації робочих місць, яку проведено у 2010 році, наказом Державного архіву Запорізької області від 30.12.2010 № 97 «Про результати проведення атестації робочих місць за умовами праці» затверджено Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці. Цим Переліком визначено перелік посад працівників структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці у кількості 4 (чотирьох) календарних днів. Оплата здійснюється за рахунок фонду оплати праці.

В архіві дотримуються строки виплати заробітної праці, передбачені Колективним договором. Оплата праці працівників архіву здійснюється в першочерговому порядку у строки: аванс – 14 числа місяця; кінцевий розрахунок – 30 числа місяця. Всі інші платежі проводяться після виконання зобов’язань щодо оплати праці. Випадків заборгованості із виплати заробітної плати не було. Випадків звільнення працівників із порушенням чинного законодавства не було.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Запорізької області затверджені загальними зборами трудового колективу Державного архіву Запорізької області від 11.02.2013 та введені в дію згідно з наказом архіву від 11.02.2013 № 13. Згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщено на веб-сайті Державного архіву Запорізької області.

Щороку складається та затверджується директором графік відпусток працівників. Графік щорічних і додаткових відпусток працівників Державного архіву Запорізької області на 2014 рік узгоджено профкомом (протокол засідання від 30 грудня 2013 р. № 38).

Щороку зі спеціалізованими установами укладаються договори на обов’язкове страхування членів добровільної пожежної дружини, склад якої затверджено наказом директора від 27.02.2012 № 20 зі змінами.

У минулому році перевірено боєздатність ДПД, під час навчань відпрацьовані практичні навички гасіння умовної пожежі.

У вересні 2013 року проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

В архіві створено службу охорони праці. Положення про службу охорони праці Державного архіву Запорізької області затверджено наказом від 04.04.2014 № 19 «Про організацію роботи з охорони праці в Державному архіві Запорізької області». Цим же наказом затверджено склад служби охорони праці Державного архіву Запорізької області. Керівником служби охорони праці призначено заступника директора Пилявську О.Л.

В архіві постійно проводяться вступні, первинні, повторні, цільові інструктажі з питань охорони праці, надання першої допомоги потерпілим від нещасних випадків, а також з правил поведінки та дій при виникненні аварійних ситуацій, пожеж і стихійних лих.

Працівники Державного архіву Запорізької області та інших місцевих державних архівних установ підвищують кваліфікацію не рідше, ніж один раз на 5 років, що відповідає нормам Галузевої угоди.

Останній раз працівники Державного архіву Запорізької області та архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад проходили навчання та підвищення кваліфікації за професійною програмою Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій у 2014 році (І сесія 24.03-28.03.2014).

Голова профкому первинної організації профспілки Величко О.Г. взяла участь у дводенному семінарі з актуальних питань профспілкової роботи 13-14 березня 2013 р. у м. Запоріжжя.

Член профкому первинної організації профспілки Шевченко Д.П. підвищив кваліфікацію профорганізатора, взявши участь у з’їзді голів молодіжних рад обласних організацій профспілки, який відбувався 12-13 грудня 2013 року у м. Київ.

В архіві створено комісію з перевірки знань з питань охорони праці Державного архіву Запорізької області згідно з наказом від 31.03.2011 № 22 «Про затвердження складу комісії з перевірки знань з питань охорони праці», до якого внесені зміни відповідно до наказу від 07.04.2014 № 20.

Навчання та перевірка знань з питань охорони праці усіх відповідальних працівників архіву Державного відбувається систематично, у встановлені терміни. Члени комісії з перевірки знань з питань охорони праці (директор архіву Тедєєв О.С., заступник директора Пилявська О.Л., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби Хмура Н.О., завідувач господарства Юзвішен Л.Л.) пройшли навчання та перевірку знань з питань охорони праці у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» та одержали посвідчення у жовтні 2013 року. Також у грудні 2013 року пройшли навчання та перевірку знань у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» на посаді ліфтера інженер І категорії Сидоренко С.Б. та завідувач господарства Юзвішен Л.Л.

З метою підготовки до проведення навчання та перевірки знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області заступник директора О.Л. Пилявська прочитала лекції з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників у 2013 році – 24.04.2013 та 18.09.2013, у 2014 році – 22.04.2014.

Навчання та знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області проведено у квітні та вересні 2013 року та у квітні 2014 року.

Щороку проводяться проводяться тематичні семінари з питань охорони праці із демонстрацією презентацій для працівників з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки.

Так, 24.04.2013 проведено тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки. Під час семінару було проведено тематичну виставку-презентацію з охорони праці та вікторину. Для участі у семінарі було запрошено головного технічного інспектора з охорони праці Запорізької обласної ради професійних спілок Чоса М.П.

Випадків виробничого травматизму та професійних захворювань не було. Комісії з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру не створювалися.

В архіві забезпечено дотримання правил охорони праці жінок та інвалідів.

Питання забезпечення утримання будівель і споруд Державного архіву Запорізької області у справному стані, дотримання санітарно-технічних норм і безпеки праці працівників знаходиться на постійному контролі у керівництва Державного архіву Запорізької області.

У Державному архіві Запорізької області постійно здійснюється контроль за санітарно-гігієнічним станом архівосховищ, робочих приміщень відповідною комісією. Санітарно-гігієнічний стан архівосховищ та робочих приміщень перевіряється щотижня, регулярно проводиться їх вологе прибирання.

Працівники профспілки архіву беруть активну участь у розгляді питань, що стосуються економічних та соціально-трудових відносин в колективі.

В області вже 13 років поспіль є традиційним проведення оглядів-конкурсів на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення. При підведенні підсумків враховуються умови праці та заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. Кращі представники галузі нагороджуються дипломами Державного архіву Запорізької області та Запорізького обкому профспілки працівників державних установ відповідно І, II і III ступенів та цінними подарунками Запорізького обкому профспілки працівників державних установ.

Державний архів Запорізької області та його профспілковий комітет співпрацюють з Запорізькою обласною радою професійних спілок, профспілкою працівників державних установ в частині одержання методичної та іншої допомоги з питань охорони праці.

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів:

1) забезпечувати дотримання вимог Закону України «Про охорону праці» в Державному архіві Запорізької області та виконання в повному обсязі зобов’язань за розділом «Охорона праці» Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки;

2) неухильно дотримуватися встановлених законодавчими актами з охорони праці термінів проведення інструктажів з охорони праці.

3) вжити заходів щодо приведення в належний стан робочих місць, машин, механізм відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці;

4) забезпечувати працівників інструкціями з охорони праці по професіях та видах робіт;

5) забезпечити підготовку матеріалів для участі Державного архіву Запорізької області у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівних установах; термін виконання – І квартал 2015 року.

3. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І. при підготовці бюджетного запиту на 2015 рік передбачити у кошти:

1) в обсязі не менше 0,2% від фонду оплати праці на комплексні заходи з охорони праці;

2) для проведення атестації робочих місць за умовами праці.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 5

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 5

 

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2014 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році» розглядалося на засіданні колегії 29.01.2014, прийнято відповідне рішення за № 5.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 17.02.2014, 11.03.2014, 24.03.2014.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Для забезпечення контролю повноти і якості виконання завдань у Державному архіві Запорізької області застосовуються такі заходи:

1) невідкладна реєстрація, розгляд та доведення до виконавців завдань і доручень;

2) за допомогою внутрішнього мережевого ресурсу документ в електронному вигляді доводиться до виконавця, так само в мережі готуються документи, які потребують узагальнення;

3) відповідальним працівником проводяться постійні нагадування про виконання документів – завчасно у вигляді спеціальної роздрукованої форми, постійно особисто та в телефонному режимі;

4) щотижнево на нарадах у керівництва проводиться аналіз виконання документів за попередній період та обговорюються питання їх виконання протягом наступного тижня.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області 28.04.2014.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За І квартал 2014 року проведено комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).

Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

У І кварталі 2014 року в Державному архіві Запорізької області забезпечено впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

За І квартал 2014 року в архіві зареєстровано 185 вхідних документів (462 − за аналогічний період минулого року, 388 – у 2012 році, 252 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 295, (316 – за аналогічний період минулого року), 261 у 2012 році, 254 у 2011 році).

Протягом кварталу директором держархіву було видано 18 наказів з основної діяльності 25 − за цей період у 2013 році, 25 – у 2012 році, 22 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом І кварталу 2014 року не було.

За результати роботи за 2013 рік головою Запорізької обласної державної адміністрації видано розпорядження від 20.03.2014 № 81 «Про посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни». На виконання цього розпорядження в архіві було видано наказ від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81», яким було передбачено здійснення за підсумками 2013 року аналізу стану виконання завдань, визначених в документах, забезпечення його розгляд на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.

Так, аналіз стану виконання завдань, визначених в документах, свідчить про позитивний стан виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

З 1735 документів загального діловодства, які надійшли в Державний архів у 2013 році, 588 (або 35%) було поставлено на контроль. Всього у 2013 році надійшло на виконання 94 розпорядження голови облдержадміністрації, з них контролювалося 31.

На виконання документів вищих органів влади у 2013 році прийнято 33 власних рішення, розглянуто у порядку контролю стан виконання 41 документа на засіданнях колегій і нарадах.

Заслухано 17 звітів посадових осіб з питань організації виконання документів на засіданнях колегій і нарадах.

У 2013 році питання виконавської дисципліни 12 раз розглядалися на засіданнях колегій та нарадах.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів:

1) забезпечити постійне дотримання вимог Порядку здійснення моніторингу виконавської дисципліни в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 17.10.2012 № 494;

2) забезпечити у 2013 році виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81» щодо посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О., начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г., науковому співробітнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Штефан А.В. продовжити впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 4

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 4

 

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

зі зверненнями громадян за І квартал 2014 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Протягом звітного періоду 2014 року у зв’язку з кадровими змінами, що відбулися у Державному архіві Запорізької області, з метою підвищення ефективності роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян, об’єктивного та вчасного їх розгляду згідно з вимогами законодавства України директором були видані накази:

4 від 14.01.2014 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7»;

№ 5 від 14.01.2014 «Про організацію проведення «гарячої» телефонної лінії в Державному архіві Запорізької області»;

№ 14 від 24.02.2014 «Про запровадження Єдиного дня прийому громадян у Державному архіві Запорізької області».

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

На засіданні колегії 29.01.2014 розглядалося питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 16.01.2014, 03.02.2014, 10.02.2014, 17.02.2014, 24.02.2014, 11.03.2014, 31.03.2014 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

За звітний період 2014 року проведено 1 перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду.

У І кварталі 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 744 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2013 р. ‑ 979).

Кількість питань, порушених у зверненнях, на які було надано інформаційні документи ‑ 684, з них надано 446 позитивних відповідей (65 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2013 р. виконано 791 запит, з них 510 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 50 (6 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 215;

– про підтвердження стажу роботи – 136;

– про майнові права – 106;

– про заробітну плату – 39;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– про репресії та розкуркулення – 7;

– про примусове вивезення до Німеччини – 5;

– про нагородження орденами і медалями – 4;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 95 та ін.

За І квартал 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2 (два) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І кварталу 2014 року надійшло запитів від інвалідів - 8, учасників війни – 2, дитини війни – 1.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 204 громадянина, керівництвом архіву – 7, всього – 211 громадян.

У Державному архіві Запорізької області» щосереди за телефоном (0612) 62 05 21 проводиться «гаряча» телефонна лінія.

26 березня ц.р. Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій в рамках роботи курсів підвищення кваліфікації було проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань забезпечення упорядкування та використання архівних документів для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та трудових архівів.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

2.1. забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.2. забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії» та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2.3. забезпечити виконання вимог Закону України «Про публічну інформацію» щодо реалізації права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.4. забезпечити організацію проведення «гарячої» телефонної лінії в Державному архіві Запорізької області; термін виконання – щосереди.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.


Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ № 3

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

28.04.2014

м. Запоріжжя

№ 3

 

Про роботу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад,

трудових архівів за І квартал 2014 року

Архівними установами області протягом І кварталу 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Протягом кварталу кошти на здійснення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів та зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ не виділялись, заходи не здійснювались.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2014 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 13741 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 13085 справ, міськрад – 656 справ, що складає відповідно 137% і 109% планових завдань. Перевірено 3343 справи, які зберігаються в 28 установах-джерелах формування НАФ, що складає відповідно 33% і 32% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 2467 справ в 24 установах, міськрад – 876 справ в 4 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 122 справ, закартоновано 3499 справ, що складає відповідно 348% та 156% планових завдань.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

Протягом І кварталу продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 73 спр. (114%), складено карток на 310 документів (100%).

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 4331 спр. управлінської документації (156% планових завдань на квартал), в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 3393 спр., міськрад – 936 спр., що складає відповідно 43% і 48% планових завдань року.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 615 ( у 2013 р. – 4816) спр., архівних відділів райдержадміністрацій – 104 спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано 605 спр. управлінської документації при плані 360 спр., 45 од. обл. фотодокументів.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом кварталу ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 88 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 2135 спр. (у 2013 р. – 3959 спр.) управлінської документації, що складає 67% планових завдань на квартал, в т.ч 62 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 1718 спр. (47%), 26 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 417 спр. (75%).

Погоджено 57 описів справ з особового складу загальним обсягом на 1487 спр. ( у 2013 р. - 2499 спр.), що складає 91% планових завдань на квартал, т.ч. представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 847 спр. (94%), міськрад – на 640 спр. (87%).

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І квартал склав 57%.

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Новомиколаївської, Оріхівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

ЕК архівних відділів погоджено 160 номенклатур на 36,7 тис. позицій, 14 інструкцій з діловодства, 233 положення про ЕК та 29 положень про архівні підрозділи, 56 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 106,6 тис. справ, представлених установами-джерелами формування НАФ, та 67 номенклатур на 7 тис. позицій, 1 інструкцію з діловодства, 15 положення про ЕК та 25 положень про архівні підрозділи, описи з особового складу на 4215 справ, 92 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 34,3 тис. справ, представлених іншими установами.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 74, в т.ч. 28 комплексних, 27 тематичних і 19 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ, що складає 90% планових завдань.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 12 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 364 слухача, прийнято участь в роботі 18 семінарів, які проводилися іншими установами.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ-джерел формування НАФ – Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Оріхівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ –Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Приморської, Розівської, Якимівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради.

Архівними відділами підготовлено 3 виставки документів, в місцевих ЗМІ опублікована одна стаття.

Архівними відділами виконано 659 ( у 2013 р. – 485) тематичних запитів, в т.ч. 641 (97 %) з позитивною відповіддю, з них 438 (66%) – за документами НАФ, що в 3 рази перевищує планові завдання.

За запитами громадян соціально-правового характеру надано 2553 (у 2013 р. – 2404) довідок, в т.ч. 2244 (88%) з позитивною відповіддю, що на 71% перевищує планові завдання на квартал. З них запитів про заробітну плату та стаж – 1991 (78%) (в 2013 р. – 2034), в т.ч. на пільгових умовах – 740 (29%), запитів, майнових – 473 (19%) (в 2013 році - 273).

За документами НАФ виконано 600 (24%) запитів соціально-правового характеру, 438 (66%) тематичних запитів. На особистому прийомі було 2129 громадян, від яких надійшло 1761 звернення.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської міськрад, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій (14 – 37 запитів); запитів соціально-правового характеру - Запорізької – 1248 (1148 у 2013 році), Бердянської - 250, Енергодарської – 403 міськрад, Мелітопольської - 153, Приморської – 124, Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Запорізької, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької (17 – 37 запитів) райдержадміністрацій.

Надано послуги 118 користувачам документів, яким було видано 765 справ.

Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 2335 (у 2013 році – 2703) спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Гуляйпільської – 165, Михайлівської – 654, Оріхівської – 157, трудовими архівами сільрад – 997 справ.

Виконано 435 тематичних запитів та 3993 (у 2013 році – 3677) запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 431 (99%) і 3923 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 547 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 2480 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 276, районних рад: Бердянської – 266, Вільнянської – 208, Кам’янсько-Дніпровської – 299, Куйбишевської 231, Оріхівської – 298, Приазовської – 454, Токмацької - 376 запитів. Сільськими радами виконано 979 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2014 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Штатна чисельність архівних відділів не відповідає діючим нормативам. Тільки у 5 архівних відділах чисельність складає 2 шт. од., в інших 15 – по 1 шт. од.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад так і не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізація ми, 42% - пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за І квартал 2014 року архівні відділи:

- з картонування справ – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Запорізької міськради, Великобілозерської райдержадміністрації;

- з приймання на зберігання управлінської документації – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Бердянської, Василівської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад;

- з проведення перевірянь установ-джерел формування НАФ – Василівської, Запорізької, Куйбишевської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад.

Висновки:

За І квартал 2014 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад, в основному, виконані планові завдання.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2014 року;

2) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

3) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2014 році; термін виконання - листопад 2014 року;

4) забезпечити розроблення Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 рр.; термін виконання - серпень 2014 року;

5) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад; термін виконання – постійно;

6) організувати своєчасне упорядкування та приймання на зберігання виборчої та іншої документації виборчих комісій по виборах Президента України; термін виконання –ІІ квартал 2014 року;

7) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2014 року;

8) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

9) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 2), 6), 8), 9) п. 2 цього рішення.

4. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити ряд заходів щодо:

1) приведення штатної чисельності архівних відділів у відповідність до діючих нормативів;

2) забезпечення надійності зберігання документів в архівних відділах, поліпшення їх матеріально-технічного забезпечення.

5. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» щодо реорганізації сектора з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в архівний відділ.

6. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання архівним відділам міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Буднику П.І. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

 

Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько