Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

Про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та завдання на 2012 рік

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

22.02.2012

м. Запоріжжя

№1

 

Про підсумки роботи архівних установ області

за 2011 рік та завдання на 2012 рік


Розглянувши підсумки виконання архівними установами області планових завдань у 2011 році та завдання на 2012 рік, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що архівні установи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2011 рік. Кращих показників у виконанні планових завдань 2011 року досягли архівні відділи Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької, райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Діяльність архівних установ області у 2011 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», від 25.10.2010 № 965/2010 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України», від 01.11.2010 № 990/2010 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України», від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 03.07.2009 № 508/2009 «Про заходи із забезпечення прав фізичних та юридичних осіб щодо одержання адміністративних (державних) послуг», постанови Кабінету Міністрів України від 17.07.2009 № 737 «Про заходи щодо упорядкування державних, у тому числі адміністративних послуг», наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», від 30.06.2011 № 79 «Про участь державних архівів у заходах з відзначення у 2011 році Дня партизанської слави та 70-ї річниці партизанського руху в Україні у період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» інших нормативних актів.

Державним архівом області розроблено і зареєстровано в установленому порядку регуляторний акт – наказ «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах».

Протягом 2011 року на кошти, що надійшли з державного та місцевих бюджетів, здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю за організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, посилення пожежної безпеки.

З метою покращення умов зберігання документів Державним архівом області проведено перевірки, профілактичні ремонти, ревізії систем опалення, водопостачання та водовідведення, електрообладнання, вентиляції.

Архівному відділу Запорізької міськради замінено приміщення робочої кімнати на більше, проведено ремонт електрообладнання; в приміщеннях архівного відділу Бердянської міськради проведено ремонт охоронної та протипожежної сигналізацій, ремонт електрообладнання, здійснено оброблення дерев’яних конструкцій стелажів вогнезахисним розчином; в приміщеннях архівного відділу Енергодарської міськради встановлено протипожежні вхідні двері до 5 архівосховищ та замінено 5 вікон, в приміщеннях архівного відділу Мелітопольської міськради проведено ремонт систем опалення.

Проведено поточний ремонт приміщення архівосховища, ремонт охоронно-протипожежної сигналізації, систем опалення, електрообладнання і електромереж, заміри опору ізоляції в приміщеннях архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації. Через відсутність коштів на обслуговування охоронно-пожежна сигналізація архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації була відключена від центрального пульту охорони і, таким чином, перестала функціонувати. В зв’язку з цим в архівосховищі архівного відділу була встановлена автономна охоронна сигналізація.

Архівним відділам Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської і Приазовської райдержадміністрацій придбано 4 вогнегасники та один перезаряджено.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року держархівом області створений страховий фонд на 85 справ (38,4 тис. кадрів), відреставровано 4,5 тис. та відремонтовано 20 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 2,4 тис. справ, закартоновано 36,5 тис. справ.

Пріоритетним напрямком роботи архівних установ у 2011 році було перевіряння наявності документів НАФ, чому сприяла Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки. Архівні установи області провели перевіряння наявності 66 тис. Справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та близько 50 тис справ, які зберігаються в установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Василівської, Веселівської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно відвідується офіційний веб-сайт Державного архіву. З розвитком інформатизації наряду з традиційними формами науково-довідкового апарату до документів архівні установи все більше уваги приділяють створенню електронних баз даних на архівні документи.

У 2011 році Державним архівом Запорізької області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчика фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Завершено роботу з підготовки до видання анотованого реєстру описів фондів дорадянського періоду, продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання Державним архівом Запорізької області протягом 2011 року проведено перевірки роботи 10 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 2 трудових архівів, 132 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 369 перевірок установ – джерел формування НАФ.

Проведено 23 семінари, прийнято участь в роботі 38 семінарів, які проводилися іншими установами, огляд забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства на підприємствах, в установах і організаціях – джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу Енергодарської міськради.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 1102 установами області загальним обсягом 33,6 тис. справ управлінської документації, 50,8 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 46%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 20,6 тис. справ, що на 17% більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Оріхівського, Пологівського, Токмацького районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ в цілому становить 70% .

На 100% упорядковані документи в установах міст Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Гуляйпільського, Куйбишевського, Пологівського, Токмацького районів, 80-89 % - Великобілозерського, Вільнянського, К.-Дніпровського, Новомиколаївського, Приморського районів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. В 2011 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 37 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, К.-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Токмацької міськрад. Забезпечено приймання на зберігання виборчої документації з місцевих виборів 2010 року.

Державний архів Запорізької області, архівні відділи Гуляйпільської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад прийняли на зберігання відео-фотодокументи.

Протягом 2011 року працівники архівних установ області активно популяризували архівні документи.

Вийшов з друку збірник документів «Оріхівська справа. 1932. Документи та матеріали», підготовлений за участю Державного архіву Запорізької області.

Підготовлені та експонувалися 10 виставок документів у приміщенні Державного архіву Запорізької області та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву. Архівними відділами підготовлено 14 виставок документів.

Всього за документами архівних установ підготовлено 17 ініціативних інформувань, 11 радіопередач, 2 телепередачі, в місцевій пресі опубліковано 13 публікацій. Активно працювали в цьому напрямі Державний архів Запорізької області, архівні відділи Василівської, Веселівської, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Щорічно зростає кількість користувачів документної інформації. У 2011 році в читальних залах державного архіву Запорізької області та в архівних відділах працювали 1,1 тис. користувачів документної інформації, з них 626 – в Державному архіві Запорізької області. Користувачам видано понад 20 тис. справ.

В 2011 році продовжувала рости мережа трудових архівів. На сьогоднішній день в області діє 76 трудових архівів. Протягом року ними прийнято на зберігання 12,2 тис. спр. з особового складу 196 ліквідованих установ. До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 10,1 тис. спр. з особового складу 278 ліквідованих установ.

Протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 28,1 тис. архівних довідок, в т.ч. держархівом – 3,7 тис., архівними відділами – 10,7 тис., трудовими архівами – 13,7 тис. довідок.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Василівської, Вільнянської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Бердянської (1,9 тис.), Запорізької (4 тис.), Енергодарської (2,2 тис.), міськрад, трудовими архівами Мелітопольської міськради (1,6 тис.), Вільнянської (875), К.-Дніпровської (886), Михайлівської (721), Оріхівської (875) Приазовської (1002), Токмацької (972) районних рад, Куйбишевської (656) райдержадміністрації.

Упродовж 2011 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 6 фондах. Скасовано грифи секретності 2546 справам, з них 44 справам гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування».

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Мелітопольської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій – виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Мелітополя (44%), Бердянського (24%), Запорізького (29%), Приазовського (8%), Якимівського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу державних архівних установ області по виконанню планових завдань 2011 року.

2. Керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад:

2.1 забезпечити своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до відповідних бюджетних запитів під час формування Державного та місцевого бюджетів на 2013 рік з урахуванням потреб архівних установ. Інформувати Державний архів Запорізької області до 1 червня 2012 року;

2.2 щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надавати інформацію про роботу архівних установ для висвітлення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області .

3. Архівним відділам Бердянської, Мелітопольської, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій, та рекомендувати архівним відділам Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад здійснити необхідні заходи щодо надання відділам статусу юридичної особи та виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

4. Пріоритетними напрямками розвитку архівної галузі регіону у 2012 році вважати:

– виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у 2012 році;

– організація обліку справ, не виявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

– покращення матеріально-технічного забезпечення архівних установ;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

– вжиття заходів щодо посилення пожежної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій;

– посилення режиму охорони та доступу до архівних приміщень і на територію;

– створення страхового фонду та фонду користування на документи Національного архівного фонду;

– виявлення унікальних документів, складання та подання їх переліків до Укрдержархіву, вжиття заходів щодо проведення грошової оцінки унікальних документів та забезпечення їх страхування;

– першочергове приймання на постійне зберігання документів НАФ строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися;

–приймання документів з виборів народних депутатів України 2012 року;

– продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР;

– забезпечення комп’ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням;

– забезпечення інформаційного наповнення та постійний супровід офіційного веб-сайту Державного архіву Запорізької області;

– активна участь в заходах до 80-річчя вшанування пам’яті жертв Голодомору 1932 – 1933 рр., 325-річчя з часу обрання гетьманом України Мазепи І.І., 100-річчя від дня народження Стельмаха М.П., 100-річчя від дня народження Малишка А.А., 290-річчя від дня народження Сковороди Г.С., до 80 річчя з часу урочистого відкриття Дніпрогесу; 165 річчя від дня народження Новицького Я.П. (1847-1925), 185 річчя від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років від дня заснування курорту «Бердянськ»;

– наповнення баз даних архівно – пошукового проекту «Український мартиролог ХХ ст.»;

– забезпечення видання довідника «Державний архів Запорізької області: Анотований реєстр. – Т.1. Фонди дорадянського періоду», продовження роботи з підготовки і видання путівника по фондах Державного архіву Запорізької області, інших публікацій про склад та зміст архівних документів;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження та упорядкування документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– керівництво і контроль за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ – джерел формування НАФ;

– надання консультаційно-методичної допомоги установам у складанні номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, експертні комісії та архівні підрозділи у зв’язку з новими редакціями нормативно-правових актів;

– виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення надання платних послуг;

– забезпечення ефективного та цільового використання бюджетних коштів, посилення бюджетної дисципліни;

– систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

5. Керівництву Державного архіву області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад забезпечити виконання пункту 4 цього рішення в межах повноважень.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії

О.С.Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько