ПОРЯДОК опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області

Деталі

Перегляди: 14183

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Державного
архіву Запорізької області

11.09.2024 № 36

ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області

І. Загальні положення

 Цей Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області (далі – Порядок) розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Державний архів Запорізької області (далі – архів).

1. Публічна інформація, розпорядником якої є архів – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання архівом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні архіву відповідно до його повноважень.
2. Уповноваженими підрозділами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими архіву є відділи організації і координації архівної справи та інформації та використання документів архіву.

ІІ. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації

1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до архіву фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в архіві наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, реєструються уповноваженим підрозділом – відділом організації і координації архівної справи архіву.
4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, здійснюється працівником уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву в окремій справі «Запити публічної інформації» та в електронній базі даних документообігу.

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

5. При реєстрації в електронній базі даних документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

- статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

- територією знаходження запитувача: райони області, інші області тощо;

- тематикою запиту;

- способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, подано особисто.

6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту у телефонному режимі працівники уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується реєстраційний штамп.
8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративній будівлі архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в архіві).
9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архівному підрозділі архіву працівниками уповноваженого підрозділу – відділ організації і координації архівної справи архіву протягом 5 років з дати реєстрації.

ІІІ. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, та накладення резолюцій здійснює директор архіву, або особа яка виконує його обв’язки.
2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
3. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно передає запити з відповідною резолюцією виконавцям.
4. Архів має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
5. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
6. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтоване запитувачем.
7. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку архів повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
8. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, архівом невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) забезпечується отримання запитів в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Про одержання запиту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам відповідальний працівник архіву повинен розписатися у відповідному журналі в загальному відділі апарату облдержадміністрації.
9. Архів розглядає запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації та готує проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу.
10. Архів готує проєкти відповідей, вказані у пункті 4.9. цього Порядку та подає на підпис у 2 примірниках. До проєкту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
11. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
12. Підготовлений архівом проєкт відповіді запитувачу, завізований керівником архіву, (у випадку, коли інформацію готують декілька структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації, проєкт відповіді необхідно завізувати всіма керівниками), передається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації для підписання та відправки.
13. У разі, якщо запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації, стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, архів готує проєкт листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.12. цього Порядку.
14. Директор архіву несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації та дотримання термінів їх розгляду, за виконання розгляду запитів згідно з резолюцією, а також за зміст підготовлених архівом проєктів відповідей.
15. Після підписання відповіді на запит директором архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву реєструє та забезпечує відправку відповіді з додатками, якщо вони є, на адресу запитувача.
16. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора архіву, копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

1. IV. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
2. Фактичним виконанням виконавцем архіву завдання з розгляду відповідного запиту вважається момент подання директору архіву на підпис проєкту відповіді на запит, а щодо запитів, які надійшли на виконання від Запорізької облдержадміністрації, то датою та часом виконання архівом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання архівом проєкту відповіді запитувачу.
3. У разі порушення термінів підготовки проєкту відповіді запитувачу працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно інформує про цей факт директора архіву для вжиття відповідних заходів.

Начальник відділу інформації та

використання документів Державного

архіву Запорізької області                                                   Олена ВЕЛИЧКО