Довідка
про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2011 року
На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 14 лютого 2008 року № 7960/1/1-08, п. 1 Указу Президента «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.2008 № 109/2008 На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 21.02.2011 № 50 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2010 року та вдосконалення відповідної роботи у 2011 році» Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2011 року було проведено такі заходи.
Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Повторних і колективних запитів не надходило.
Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом директора Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 30.09.2009 № 37. зі змінами, внесеними згідно з наказом від 18.10.2010 № 74. Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.
З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.
У читальних залах архіву 448 громадянам надавалися документи, необхідні для відновлення їх законних прав та інтересів, для особистого ознайомлення.
Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
Запити соціально-правового характеру, з якими зверталися громадяни до архіву, виконувалися спеціалістами відділу інформації та використання документів, працівники якого мають вищу спеціальну освіту та пройшли підвищення кваліфікації у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій.
За 9 місяців 2011 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2583 звернення від громадян України, колишніх республік СРСР та інших держав (за 9 місяців 2010 року ‑ 2440), виконано 2517 звернень (за 9 місяців 2010 року ‑ 2374). Кількість питань, порушених у зверненнях громадян – 2711, з них вирішено з позитивним результатом – 1741 (64 %), з рекомендацією звернутися за місцезнаходженням документів‑ 85 (3 %), (за 9 місяців 2010 року – 2501, з них із позитивним результатом – 1460 (58 %).
За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:
‑ про акти цивільного стану – 805;
– про підтвердження стажу роботи – 520;
– про майнові права – 427;
– про заробітну плату – 326;
‑ тематичних – 164;
‑ підтвердження родинних стосунків (родовід) – 138;
– про репресії та розкуркулення – 81;
– про примусове вивезення до Німеччини – 54;
– про підтвердження депутатської діяльності – 39;
‑ проживання на території області – 28;
– про нагородження орденами і медалями – 21 та інші.
У 2011 році кількість запитів за тематикою порушених в них питань залишилася на тому ж рівні.
Протягом 9 місяців 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 20, від пенсіонерів – 199.
За 9 місяців 2011 року спеціалістами відділу інформації та використання документів на особистому прийомі було прийнято 677 громадян; керівництвом архіву – 58 громадян, усього – 735 громадян.
До Державного архіву Запорізької області надійшло 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».
Порушень Закону України від 02.10.96 № 393/96-ВР № «Про звернення громадян» не було. Скарг від заявників на роботу працівників архіву не надходило.
На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 21.02.2011, 28.02.2011, 14.03.2011, 05.05.2011, 30.05.2011, 30.06.2011, 26.09.2011 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів.
З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, Стандарт адміністративної послуги з надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційних веб-сайтах облдержадміністрації та Державного архіву Запорізької області, на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.
На веб-сайті Державного архіву Запорізької області. (http://www.dazo.ho.ua/) розміщена інформація щодо організації роботи із зверненнями громадян, Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області, форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації.
15.03.2011 був проведений семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, міст обласного значення та трудових архівів. Начальником відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області була проведена тематична зустріч за темою: «Порядок надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних і юридичних осіб».
19.09.2011 і 20.09.2011 у навчальному центрі ПАТ «Укртелеком» для працівників товариства було проведено тематичні заняття «Порядок розгляду звернень фізичних і юридичних осіб», «Ведення діловодства за зверненнями громадян».
Усі спеціалісти відділу інформації та використання документів виконували запити соціально-правового характеру, на даний час є вакансія провідного спеціаліста-архівіста відділу.
До повноважень відділу інформації та використання документів входить організаційно-методичне керівництво і контроль з питань використання документів у держархіві області, державних архівних установах області, інших власників документів Національного архівного фонду; організація заходів архіву суспільно-громадського значення; організація інформування органів влади та управління, установ, організацій, громадськості про наявність і склад документів з актуальної тематики; підготовка документів архіву до публікації, виставок, радіопередач та телепередач; надання методично-консультативної допомоги архівним підрозділам державних органів, організацій і підприємств області з питань особистого прийому громадян і роботи із запитами фізичних і юридичних осіб; проведення дослідження і розроблення методичних посібників з профільних питань, впровадження результатів у практику роботи архівних установ області; проведення особистого прийому громадян; виконання запитів соціально-правового характеру та тематичних запитів; організація роботи користувачів у читальних залах архіву.
Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.
Начальник відділу інформації
та використання документів О.Г. Величко