РІШЕННЯ №6

Информация о материале

Создано: 22.07.2013, 12:58

Просмотров: 4970

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6. У ІІ кварталі 2013 року 24.04.2013 розглянуто питання про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року, прийнято відповідне рішення за № 5.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За І півріччя 2013 року проведено 5 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. три комплексних перевірки архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської райдержадміністрацій та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, дві контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено одну перевірку роботи архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За І півріччя 2013 року проведено 16 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (15 - у 2012 році); 24 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ, наявності, стану та руху документів НАФ (20 – у 2012 році), 24 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 31 - у 2012 році).

Проведено 28 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (32 – у 2012 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За ІІ півріччя 2013 року в архіві зареєстровано 951 вхідних документів (668 – за аналогічний період минулого року, 531 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 647 (467 – за аналогічний період минулого року, 542 у 2011 році).

Протягом півріччя директором держархіву було видано 45 наказів з основної діяльності, 50 – за цей період у 2012 році, 40 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом І півріччя 2013 року не було.

З метою підвищення рівня виконавської дисципліни і забезпечення реалізації у повному обсязі та в установлені строки визначених Президентом України завдань, головою облдержадміністрації видано розпорядження від 11.06.2013 № 278 «Про забезпечення реалізації завдань Президента України». Цим розпорядженням попереджено керівників структурних підрозділів облдержадміністрації про їх персональну відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання визначених Президентом України завдань у повному обсязі. На виконання цього розпорядження проведено поглиблений аналіз стану виконання завдань, визначених в актах і дорученнях Президента України, відповідних розпорядженнях голови облдержадміністрації, а також власних розпорядчих документів. За результатами складено Перелік законів України, постанови ВР України, актів і доручень Президента України та КМУ, розпоряджень голови облдержадміністрації, які надійшли до Державного архіву Запорізької області та підлягають контролю.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів: постійно забезпечувати неухильне виконання вимог актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної та районної державних адміністрацій та тримати на особистому контролі стан виконавської дисципліни.

3. З метою виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 11.06.2013 № 278 «Про забезпечення реалізації завдань Президента України» заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів:

1) звернути увагу на персональну відповідальність за вжиття всіх необхідних організаційних заходів на доручених ділянках роботи з метою забезпечення якісного виконання у відведені терміни завдань, передбачених указами і дорученнями Президента України;

2) посилити контроль за своєчасним виконанням завдань, визначених в актах і дорученнях Президента України, відповідних розпорядженнях голови облдержадміністрації, а також власних розпорядчих документів (далі – завдання) у повному обсязі;

3) проаналізувати причини продовження строків виконання завдань і за результатами аналізу вжити заходів щодо їх усунення;

4) вжити додаткових заходів для поліпшення організації роботи з виконання завдань і контролю за їх виконанням;

5) за невиконання або несвоєчасне виконання завдань у повному обсязі притягати винних до дисциплінарної відповідальності.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська