РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:04

Перегляди: 16504

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про план роботи

Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2013 року, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Проект плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року було погоджено із заступником голови облдержадміністрації-керівником апарату (стажером) Ніколенком О.В. у березні 2014 року. Заходи плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року, як структурного підрозділу Запорізької облдержадміністрації, є частиною Плану роботи Запорізької обласної державної адміністрації на ІІ квартал 2014 року та відповідають пріоритетам Державної архівної служби України.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О. забезпечити виконання плану роботи Державного архіву області на І квартал 2014 року.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити підготовку та подання інформації про виконання плану роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2014 року організаційному відділу апарату Запорізької облдержадміністрації у визначені терміни.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Протокол засідання колегії від 28.04.2014 № 3

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:03

Перегляди: 9493

ПРОТОКОЛ

28.04.2014 № 3

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

4. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

6. Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

7. Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року.

Інформує: Федько А.А., головний спеціаліст-архівіст відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

8. Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року».

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИЛА: Величко О.Г., яка прозвітувала про роботу профспілкової організації Державного архіву Запорізької області в сфері охорони праці.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

7. СЛУХАЛИ: здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Федько А.А., головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

8. СЛУХАЛИ: про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»

Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка начальника архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Рося В.М. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Проведено семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових архівів Запорізької області

Деталі

Створено: Четвер, 27 березня 2014, 06:54

Перегляди: 14138

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26 березня 2014 року проведено тематичний короткостроковий семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових архівів області.

Детальніше:Проведено семінар для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад і трудових...

До 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка

Деталі

Створено: Понеділок, 03 березня 2014, 11:58

Перегляди: 22128

Виставка архівних документів “Шевченко та Запорізькій край у 1920-ті роки ”

Детальніше:До 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка

Єдиний день прийому громадян

Деталі

Створено: Середа, 26 лютого 2014, 13:54

Перегляди: 14120

З 1 березня 2014 року У Державному архіві Запорізької області запроваджено Єдиний день прийому громадян.

Детальніше:Єдиний день прийому громадян

Короткотерміновий семінар для начальників відділів ДРАЦС

Деталі

Створено: Четвер, 20 лютого 2014, 08:09

Перегляди: 14569

19 лютого 2014 р. у Державному архіві Запорізької області був проведений короткотерміновий семінар для начальників відділів ДРАЦС реєстраційних служб Управління юстиції в Запорізькій області.

На семінарі були розглянуті питання: «Умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану в архівосховищах відділів ДРАЦС», «Перевіряння наявності та стану справ», «Порядок, умови та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану».

Відбулося розширене засідання колегії

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:32

Перегляди: 14659

12 лютого 2014 р. Державним архівом Запорізької області було проведено колегію, на якій були розглянуті питання: «Про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік та завдання на 2014 рік», «Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік», «Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2013 рік.», «Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році». За підсумками конкурсу за кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад було проведено нагородження дипломами та грошовими преміями.

Детальніше:Відбулося розширене засідання колегії

РІШЕННЯ № 4

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:30

Перегляди: 16275

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році

Заслухавши та обговоривши інформацію провідного спеціаліста з питань кадрової роботи та державної служби Хмури Н.О. про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що у Державному архіві Запорізької області проводиться відповідна робота, спрямована на виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», а також Державної програми щодо запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, інших нормативно-правових актів антикорупційного характеру.

Основні зусилля в роботі Державного архіву Запорізької області (далі – Архів) щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції протягом 2013 року було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотримання вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

Протягом 2013 року на нарадах у керівництва Архіву 14.01.2013, 31.01.2013, 04.02.2013, 18.02.2013, 27.02.2013, 25.03.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 23.09.2013, 07.10.2013, 21.10.2013, 18.11.2013, 09.12.2013, 23.12.2013 розглядалися питання щодо попередження корупційних діянь.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» архівом протягом 2013 року було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією. За результатами моніторингу проведеної у 2012 році кадрової роботи в Державному архіві Запорізької області були підготовлені узагальнені матеріали та розглянуто на засіданні колегії архіву 23.01.2013 питання про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році. За результатами розгляду прийнято відповідне рішення за № 5. На засіданні колегії 23.12.2013 розглянуто питання «Про стан протидії корупції у Державному архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року», за результатами прийнято відповідне рішення за № 6.

У березні 2013 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік. П’ятнадцять державних службовців Державного архіву Запорізької області, які підлягали щорічній оцінці, отримали: високу оцінку – 14 осіб, добру – 1 особа. Державних службовців, які проходили щорічну оцінку, ознайомлено з підсумками ії проведення, заповнені бланки щорічної оцінки долучено до їх особових справ.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про державну службу» у 2013 році організовано декларування доходів державних службовців за 2012 рік. Всі декларації подано у визначені терміни та долучено до особових справ.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Архівом взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Архів постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Архіву щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42, вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Архівом від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

В Архіві постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Архіву постійно перебуває на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Архіву. Протягом 2013 року серед державних службовців фактів корупційних проявів не виявлено.

В Архіві постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Протягом 2013 року формування кадрового складу державних службовців Державного архіву Запорізької області здійснювалося за рахунок конкурсного відбору, проведенням стажування та призначення державних службовців на посади з кадрового резерву. Прийняття Присяги, присвоєння чергових рангів державним службовцям, встановлення надбавок за вислугу років здійснюється відповідно до чинного законодавства.

Особлива увага приділяється спеціальній перевірці щодо кандидатів на зайняття посад у державній службі.

Конкурс на заміщення посад державних службовців у 2013 році оголошувався двічі. На ці посади були призначені особи, які пройшли за конкурсом на заміщення вакантної посади державного службовця та спецперевірку відомостей щодо особи, яка претендує на зайняття посади, пов’язаної із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування. Осіб, які претендували на зайняття посад, пов’язаних з виконанням функцій держави, що не пройшли спецперевірку, немає.

На призначених сформовані особові справи, а також електронні картки у єдиній державній комп’ютерній системі «Кадри». Сформовані картки надані до Управління держслужби Головного управління держслужби України в Запорізькій області.

Відповідно до розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 24.12.2012 № 642 «Про затвердження планів-графiків навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2013 рік» державні службовці V-VI категорії протягом 2013 року підвищували кваліфікацію, у тому числі і за тематичним короткостроковим семінаром з актуальних питань запобігання і протидії корупції.

Також у Державному архіві Запорізької області продовжено практику внутрішнього вивчення антикорупційного законодавства.

У листопаді 2013 року проведена атестація державних службовців Державного архіву Запорізької області. Директор та заступник директора Державного архіву Запорізької області пройшли атестацію в Запорізькій обласній державній адміністрації. Рішенням атестаційної комісії Запорізької обласної державної адміністрації визнані такими, що відповідають займаним посадам. Крім керівництва Державного архіву Запорізької області атестації у 2013 році підлягали 12 державних службовців.

За рішенням атестаційної комісії Державного архіву Запорізької області усі 12 державних службовців відповідають займаним посадам.

За результатами атестації переглянуто та підготовлено проект наказу Державного архіву Запорізької області щодо затвердження списків осіб, зарахованих до кадрового резерву для державної служби на посади начальників відділів та спеціалістів Державного архіву Запорізької області на 2014 рік.

З метою забезпечення відкритості та прозорості діяльність Державного архіву Запорізької області постійно висвітлюється на веб-сайті Архіву. У рубриці «Запобігання проявам корупції» оприлюднюється інформація про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Державному архіві Запорізької області, Довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області.

На виконання статті 14 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» Державним архівом Запорізької області постійно вживаються заходи щодо виявлення конфлікту інтересів та сприяння їх усуненню шляхом виявлення будь-яких суперечностей між особистими інтересами особи та ії повноваженнями. Для виявлення сприятливих для вчинення корупційних правопорушень ризиків в діяльності посадових та службових осіб, а також з метою належного дотримання вимог антикорупційного законодавства, наказом директора Архіву від 16.01.2012 № 9 затверджений Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які працюють у сферах, де існує високий ризик прояву корупції.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.09.2013 № 706 «Питання запобігання та виявлення корупції», листа облдержадміністрації від 11.11.2013 № 08503/08-03 «Про постанову Кабінету Міністрів України від 04.09.2013 № 706» наказом директора Державного архіву Запорізької області від 15.11.2013 № 82 затверджено Положення про уповноважену особу з питань запобігання та виявлення корупції у Державному архіві Запорізької області; провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – Хмура Н.О. призначена відповідальною особою за проведення роботи з питань запобігання та виявлення корупції у Державному архіві Запорізької області.

Станом на 31.12.2013 звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Архіву не надходило. Посадові особи Архіву до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

Протягом 2013 року осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, звільнених у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційні правопорушення немає.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Рівень діяльності Державного архіву Запорізької області щодо роботи Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році визнати як достатній.

2. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., начальникам відділів:

1) відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області, продовжити здійснювання необхідних організаційних, інформаційно-роз’яснювальних, методичних та профілактичних заходів для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців, їх поінформованості з означених проблем; термін виконання – постійно;

2) забезпечувати дієвий контроль за дотриманням працівниками Державного архіву Запорізької області вимог законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», своєчасно виявляти та усувати причини та умови, що сприяють учиненню корупційних діянь, інших правопорушень, пов’язаних із корупцією; термін виконання – постійно;

3) забезпечувати дотримання працівниками Державного архіву Запорізької області трудової дисципліни, негайно реагувати на випадки її порушення; термін виконання – постійно;

3. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Хмурі Н.О.:

1) продовжити обов’язковий постійний розгляд на засіданнях колегій та на нарадах питання щодо виконання Законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» здійснення заходів щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них; термін виконання – постійно;

2) проаналізувати результати та розглянути двічі на рік питання про стан виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» в Державному архіві Запорізької області на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області; забезпечити своєчасне надання звітної інформації до Управління державної служби Головдержслужби України в Запорізькій області; термін виконання - протягом десяти робочих днів з дня проведення засідання;

3) продовжити практику навчання, презентацій та проведення тестів на знання основ Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»; термін виконання – постійно;

4) забезпечити проведення навчань з питань запобігання та протидії корупції працівників Державного архіву Запорізької області за участю представників правоохоронних органів; термін виконання – постійно;

5) забезпечити вжиття заходів щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів; термін виконання – постійно;

6) забезпечити належний контроль за роботою державних службовців Державного архіву Запорізької області; термін виконання – постійно.

4. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. продовжити забезпечення роботи відділу в умовах відкритості, забезпечити розміщення інформації про роботу зі зверненнями громадян в друкованих та електронних засобах масової інформації, безперешкодний прийом відвідувачів, реагування на звернення, інформаційні запити тощо; термін виконання – постійно.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:28

Перегляди: 18093

Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи

колективів архівних відділів райдержадміністрацій та

міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік

Розглянувши підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2013 рік, колегія Державного архіву Запорізької області та Президія Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ відзначають, що архівні відділи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

З метою забезпечення збереженості, здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду України (далі – НАФ) здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання архівних документів, дотримання охоронного-пожежного режиму та забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень.

Протягом року в архівному відділі Енергодарської міськради встановлено додатково 150 пог.м. стелажів. В архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників. В архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромереж.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 26,2 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та близько 12 тис. справ, які зберігаються в установах – джерелах формування НАФ, що складає 124% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення збереженості архівними відділами закартоновано 15 тис. справ. Найбільший обсяг робіт виконано архівними відділами Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

В рамках інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах протягом року створено нову базу даних та поповнювались уже існуючі електронні бази даних і покажчиків на фонди і документи, які зберігаються в архівних відділах, закаталогізовано 149 справ місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування, складено картотеки на 965 документів.

З метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання міськими й районними архівними відділами здійснено 322 перевірки установ – джерел формування Національного архівного фонду. Слід відмітити роботу архівних відділів Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Проводилася робота щодо своєчасного та якісного поповнення НАФ документами місцевого значення. Експертно – перевірною комісією Державного архіву Запорізької області розглянуто описи 406 установ – джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів на 33 тис. справ, в т.ч. 18,2 тис. справ, включених до складу НАФ, 14,8 тис. справ з особового складу.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Енергодара, Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Оріхівського, Пологівського, Приморського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ в зонах комплектування архівних відділів досяг 80 %.

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Розівського, Токмацького районів, 80-89 % - м. Мелітополя, Новомиколаївського, Приморського районів.

В 2013 році архівними відділами прийнято на зберігання 14,4 тис. справ управлінської документації, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися, що на 132% більше планових завдань.

По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

З метою забезпечення неухильного виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення, задоволення потреб суспільства, юридичних осіб і громадян в ретроспективній інформації архівними відділами за запитами юридичних і фізичних осіб видано 10,3 тис. довідок. На особистому прийомі розглянуто понад 5,6 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Протягом 2013 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Всього за документами архівних установ підготовлено 17 виставок документів, 3 ініціативні інформування, 2 радіопередачі, в місцевій пресі опубліковано 12 статей. В архівних відділах працювали 406 користувачів документної інформації. Активно працювали в цьому напрямі архівні відділи Василівської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Новомиколаївської райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Кращих показників у виконанні планових завдань 2013 року досягли архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області та Президія Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ

ВИРІШИЛА/ПОСТАНОВИЛА:

1. Перше місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Бердянської міської ради. За високі трудові досягнення начальника відділу Жаркову Галину Миколаївну нагородити Дипломом І ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 200 грн.

2. Друге місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Оріхівської райдержадміністрації. За високі трудові досягнення начальника відділу Лазько Тетяну Петрівну нагородити Дипломом ІІ ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 170 грн.

3. Третє місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Веселівської райдержадміністрації. За високі трудові досягнення начальника відділу Гудкову Людмилу Миколаївну нагородити Дипломом ІІІ ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 150 грн.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:24

Перегляди: 17102

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік

Розглянувши підсумки роботи трудових архівів області колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що трудові архіви виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно–методична допомога районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

Протягом року надавалась методична та практична допомога архівним установам для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду в організації їх діяльності: проведено два тематичних семінари для працівників трудових архівів з основних напрямків діяльності, розроблено 3 методичних посібника з питань діяльності архівних установ, які рекомендовано трудовим архівам для використання в роботі.

Постійно надається консультаційна та методична допомога, в т.ч. з виїздом на місця. У 2013 році проведено 2 комплексних перевірки роботи трудових архівів, в ході яких було проаналізовано діяльність установ та надані рекомендації щодо усунення недоліків.

Протягом 2013 року відбулися зміни у мережі трудових архівів. Рішеннями сесій сільських рад створено 5 трудових архівів у Мелітопольському, Приморському, Якимівському районах.

Станом на 01.01.2014 в області діяли 81 архів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 80, з них 5 – комунальні підприємства, при Куйбишевській райдержадміністрації – 1.

У 12 районах області трудові архіви створено при районних радах, з них 4 – комунальні підприємства. При сільських, селищних, міських радах міст районного значення (з них 1 – комунальне підприємство - м. Приморськ) трудові архіви діють у восьми районах: в Запорізькому, Василівському, Великобілозерському, Мелітопольському, Пологівському, Приморському, Розівському, Якимівському. У містах обласного значення (Запоріжжя, Бердянськ, Токмак, Енергодар) при архівних відділах міськрад діють архівні підрозділи для зберігання документів ліквідованих установ, у м. Мелітополі діє трудовий архів виконавчого комітету міської ради.

Для забезпечення зберігання документів ліквідованих підприємств виділені приміщення загальною площею 1,9 тис. м2. Протягом року за кошти місцевих бюджетів здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання та протипожежного захисту документів в трудових архівах.

Трудовим архівам Бердянського і Токмацького районів виділено додаткові приміщення для архівосховищ загальною площею 47,05 м2. В трудовому архіві Мелітопольської міськради проведено поточний ремонт архівосховища площею 29,1 м2. Збільшено протяжність стелажного обладнання трудового архіву Бердянського району, сільських рад Мелітопольського району на 56 пог. м. Трудовим архівам Мелітопольської міськради, Василівського, Оріхівського, Токмацького районів придбано 6 та перезаправлено 4 вогнегасника. В трудовому архіві Гуляйпільського району проведено заміри опору електромереж, Василівського району - вхідні двері до архівосховищ обшиті металом.

Протягом року прийнято на архівне зберігання 17,6 тис. справ з особового складу 534 ліквідованих установ. З них архівними відділами прийнято 7,5 тис. спр. 317 ліквідованих установ, трудовими архівами – понад 10,1 тис. справ 213 ліквідованих установ.

Всього в трудових архівах і архівних відділах області зберігається 285,2 тис. справ 5,3 тис. ліквідованих організацій, в т.ч. в трудових архівах – 205,2 тис. справ 2,4 тис. ліквідованих організацій, в архівних відділах – 80 тис. справ 2,9 тис. ліквідованих організацій.

Найбільша кількість справ зберігається в архівних установах міст: Запоріжжя – 49,3 тис., Бердянська – 13,1 тис., Мелітополя – 14,3 тис., Енергодара – 9,7 тис. спр., районів: Оріхівського – 18,2 тис. спр., Вільнянського 14 тис, Куйбишевського – 12,3 тис. справ, Веселівського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Новомиколаївського, Приморського, Токмацького – по 8 - 10 тис. справ, в сільських радах області – 48,8 тис. справ, міськрадах міст районного значення – 33,7 тис. справ.

За документами ліквідованих установ на запити юридичних і фізичних осіб за 2013 рік трудовими архівами видано 13 тис. довідок, з них 98% виконано з позитивним результатом. Протягом року до них звернулося понад 9 тис. громадян, що на 25% більше, ніж у 2012 році.

Трудовими архівами міськрад виконано 2 тис. запитів, райрад – 7,4 тис. запитів, райдержадміністрацій – 511 запитів, сільрад – 3 тис. запитів.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради (1225), Бердянської (639), Вільнянської (848), Кам’янсько-Дніпровської (1300.), Михайлівської (809), Оріхівської (954) Приазовської (1423), Токмацької (754) районних рад.

Разом з тим в діяльності трудових архівів є цілий ряд недоліків. Для забезпечення збереженості документів в ряді трудових архівів є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості сільських рад. В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання пристроїв для опечатування архівосховищ, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Тільки на 67% трудові архіви забезпечені вогнегасниками. Відсутні вогнегасники в трудових архівах сільських рад, в недостатній кількості їх в трудових архівах Бердянської, Василівської, Веселівської, Михайлівської, Оріхівської, Приазовської, Приморської, Токмацької райрад.

Через відсутність картонажів не закартоновані документи нових надходжень з особового складу в трудових архівах міста Токмака, Василівського, Гуляйпільського, Куйбишевського, Михайлівського, Оріхівського, Токмацького, Чернігівського районів.

Значний масив документів зберігається в архівах в незашифрованому вигляді.

В ряді трудових архівів потребує удосконалення система обліку документів, які знаходяться на зберіганні, потребують переробки і удосконалення описи справ. Необхідно створення електронних баз даних на документи ліквідованих установ, спеціалізованих консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад.

Виконання комплексу робіт з організації приймання документів на зберігання, їх обліку, удосконалення системи довідкового апарату, своєчасного і якісного виконання запитів вимагає перегляду існуючої штатної чисельності трудових архівів.

Кількість штатних працівників в 81 установі складає 28,75 шт. од., в т.ч. в юридичних особах (їх 5) – 14,25 шт. од. В трудових архівах без статусу юридичної особи районних, міських рад та райдержадміністрації працює по 1 шт. од., в 63 трудових архівах сільських рад – 1,5 штатних одиниць.

Жоден із трудових архівів не впровадив в практику роботи платні послуги, що дало б можливість поліпшити матеріально-технічне забезпечення архівних установ.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу трудових архівів області з виконання планових завдань 2013 року.

2. Основними напрямками розвитку архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) регіону у 2014 році вважати:

– розробка та виконання регіональних програм розвитку архівної справи, забезпечення охоронної та пожежної безпеки в архівних установах;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

– вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки, доступу до архівних приміщень і на їх територію, забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій;

– вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання, вивірення та уточнення облікових документів;

– посилення контролю за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в трудових архівах, проведення планових перевірок наявності документів з оформленням їх результатів, шифрування документів згідно з описами справ;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження, упорядкуванням та своєчасним передаванням на подальше зберігання документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– посилення контролю за збереженістю документів про підтвердження трудового стажу із шкідливими умовами праці – з атестації робочих місць, переліків професій із шкідливими умовами праці, табелів, нарядів про підтвердження фактів роботи працівників на ділянках із шкідливими умовами праці тощо;

– виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення комп’ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням, створення електронних баз даних, консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад, підключення трудових архівів до мережі Інтернет;

– забезпечення надання платних послуг;

– систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання пункту 2 цього рішення в межах повноважень.

4. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Савчуку Ю.В. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

5. Керівництву Державного архіву Запорізької області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад забезпечити надання постійної організаційної, консультативно–методичної допомоги районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.