РІШЕННЯ № 7

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:15

Перегляди: 16584

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О., колегія відзначає, що за період з березня 2013 року до березня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Розпорядженням голови райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації.

Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідно до якої «до місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій».

Положення про сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації затверджене розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 12.02.2013 № 73 «Про затвердження Положення про сектор з питань архівної справи Розівської районної державної адміністрації Запорізької області».

Сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (далі – сектор) має статус юридичної особи.

Штат сектору нараховує 2 шт.од. На момент перевірки одна посада головного спеціаліста є вакантною. На посаду начальника архівного відділу Воробель Н.О. призначена з 25.05.2011. З 01.01.2013 вона призначена завідувачем сектору. Звільнення з посади начальника відділу та призначення на посаду завідувача сектору з обласною державною адміністрацією та Державним архівом Запорізької області не погоджувалося, крім того, з цього питання були надіслані відмови.

Посадова інструкція завідувача сектору затверджена заступником голови райдержадміністрації 12.02.2013.

Робота сектору проводиться згідно з планом розвитку архівної справи на 2014 рік, затвердженим заступником голови райдержадміністрації. Про стан архівної справи і діловодства в установах району, виконання плану роботи завідувач сектору регулярно інформує заступника голови райдержадміністрації та Державний архів Запорізької області. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при секторі діє експертна комісія.

Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» зі змінами передбачається утворення експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, тоді як, експертна комісія (далі ЕК) створена при секторі. Положення про ЕК затверджене наказом завідувача сектору від 23.01.2014 № 1 «Про затвердження Положення про експертну комісію сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Склад ЕК затверджений наказом завідувача сектору 24.01.2014 № 2 «Про затвердження складу експертної комісії сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Очолює експертну комісію завідувач сектору з питань архівної справи райдержадміністрації. До складу комісії входять заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальники відділів райдержадміністрації та головний спеціаліст організаційного відділу виконавчого апарату районної ради (за згодою). Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи, але не менше ніж 4 рази на рік і протоколюються.

Списки юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до яких внесено 39 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 103 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Завідувач сектору систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Щорічно у 25% установ проводяться перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складаються довідки і надаються відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В 94% установ-джерел формування НАФ розроблені положення про архівні підрозділи, інструкції з діловодства, наказами керівників створені експертні комісії, в 50 % - поновлені положення про експертні комісії, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 95 %. Станом на 25.03.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 59 %.

За період з березня 2013 року до березня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 52 описи 22 установ-джерел формування НАФ. Схвалено і погоджено описів на 456 справ постійного зберігання, 240 справ з особового складу. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

Документи Національного архівного фонду прийняті на державне зберігання по встановлені терміни. Документів з простроченим терміном відомчого зберігання немає.

В секторі зберігаються документи НАФ 48 установ загальним обсягом 4856 справ (в т.ч. 4710 справ постійного зберігання (це більше, ніж в архівних відділах Великобілозерської (3742), Кам’янсько-Дніпровської (4337) Мелітопольської (3621), Новомиколаївської (4046), приблизно така ж кількість справ зберігається в архівних відділах Веселівської та Вільнянської райдержадміністрацій) та 94 справи виборчих документів тимчасового зберігання. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Сектор розташований в пристосованому одноповерховому приміщенні відділу освіти. Архівосховище загальною площею 14 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 12 пог.м, у 2013 р. придбано порошковий вогнегасник, на вікнах встановлені грати, штори, світильники закриті плафонами. В приміщенні сектору встановлена автономна охоронна сигналізація, у 2013 році проведено її ремонт. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 95%. Всі документи закартоновані.

Розроблені сектором і затверджені заступником голови райдержадміністрації Інструкція з організації охоронного режиму та доступу до приміщення архівосховища сектору з питань архівної справи (30.04.2013) та Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в секторі з питань архівної справи (12.02.2014); Інструкція про заходи пожежної безпеки в секторі з питань архівної справи та План дій керівника сектору у разі виникнення пожежі та надзвичайної ситуації (30.04.2013), які погоджені з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 03.05.2013.

План евакуації матеріальних цінностей сектору з питань архівної справи на випадок виникнення пожежі затверджений заступником голови райдержадміністрації 30.04.2013 і погоджений з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 30.04.2013.

Завідувач сектору пройшла навчання та інструктаж з питань охорони праці та пожежної безпеки 21.06.2013 та 18.02.2014.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у секторі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних запитів, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2013 р. - березня 2014 р. надійшло і виконано 35 запитів громадян і 21 тематичний запит (за І квартал 2014 року виконано 15 запитів соціально-правового характеру та 5 тематичних запитів). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» сектором з питань архівної справи проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Розівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви сільських та Розівської селищної рад. В трудових архівах зберігається 2384 справи 22 ліквідованих установ.

В організації роботи сектору є ряд недоліків.

В 40 % установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 16 установ, в т.ч. 3-х структурних підрозділів райдержадміністрації.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі. Архівосховище заповнене на 100%, тому документи НАФ зберігаються в робочий кімнаті завідувача сектору, що є порушенням вимог охоронного режиму та порядку доступу до архівних документів, норм охорони праці. Необхідно виділення додаткових площ для архівосховища; проведення ремонту електропроводки, встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження; встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті; придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень.

На будівлі, де розташований сектор, відсутня вивіска архівної установи.

В приміщенні сектору з питань архівної справи не працює система опалення, температура в робочому приміщенні та архівосховищі в холодний період складає 7-8^оС, відсутні системи водопостачання та каналізації.

Потребує заміни комп’ютер, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (Воробель Н.О.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Завідувачу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н. О.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення положень про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594; термін виконання – вересень 2014 року;

3) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року;

4) більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення сектору з питань архівної справи; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О.:

1) забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»; термін виконання – постійно;

2) вирішити питання щодо заповнення вакантної посади головного спеціаліста сектору з питань архівної справи;

3) здійснити ряд заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі з питань архівної справи райдержадміністрації, а саме:

виділення додаткових площ для архівосховища;

проведення ремонту (заміни) електропроводки;

встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження;

встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті;

придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень;

термін виконання – листопад 2015 року;

4) вжити заходів щодо забезпечення виконання вимог законодавства про охорону праці для працівників сектору: створити оптимальний температурний режим в приміщеннях, забезпечити додержання правил виробничої санітарії та створення умов для особистої гігієни; термін виконання – листопад 2015 року;

5) вирішити питання щодо заміни комп’ютера та підключення сектору до мережі Інтернет; термін виконання – березень 2015 року.

6) забезпечити виготовлення та розміщення на будівлі, яку займає сектор, вивіски цієї архівної установи; термін виконання – до кінця 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 6

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:14

Перегляди: 16120

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області здійснено низку заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про охорону праці».

Питання охорони праці постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва та засіданнях профкому.

У 2013 році на розширеному засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 24.04.2014 розглянуто питання «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області», прийнято рішення за № 6 (протокол № 3).

Питання «Про стан виконання Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 рр.» та «Про стан охорони праці в Державному архіві Запорізької області» було розглянуто на загальних зборах колективу (протокол № 1 від 28 лютого 2013 р.).

У Державному архіві Запорізької області укладено Колективний договір на 2013-2017 роки, який зареєстровано Управлінням праці та соціального захисту населення Запорізької міської ради по Жовтневому району, реєстраційний номер 08-15/13/12 від 26 лютого 2013 року. З урахуванням рекомендацій реєструючого органу, підготовлено відповідні доповнення до Колективного договору.

За основу Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки було взято положення Угоди між Державною архівною службою України та ЦК профспілки працівників державних установ України на 2012-2017 роки.

В архіві вживаються заходи щодо соціального захисту працівників державних архівних установ. За 2013 рік на охорону праці в архіві виділено 9547 грн. Профспілковим комітетом надавалася матеріальна допомога працівникам до ювілеїв, на лікування у зв’язку з хворобою, у 2013 році 22% профвнесків членів профспілки було витрачено на матеріальну допомогу. На культурно-масову та спортивну роботу було витрачено 42% профвнесків членів профспілки. У 2013 році комісією із соціального страхування було виділено путівки в ДП «Клінічний санаторій «Місхор», ПП «Курорти Приазов’я», дві дитячі путівки до дитячого оздоровчого табору «Молода гвардія» (м. Бердянськ).

За результатами атестації робочих місць, яку проведено у 2010 році, наказом Державного архіву Запорізької області від 30.12.2010 № 97 «Про результати проведення атестації робочих місць за умовами праці» затверджено Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці. Цим Переліком визначено перелік посад працівників структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці у кількості 4 (чотирьох) календарних днів. Оплата здійснюється за рахунок фонду оплати праці.

В архіві дотримуються строки виплати заробітної праці, передбачені Колективним договором. Оплата праці працівників архіву здійснюється в першочерговому порядку у строки: аванс – 14 числа місяця; кінцевий розрахунок – 30 числа місяця. Всі інші платежі проводяться після виконання зобов’язань щодо оплати праці. Випадків заборгованості із виплати заробітної плати не було. Випадків звільнення працівників із порушенням чинного законодавства не було.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Запорізької області затверджені загальними зборами трудового колективу Державного архіву Запорізької області від 11.02.2013 та введені в дію згідно з наказом архіву від 11.02.2013 № 13. Згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщено на веб-сайті Державного архіву Запорізької області.

Щороку складається та затверджується директором графік відпусток працівників. Графік щорічних і додаткових відпусток працівників Державного архіву Запорізької області на 2014 рік узгоджено профкомом (протокол засідання від 30 грудня 2013 р. № 38).

Щороку зі спеціалізованими установами укладаються договори на обов’язкове страхування членів добровільної пожежної дружини, склад якої затверджено наказом директора від 27.02.2012 № 20 зі змінами.

У минулому році перевірено боєздатність ДПД, під час навчань відпрацьовані практичні навички гасіння умовної пожежі.

У вересні 2013 року проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

В архіві створено службу охорони праці. Положення про службу охорони праці Державного архіву Запорізької області затверджено наказом від 04.04.2014 № 19 «Про організацію роботи з охорони праці в Державному архіві Запорізької області». Цим же наказом затверджено склад служби охорони праці Державного архіву Запорізької області. Керівником служби охорони праці призначено заступника директора Пилявську О.Л.

В архіві постійно проводяться вступні, первинні, повторні, цільові інструктажі з питань охорони праці, надання першої допомоги потерпілим від нещасних випадків, а також з правил поведінки та дій при виникненні аварійних ситуацій, пожеж і стихійних лих.

Працівники Державного архіву Запорізької області та інших місцевих державних архівних установ підвищують кваліфікацію не рідше, ніж один раз на 5 років, що відповідає нормам Галузевої угоди.

Останній раз працівники Державного архіву Запорізької області та архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад проходили навчання та підвищення кваліфікації за професійною програмою Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій у 2014 році (І сесія 24.03-28.03.2014).

Голова профкому первинної організації профспілки Величко О.Г. взяла участь у дводенному семінарі з актуальних питань профспілкової роботи 13-14 березня 2013 р. у м. Запоріжжя.

Член профкому первинної організації профспілки Шевченко Д.П. підвищив кваліфікацію профорганізатора, взявши участь у з’їзді голів молодіжних рад обласних організацій профспілки, який відбувався 12-13 грудня 2013 року у м. Київ.

В архіві створено комісію з перевірки знань з питань охорони праці Державного архіву Запорізької області згідно з наказом від 31.03.2011 № 22 «Про затвердження складу комісії з перевірки знань з питань охорони праці», до якого внесені зміни відповідно до наказу від 07.04.2014 № 20.

Навчання та перевірка знань з питань охорони праці усіх відповідальних працівників архіву Державного відбувається систематично, у встановлені терміни. Члени комісії з перевірки знань з питань охорони праці (директор архіву Тедєєв О.С., заступник директора Пилявська О.Л., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби Хмура Н.О., завідувач господарства Юзвішен Л.Л.) пройшли навчання та перевірку знань з питань охорони праці у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» та одержали посвідчення у жовтні 2013 року. Також у грудні 2013 року пройшли навчання та перевірку знань у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» на посаді ліфтера інженер І категорії Сидоренко С.Б. та завідувач господарства Юзвішен Л.Л.

З метою підготовки до проведення навчання та перевірки знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області заступник директора О.Л. Пилявська прочитала лекції з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників у 2013 році – 24.04.2013 та 18.09.2013, у 2014 році – 22.04.2014.

Навчання та знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області проведено у квітні та вересні 2013 року та у квітні 2014 року.

Щороку проводяться проводяться тематичні семінари з питань охорони праці із демонстрацією презентацій для працівників з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки.

Так, 24.04.2013 проведено тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки. Під час семінару було проведено тематичну виставку-презентацію з охорони праці та вікторину. Для участі у семінарі було запрошено головного технічного інспектора з охорони праці Запорізької обласної ради професійних спілок Чоса М.П.

Випадків виробничого травматизму та професійних захворювань не було. Комісії з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру не створювалися.

В архіві забезпечено дотримання правил охорони праці жінок та інвалідів.

Питання забезпечення утримання будівель і споруд Державного архіву Запорізької області у справному стані, дотримання санітарно-технічних норм і безпеки праці працівників знаходиться на постійному контролі у керівництва Державного архіву Запорізької області.

У Державному архіві Запорізької області постійно здійснюється контроль за санітарно-гігієнічним станом архівосховищ, робочих приміщень відповідною комісією. Санітарно-гігієнічний стан архівосховищ та робочих приміщень перевіряється щотижня, регулярно проводиться їх вологе прибирання.

Працівники профспілки архіву беруть активну участь у розгляді питань, що стосуються економічних та соціально-трудових відносин в колективі.

В області вже 13 років поспіль є традиційним проведення оглядів-конкурсів на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення. При підведенні підсумків враховуються умови праці та заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. Кращі представники галузі нагороджуються дипломами Державного архіву Запорізької області та Запорізького обкому профспілки працівників державних установ відповідно І, II і III ступенів та цінними подарунками Запорізького обкому профспілки працівників державних установ.

Державний архів Запорізької області та його профспілковий комітет співпрацюють з Запорізькою обласною радою професійних спілок, профспілкою працівників державних установ в частині одержання методичної та іншої допомоги з питань охорони праці.

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів:

1) забезпечувати дотримання вимог Закону України «Про охорону праці» в Державному архіві Запорізької області та виконання в повному обсязі зобов’язань за розділом «Охорона праці» Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки;

2) неухильно дотримуватися встановлених законодавчими актами з охорони праці термінів проведення інструктажів з охорони праці.

3) вжити заходів щодо приведення в належний стан робочих місць, машин, механізм відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці;

4) забезпечувати працівників інструкціями з охорони праці по професіях та видах робіт;

5) забезпечити підготовку матеріалів для участі Державного архіву Запорізької області у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівних установах; термін виконання – І квартал 2015 року.

3. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І. при підготовці бюджетного запиту на 2015 рік передбачити у кошти:

1) в обсязі не менше 0,2% від фонду оплати праці на комплексні заходи з охорони праці;

2) для проведення атестації робочих місць за умовами праці.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 5

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:12

Перегляди: 16106

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2014 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році» розглядалося на засіданні колегії 29.01.2014, прийнято відповідне рішення за № 5.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 17.02.2014, 11.03.2014, 24.03.2014.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Для забезпечення контролю повноти і якості виконання завдань у Державному архіві Запорізької області застосовуються такі заходи:

1) невідкладна реєстрація, розгляд та доведення до виконавців завдань і доручень;

2) за допомогою внутрішнього мережевого ресурсу документ в електронному вигляді доводиться до виконавця, так само в мережі готуються документи, які потребують узагальнення;

3) відповідальним працівником проводяться постійні нагадування про виконання документів – завчасно у вигляді спеціальної роздрукованої форми, постійно особисто та в телефонному режимі;

4) щотижнево на нарадах у керівництва проводиться аналіз виконання документів за попередній період та обговорюються питання їх виконання протягом наступного тижня.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області 28.04.2014.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За І квартал 2014 року проведено комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).

Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

У І кварталі 2014 року в Державному архіві Запорізької області забезпечено впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

За І квартал 2014 року в архіві зареєстровано 185 вхідних документів (462 − за аналогічний період минулого року, 388 – у 2012 році, 252 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 295, (316 – за аналогічний період минулого року), 261 у 2012 році, 254 у 2011 році).

Протягом кварталу директором держархіву було видано 18 наказів з основної діяльності 25 − за цей період у 2013 році, 25 – у 2012 році, 22 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом І кварталу 2014 року не було.

За результати роботи за 2013 рік головою Запорізької обласної державної адміністрації видано розпорядження від 20.03.2014 № 81 «Про посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни». На виконання цього розпорядження в архіві було видано наказ від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81», яким було передбачено здійснення за підсумками 2013 року аналізу стану виконання завдань, визначених в документах, забезпечення його розгляд на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.

Так, аналіз стану виконання завдань, визначених в документах, свідчить про позитивний стан виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

З 1735 документів загального діловодства, які надійшли в Державний архів у 2013 році, 588 (або 35%) було поставлено на контроль. Всього у 2013 році надійшло на виконання 94 розпорядження голови облдержадміністрації, з них контролювалося 31.

На виконання документів вищих органів влади у 2013 році прийнято 33 власних рішення, розглянуто у порядку контролю стан виконання 41 документа на засіданнях колегій і нарадах.

Заслухано 17 звітів посадових осіб з питань організації виконання документів на засіданнях колегій і нарадах.

У 2013 році питання виконавської дисципліни 12 раз розглядалися на засіданнях колегій та нарадах.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів:

1) забезпечити постійне дотримання вимог Порядку здійснення моніторингу виконавської дисципліни в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 17.10.2012 № 494;

2) забезпечити у 2013 році виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81» щодо посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О., начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г., науковому співробітнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Штефан А.В. продовжити впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 4

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:11

Перегляди: 16424

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

зі зверненнями громадян за І квартал 2014 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Протягом звітного періоду 2014 року у зв’язку з кадровими змінами, що відбулися у Державному архіві Запорізької області, з метою підвищення ефективності роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян, об’єктивного та вчасного їх розгляду згідно з вимогами законодавства України директором були видані накази:

№ 4 від 14.01.2014 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7»;

№ 5 від 14.01.2014 «Про організацію проведення «гарячої» телефонної лінії в Державному архіві Запорізької області»;

№ 14 від 24.02.2014 «Про запровадження Єдиного дня прийому громадян у Державному архіві Запорізької області».

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

На засіданні колегії 29.01.2014 розглядалося питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 16.01.2014, 03.02.2014, 10.02.2014, 17.02.2014, 24.02.2014, 11.03.2014, 31.03.2014 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

За звітний період 2014 року проведено 1 перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду.

У І кварталі 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 744 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2013 р. ‑ 979).

Кількість питань, порушених у зверненнях, на які було надано інформаційні документи ‑ 684, з них надано 446 позитивних відповідей (65 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2013 р. виконано 791 запит, з них 510 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 50 (6 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 215;

– про підтвердження стажу роботи – 136;

– про майнові права – 106;

– про заробітну плату – 39;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– про репресії та розкуркулення – 7;

– про примусове вивезення до Німеччини – 5;

– про нагородження орденами і медалями – 4;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 95 та ін.

За І квартал 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2 (два) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І кварталу 2014 року надійшло запитів від інвалідів - 8, учасників війни – 2, дитини війни – 1.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 204 громадянина, керівництвом архіву – 7, всього – 211 громадян.

У Державному архіві Запорізької області» щосереди за телефоном (0612) 62 05 21 проводиться «гаряча» телефонна лінія.

26 березня ц.р. Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій в рамках роботи курсів підвищення кваліфікації було проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань забезпечення упорядкування та використання архівних документів для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та трудових архівів.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

2.1. забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.2. забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії» та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2.3. забезпечити виконання вимог Закону України «Про публічну інформацію» щодо реалізації права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.4. забезпечити організацію проведення «гарячої» телефонної лінії в Державному архіві Запорізької області; термін виконання – щосереди.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:08

Перегляди: 16764

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про роботу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад,

трудових архівів за І квартал 2014 року

Архівними установами області протягом І кварталу 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Протягом кварталу кошти на здійснення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів та зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ не виділялись, заходи не здійснювались.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2014 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 13741 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 13085 справ, міськрад – 656 справ, що складає відповідно 137% і 109% планових завдань. Перевірено 3343 справи, які зберігаються в 28 установах-джерелах формування НАФ, що складає відповідно 33% і 32% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 2467 справ в 24 установах, міськрад – 876 справ в 4 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 122 справ, закартоновано 3499 справ, що складає відповідно 348% та 156% планових завдань.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

Протягом І кварталу продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 73 спр. (114%), складено карток на 310 документів (100%).

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 4331 спр. управлінської документації (156% планових завдань на квартал), в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 3393 спр., міськрад – 936 спр., що складає відповідно 43% і 48% планових завдань року.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 615 ( у 2013 р. – 4816) спр., архівних відділів райдержадміністрацій – 104 спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано 605 спр. управлінської документації при плані 360 спр., 45 од. обл. фотодокументів.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом кварталу ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 88 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 2135 спр. (у 2013 р. – 3959 спр.) управлінської документації, що складає 67% планових завдань на квартал, в т.ч 62 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 1718 спр. (47%), 26 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 417 спр. (75%).

Погоджено 57 описів справ з особового складу загальним обсягом на 1487 спр. ( у 2013 р. - 2499 спр.), що складає 91% планових завдань на квартал, т.ч. представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 847 спр. (94%), міськрад – на 640 спр. (87%).

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І квартал склав 57%.

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Новомиколаївської, Оріхівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

ЕК архівних відділів погоджено 160 номенклатур на 36,7 тис. позицій, 14 інструкцій з діловодства, 233 положення про ЕК та 29 положень про архівні підрозділи, 56 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 106,6 тис. справ, представлених установами-джерелами формування НАФ, та 67 номенклатур на 7 тис. позицій, 1 інструкцію з діловодства, 15 положення про ЕК та 25 положень про архівні підрозділи, описи з особового складу на 4215 справ, 92 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 34,3 тис. справ, представлених іншими установами.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 74, в т.ч. 28 комплексних, 27 тематичних і 19 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ, що складає 90% планових завдань.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 12 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 364 слухача, прийнято участь в роботі 18 семінарів, які проводилися іншими установами.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ-джерел формування НАФ – Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Оріхівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ –Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Приморської, Розівської, Якимівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради.

Архівними відділами підготовлено 3 виставки документів, в місцевих ЗМІ опублікована одна стаття.

Архівними відділами виконано 659 ( у 2013 р. – 485) тематичних запитів, в т.ч. 641 (97 %) з позитивною відповіддю, з них 438 (66%) – за документами НАФ, що в 3 рази перевищує планові завдання.

За запитами громадян соціально-правового характеру надано 2553 (у 2013 р. – 2404) довідок, в т.ч. 2244 (88%) з позитивною відповіддю, що на 71% перевищує планові завдання на квартал. З них запитів про заробітну плату та стаж – 1991 (78%) (в 2013 р. – 2034), в т.ч. на пільгових умовах – 740 (29%), запитів, майнових – 473 (19%) (в 2013 році - 273).

За документами НАФ виконано 600 (24%) запитів соціально-правового характеру, 438 (66%) тематичних запитів. На особистому прийомі було 2129 громадян, від яких надійшло 1761 звернення.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської міськрад, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій (14 – 37 запитів); запитів соціально-правового характеру - Запорізької – 1248 (1148 у 2013 році), Бердянської - 250, Енергодарської – 403 міськрад, Мелітопольської - 153, Приморської – 124, Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Запорізької, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької (17 – 37 запитів) райдержадміністрацій.

Надано послуги 118 користувачам документів, яким було видано 765 справ.

Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 2335 (у 2013 році – 2703) спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Гуляйпільської – 165, Михайлівської – 654, Оріхівської – 157, трудовими архівами сільрад – 997 справ.

Виконано 435 тематичних запитів та 3993 (у 2013 році – 3677) запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 431 (99%) і 3923 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 547 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 2480 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 276, районних рад: Бердянської – 266, Вільнянської – 208, Кам’янсько-Дніпровської – 299, Куйбишевської 231, Оріхівської – 298, Приазовської – 454, Токмацької - 376 запитів. Сільськими радами виконано 979 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2014 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Штатна чисельність архівних відділів не відповідає діючим нормативам. Тільки у 5 архівних відділах чисельність складає 2 шт. од., в інших 15 – по 1 шт. од.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад так і не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізація ми, 42% - пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за І квартал 2014 року архівні відділи:

- з картонування справ – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Запорізької міськради, Великобілозерської райдержадміністрації;

- з приймання на зберігання управлінської документації – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Бердянської, Василівської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад;

- з проведення перевірянь установ-джерел формування НАФ – Василівської, Запорізької, Куйбишевської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад.

Висновки:

За І квартал 2014 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад, в основному, виконані планові завдання.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2014 року;

2) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

3) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2014 році; термін виконання - листопад 2014 року;

4) забезпечити розроблення Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 рр.; термін виконання - серпень 2014 року;

5) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад; термін виконання – постійно;

6) організувати своєчасне упорядкування та приймання на зберігання виборчої та іншої документації виборчих комісій по виборах Президента України; термін виконання –ІІ квартал 2014 року;

7) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2014 року;

8) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

9) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 2), 6), 8), 9) п. 2 цього рішення.

4. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити ряд заходів щодо:

1) приведення штатної чисельності архівних відділів у відповідність до діючих нормативів;

2) забезпечення надійності зберігання документів в архівних відділах, поліпшення їх матеріально-технічного забезпечення.

5. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» щодо реорганізації сектора з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в архівний відділ.

6. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання архівним відділам міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Буднику П.І. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:06

Перегляди: 17468

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2014 року

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора держархіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2014 року проводилася певна робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І кварталі 2014 року було здійснено підготовчу роботу щодо перегляду грифів секретності секретних та частково секретних архівних фондів, а саме підготовлено та затверджено Перелік фондів Державного архіву Запорізької області, що містять документи грифи секретності яких підлягають перегляду у 2014 році; проведено консультації з відповідними установами щодо залучення їх представників з відповідними формами допуску до державної таємниці до перегляду грифів секретності документів, що перебувають на постійному зберіганні в Державному архіві Запорізької області.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

‑ 06 лютого ц.р. на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk).

На виконання наказу Укрдержархіву від 22.07.2013 № 99 "Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка" було проведено такі заходи:

03 лютого ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «До 200-річного ювілею Великого Кобзаря», у якому представлені план заходів Державного архіву Запорізької області на 2013-2014 рр., виставки, видання, статті у ЗМІ.;

15 лютого ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

05 березня ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk);

06 березня ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

24 лютого ц.р. на адресу Укрдержархіву для підготовки виставки було направлено тематичний перелік документів Державного архіву Запорізької області щодо постаті Т.Г.Шевченка та їх електронні копії;

для створення навчально-освітнього інтернет-порталу «Тарас Григорович Шевченко» було підготовлено та надано такі матеріали: електронну версію збірника документів «Тарас Шевченко і Запорізький край», тематичний перелік документів та їх електронні копії, щодо вшанування пам’яті Т.Г.Шевченка.

На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 31.07.2013 № 370 «Про проведення в області у 2014 році Року учасників бойових дій на території інших держав» 10 лютого ц.р. на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk).

За І квартал 2014 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 938 (1441 – у 2013 році, 1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 295 (316 – у 2013 році, 261 у 2012 році, 254 – у 2011 році).

Протягом І кварталу 2014 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 92 інформації, до Державної архівної служби України – 56.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2014 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 9 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік та завдання на 2014 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік та завдання на 2014 рік;

- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік розглядалося на засіданні колегії 12.02.2014.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.

19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.

Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2014 року відреставровано 0,9 тис.арк.(у 2013 році 2,4 тис. арк.), відремонтовано 4,1 тис. арк. (у 2013 році 13,2 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 685 справ ,(у 2013 році 469 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2013 році – 10 рулонів), 502 негативи фотодокументів.(у 2013 році 652 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 156 фондах (по 98 фондах у 2013 році). Перевірено 30296 справ (14115 справ у 2013 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 30 фондах (994 справ), у 2013 році - 41 фондах (1912 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: промислових організацій та підприємств, організацій Комуністичної партії України та Ленінської комуністичної спілки молоді України; складання анотацій на документи нефондової організації: фотодокументи, кінодокументи, фонодокументи, відеодокументи; довідки про адміністративно-територіальний устрій.

Проводилось удосконалення описів фондів:

ф. 4, Олександрівська міська жіноча гімназія, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф. 58, Олександрівське міське комерційне училище, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф.76, Олександрівське реальне училище П.І.Шабловського, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

ф. 247, Податний інспектор 1-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 248, Юріївське ощадно-позичкове товариство, с. Юріївка Романівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. 249, Мелітопольська спілка споживчих товариств, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 258, Земський начальник 7-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;

ф. 268, Податний інспектор 2-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2013 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 994 (1912 у 2013 році) справи по 30 (41 у 2013 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 9800 справ).

Протягом І кварталу 2014 року проведено 3 засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких погоджено 1 інструкцію з діловодства (6 - у 2013 році), 34 положення про експертні комісії (5 - у 2013 році), 23 положення про архівні підрозділи (12 - у 2013 році), 12 номенклатур справ (21 - у 2013 році), 30 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 92 тис. справ (46 актів на 79 тис. справ у 2013 році), схвалено та погоджено 179 описів на 16160 справ, наданих 65 установами, з них 101 опис справ постійного зберігання на 2636 справ (113 описів на 4377 справи у 2013 році), в т.ч. джерел комплектування державного архіву – 13 описів на 501справу (8 описів на 418 справ у 2013 році), архівних відділів – 88 описів на 2135 справ (104 описи на 3959 справ у 2013 році); з особового складу – 73 описи на 13478 справ, в т. ч. джерел комплектування державного архіву – 16 описів на 11991 справу (11 описів на 1284 справи у 2013р.), архівних відділів – 57 описів на 1487 справ (75 описів на 2499 справ у 2013р.), тимчасового зберігання 5 описів на 46 справ.

Погоджено 1 інструкцію з діловодства, 1 положення про архівний підрозділ, 10 номенклатур справ, 8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 30799 справ, 2 описи на 51 справу з особового складу, наданих 17 установами, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 6 установам (5 - у 2013 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 8 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).

Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).

Проведено аналіз та підготовлені інформації щодо упорядкування документів НАФ в архівних підрозділах 249 органів виконавчої влади, які перебувають в зоні комплектування Державного архіву (38), архівних відділів райдержадміністрацій (174) та міськрад (37) та щодо забезпечення передавання їх на державне зберігання по встановлені строки установами-джерелами комплектування та готовності приймання на зберігання документів НАФ Державним архівом, архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області від органів виконавчої влади. Інформації надані Укрдержархіву.

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 30 слухачів.

19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для сільських, селищних, міських (міст районного значення) голів, для працівників райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та районних адміністрацій Запорізької міської ради, які опікуються питаннями молоді та спорту, для працівників Департаменту екології та природних ресурсів Запорізької обласної державної адміністрації – проведено чотири семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

У газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ до відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка" були розміщені статті:

15 лютого ц.р. «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

06 березня ц.р. «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).

На офіційному сайті запорізької громадської організації «Спільна справа-Рідний край» у рубриці «Цікаве про край» 04 лютого ц.р. розміщена стаття, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області «Александровское городское самоуправление в период революционных событий 1917 года (по документам Государственного архива Запорожской области)», (http://ssrk.zp.ua/art-43.html).

До пам’ятних дат були підготовлені та експонувалися виставки архівних документів:

10 січня ц.р. у читальному залі архіву ‑ виставка архівних документів «Народження Запорізької області. Як це було»;

22 січня ц.р. виставка он-лайн «З історії становлення Української державності на Запоріжжі в 1917 – 1919 рр. До дня Соборності та Свободи України (22 січня)»

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=68%3A2010-01-25-16-41-28&lang=uk);

06 лютого ц.р. до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk);

10 лютого ц.р. до проведення у 2014 році в Україні Року учасників бойових дій на території інших держав на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk);

5 березня ц.р. на офіційному сайті архіву розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk).

10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.

За підсумками колегії на сайті Запорізької облдержадміністрації було розміщено інформацію «Запорізькі архівні документи відкриваються для громадськості» (http://www.zoda.gov.ua/news/22612/zaporizki-arhivni-dokumenti-vidkrivajutsya-dlya-gromadskosti.html).

30 січня ц.р. до святкування 80-ї річниці створення Запорізького коксохімічного заводу (нині ПАТ «Запоріжкокс») на адресу керівництва була направлена ініціативна інформація з історії підприємства.

12 лютого ц.р. о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості для працівників Державного архіву Запорізької області, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачів читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.

У І кварталі 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 744 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2013 р. ‑ 979).

Кількість питань, порушених у зверненнях, на які було надано інформаційні документи ‑ 684, з них надано 446 позитивних відповідей (65 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2013 р. виконано 791 запит, з них 510 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 50 (6 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 215;

– про підтвердження стажу роботи – 136;

– про майнові права – 106;

– про заробітну плату – 39;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– про репресії та розкуркулення – 7;

– про примусове вивезення до Німеччини – 5;

– про нагородження орденами і медалями – 4;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 95 та ін.

За І квартал 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2 (два) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І кварталу 2014 року надійшло запитів від інвалідів - 8, учасників війни – 2, дитини війни – 1.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 204 громадянина, керівництвом архіву – 7, всього – 211 громадян.

Користувачам у читальний зал видано 4525 од. зб. на паперовій основі (5995 у 2013 році).

Методична робота

У І кварталі 2014 року проведено 4 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто 13 питань науково-методичного характеру.

Відповідно до Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архіві, яка розроблена Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалена нормативно-методичною комісією Держкомархіву України (протокол від 22.12.2009 р. № 5), Кодексу цивільного захисту України, закону України «Про правовий режим надзвичайного стану», з врахуванням вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України (НАПБ Б.01.006–2003), Правил охорони праці для працівників архівних установ (НПАОП 0.00-1.38-05), Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим в Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116, інших нормативно – методичних документів з питань забезпечення збереженості архівних документів розроблена Пам’ятка щодо складання Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівах.

Кадрова робота

У період 24.03.-28.03.2014 проведено навчання за професійною програмою для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення (І сесія) у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій. Підвищили кваліфікацію 19 працівників Державного архіву Запорізької області.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. у ІІ кварталі ц.р. забезпечити організацію проведення заходів:

1) висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених 69-й річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр., ювілейним і пам’ятним датам;

2) надання сприяння Національній телекомпанії України у створенні документальної стрічки «Останній напис» (робоча назва) про створення та функціонування таборів і тюрем на окупованій території України упродовж 1941-1944 рр. (автор і режисер фільму С. Потапчук);

3) продовжити роботу з підготовки історичних довідок по кожному населеному пункту області (дата окупації, злочинні дії окупантів, дата визволення) до видання Меморіального комплексу «Національний музей історії Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» ‑ «Україна. Хроніка визволення: дослідження, документи, свідчення» (до 70-річчя визволення України).

3. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.):

1) забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІІ кварталі 2014 року;

2) забезпечити надання своєчасної методичної допомоги окружним виборчим комісіям з виборів Президента України в організації упорядкування виборчих та інших документів та передавання їх на архівне зберігання.

4. Начальнику відділу формування НАФ та діловодства Фурсенко Т.В. організувати проведення семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області; термін виконання – червень 2014 року.

5. Начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. організувати проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів Якимівської райдержадміністрації та Запорізької міськради протягом ІІ кварталу 2014 року.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:04

Перегляди: 16504

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про план роботи

Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2013 року, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Проект плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року було погоджено із заступником голови облдержадміністрації-керівником апарату (стажером) Ніколенком О.В. у березні 2014 року. Заходи плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року, як структурного підрозділу Запорізької облдержадміністрації, є частиною Плану роботи Запорізької обласної державної адміністрації на ІІ квартал 2014 року та відповідають пріоритетам Державної архівної служби України.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О. забезпечити виконання плану роботи Державного архіву області на І квартал 2014 року.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити підготовку та подання інформації про виконання плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року організаційному відділу апарату Запорізької облдержадміністрації у визначені терміни.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Протокол засідання колегії від 28.04.2014 № 3

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:03

Перегляди: 9493

ПРОТОКОЛ

28.04.2014 № 3

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

4. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

6. Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

7. Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року.

Інформує: Федько А.А., головний спеціаліст-архівіст відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

8. Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року».

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИЛА: Величко О.Г., яка прозвітувала про роботу профспілкової організації Державного архіву Запорізької області в сфері охорони праці.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

7. СЛУХАЛИ: здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Федько А.А., головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

8. СЛУХАЛИ: про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»

Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка начальника архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Рося В.М. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Проведено семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових архівів Запорізької області

Деталі

Створено: Четвер, 27 березня 2014, 06:54

Перегляди: 14138

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26 березня 2014 року проведено тематичний короткостроковий семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових архівів області.

Детальніше:Проведено семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових...

До 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка

Деталі

Створено: Понеділок, 03 березня 2014, 11:58

Перегляди: 22128

Виставка архівних документів “Шевченко та Запорізькій край у 1920-ті роки ”

Детальніше:До 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка