Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

18.07.2012

м. Запоріжжя

№ 4

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Протягом першого півріччя 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 4, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно. З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 354 громадян, керівництвом архіву – 31, всього – 385 громадян.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Протягом І півріччя 2012 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 5 наказів з питань звернень громадян.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1591 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2011 р. ‑ 1691). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %) (у І півріччі 2011 р. ‑ 1822).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 546;

– про майнові права – 329;

– про підтвердження стажу роботи – 296;

– тематичних – 143;

– про заробітну плату – 91;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 48 та ін.

– про примусове вивезення до Німеччини – 39;

– про репресії та розкуркулення – 37;

– про пільговий стаж і зарплату ‑28;

– про нагородження орденами і медалями – 12;

– про підтвердження депутатської діяльності – 11 та ін.

Протягом І півріччя 2012 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

На засіданнях колегії 26.01.2012, 22.02.2012, 27.04.2012 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 30.01.2012, 13.02.2012, 01.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

22 лютого 2012 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, в якому взяло участь 35 слухачів. Перед слухачами виступила начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області Величко О.Г. з темою: «Розгляд запитів громадян в місцевих архівних установах: проблемні питання та шляхи їх вирішення».

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2 Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

проводити постійний контроль за якістю виконання запитів громадян соціально-правового характеру; термін виконання – постійно;

забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішувати порушені у них питання;

продовжити практику щоквартального аналізу роботи зі зверненнями громадян та розгляду цього питання на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області; термін виконання – щокварталу.

3. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії

О.Л.Пилявська

Секретар колегії

Федько А.А.

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

18.07.2012

м. Запоріжжя

№ 3

 

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за І півріччя 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Запорізької міськради виділено додаткове приміщення площею 97м2, в якому проведено поточний ремонт, установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 532 пог.м., в 3-х архівосховищах замінено вхідні двері; в архівному відділі Енергодарської міськради встановлена охоронно-пожежна сигналізація в усіх 12 приміщеннях; в архівному відділі Бердянської райдержадміністрації проведено ремонт електрообладнання, в архівосховищі архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію; архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації придбано 2 вогнегасники.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2012 році було перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності близько 25,5 тис. справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, та понад 6,5 тис справ, які зберігаються в 69 установах – джерелах формування НАФ, що складає 72% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Веселівської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 210 спр., закартоновано близько 11 тис. спр., що складає відповідно 58% та 84% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Енергодарської, Запорізької, Мелітопольської міськрад, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

Протягом півріччя продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 121 спр. складено карток на 533 док. Що відповідає плановим завданням.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Бердянської, Енергодарської міськрад, Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій.

Архівним відділом Куйбишевської райдержадміністрації проведено описування 100 фотодокументів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 11 тис. спр. Національного архівного фонду при плані на рік 15 тис. справ.

Значно перевиконали планові завдання архівні відділи Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, К.-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Архівним відділом Куйбишевської райдержадміністрації прийнято на зберігання 100 фотодокументів.

Протягом півріччя до архівних відділів міськрад надійшло на зберігання понад 2,5 тис. спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано близько 9 тис. справ. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Запорізької, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Мелітопольської, Приморської райдержадміністрацій.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом півріччя експертно-перевірна комісія держархіву розглянула описи, представлені архівними відділами, загальним обсягом на 9582 спр. постійного зберігання при плані на рік 14,5 тис. справ. В т.ч архівними відділами райдержадміністрацій - 4273 спр. при плані 8605, міськрад – 5309 спр. при плані 5895.

З особового складу представлені описи на 8824 спр. при плані 7,8 справ, т.ч архівними відділами райдержадміністрацій 2345 при плані 2270, міськрад – 6479 при плані 5530 справ.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів склав за 1 півріччя 55 %.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 65 комплексних, 52 тематичних, 49 контрольних перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ архівними відділами проведено 20 семінарів, в роботі яких взяли участь 475 слухачів, прийнято участь в роботі 23 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 294 номенклатури справ, 407 інструкцій з діловодства, 87 положень про ЕК та 82 про архівні підрозділи, 149 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 327 тис. справ установ – джерел формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 7 тис. справ, 84 номенклатури справ, 40 інструкцій з діловодства, 32 положення про ЕК та 32 про архівні підрозділи, 300 актів про вилучення документів для знищення документів, не внесених до НАФ, на 200 тис. справ, представлених іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, К.-Дніпровської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської райдержадміністрацій;

- з погодження інструкцій з діловодства – Бердянської, Енергодарської міськрад, та всі архівні відділи райдержадміністрацій.

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1362 справи, до знищення виділено 713 справ з дублетною інформацією.

Архівними відділами Енергодарської міськради, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій підготовлено 6 виставок документів до Дня Перемоги та Дня Конституції, Василівської та Михайлівської райдержадміністрацій – 2 статті в місцевій пресі про забезпечення зберігання документів ліквідованих установ.

Архівними відділами виконано 4534 запити соціально-правового характеру, в т.ч. 4342 (96%) з позитивною відповіддю, 414 тематичних запитів, в т.ч. 394 (95 %) з позитивною відповіддю. З них запити про заробітну плату та стаж – 3652 ( 81%), з них на пільгових умовах – 1739 (48%).

За документами НАФ виконано 727 (16%) запитів соціально-правового характеру, 349 (84%) тематичних запитів.

На особистому прийомі надійшло 2555 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами міськрад: Запорізької - 1933, Бердянської - 658, Енергодарської – 1150, Бердянської - 39, Запорізької - 86, Куйбишевської - 35, Мелітопольської - 161, Оріхівської - 57, Якимівської – 65 райдержадміністрацій.

Надано послуги 259 користувачам документів, яким видано 1150 справ.

Архівними відділами надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 4634 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 835, Михайлівської – 1150 спр., Токмацької – 927.

Трудовими архівами виконано 389 тематичних запитів та 5704 запити соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 377 (97%) і 5573 (98%) запитів. На особистому прийомі надійшло 3,7 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами м. Мелітополя – 643, К.-Дніпровської – 551, Приазовської, Токмацької – по 420 запитів районних рад. Сільськими радами 7 районів виконано 1328 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської райдержадміністрації, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій – виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Бердянського (14% ), Василівського (35%), Запорізького (29%), Приазовського (6%), Розівського (36%), Якимівського (32%) районів.

Потребують упорядкування документи райдержадміністрацій: Бердянської (з 2007 р.), Василівської (з 2003 р.), Веселівської (з 2006 р.), Запорізької (з 2007 р.), Приазовської (з 2007 р.).

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Разом з тим не виконали планові завдання за І півріччя 2012 року архівні відділи:

- з приймання справ управлінської документації на зберігання та картонування справ – Запорізької міськради, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Приазовської райдержадміністрації;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами – Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За І півріччя 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2012 року;

2.2 забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у ІІІ кварталі 2012 року;

2.3 вжити необхідних заходів щодо посилення збереженості архівних документів, удосконалення охоронного режиму та доступу до приміщень, покращення умов зберігання документів Національного архівного фонду, які зберіга-ються в архівних відділах;

2.4. проконтролювати своєчасне упорядкування документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.5. забезпечити виконання завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.6 забезпечити надання консультативно-методичної допомоги трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.7 організувати своєчасний збір виборчої документації по виборах народних депутатів України; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.8. забезпечити висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди річниці Незалежності України; термін виконання – ІІІ квартал 2012 року.

3. Керівникам структурних підрозділів державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.

Заступник голови колегії

О.Л.Пилявська

Секретар колегії

Федько А.А.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

18.07.2012

м. Запоріжжя

№ 2

 

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І півріччя 2012 року


Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І півріччі 2012 року проведено значний обсяг робіт з розсекречення архівних документів. Було підготовлено та проведено 3 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами яких скасовано грифи секретності 804 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 67 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

у документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

Було створено електронні іменні бази даних:

‑ радянських воїнів, загиблих і похованих на території Запорізької області у період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) – 628 записів;

‑ громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи;

‑ актових записів про смерть громадян регіону в період голоду 1932-1933 рр. – 33805 записів;

‑ радянських військовополонених, померлих і похованих у період нацистської окупації 1943-1943 рр. у м. Запоріжжя ‑ 761 запис.

На виконання постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру» та доручення Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 35184/2/1-11 щодо виконання Плану заходів до 70-х роковин трагедії Бабиного Яру Державним архівом Запорізької області на знак скорботи за загиблими у роки Великої Вітчизняної війни у Бабиному Яру 27 січня 2012 року була проведена хвилина мовчання на вшанування пам’яті за загиблими та приспущення Державного Прапора України із чорними стрічками на будівлі Державного архіву Запорізької області; на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено збірник «Запорізький архів. Студії з історії євреїв Запорізького краю (ХІХ – І половини ХХ ст.): збірник документів і матеріалів: Наук.-довід. вид. / Упоряд.: В.О. Бондар, О.Г. Величко, І.В. Козлова. – Мелітополь, ТОВ «Видавничий будинок ММД», 2010. – 356 с.». Видання підготовлене Державним архівом Запорізької області за сприянням Запорізького міського відділення товариства «Україна-Ізраїль». У виданні наведені наукові статті за документами архіву щодо Голокосту єврейського населення у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС»:

виданий наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

На виконання Указу Президента України від 22 березня 2012 року № 206/2012 «Про заходи у зв’язку з 70-ми роковинами початку насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни», наказу Державної архівної служби України від 9 квітня 2012 року № 57 Державним архівом Запорізької області здійснювалися такі заходи:

- виданий наказ від 24 квітня 2012 року № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941- 1945 роки»;

- 07 травня у читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян, репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

- 20 червня був проведений день інформування за темою: «До відзначення у Запорізькій області Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні».

На офіційному веб-сайті Укрдержархіву розміщено електронну версію збірника документів з фондів держархіву «Дневники с далекой неволи» / Інститут історії України НАН України – Запорізьке відділення Запорізьке наукове товариство ім. Я. Новицького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесенівка» / Упоряд.: В. Ткаченко. – Запоріжжя, 2010. – 112 с.

На виконання Указу Президента України від 05.04.2012 № 242/2012 «Про відзначення 16-ї річниці Конституції України», Плану заходів з підготовки та відзначення 16-ї річниці Конституції України, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 31.05.2012 № 323-р, наказу Державної архівної служби України від 31.05.2012 № 95 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 16-ї річниці Конституції України» було видано наказ від 08.06.2012 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 16-ї річниці Конституції України»; у газеті «Запорізька правда опублікована стаття Величко О.Г. «Основному Закону України – Конституції – «Так!» (28 червня 2012 р.). На офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації експонуються он-лайнова виставка документів «28 червня – День Конституції». (http://www.zoda.gov.ua/news/4268/derzhavniy-arhiv-zaporizkoji-oblasti-pidgotuvav-vistavku-dokumentiv-28-chervnya--den-konstitutsiji.html).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 09.04.2012 № 57 «Про участь у заходах з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» Державним архівом Запорізької області були проведені заходи в організації роботи з вшанування 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років:

виданий наказ від 24.04.2012 № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників та з підготовки та відзначення 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»;

04 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку документів «Запоріжці у боротьбі проти нацизму», у якій представлені радянські агітаційні плакати про допомогу фронту, листівки, виготовлені запоріжцями в період тимчасової нацистської окупації, щоденник Печуріної Н. – страченої німцями, як члена молодіжної підпільної організації ДОП (Добровільна організація патріотів) Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області, передсмертні листи-записки Вайнера Л.В., учасника підпільної групи Гончара М.Г. м. Запоріжжя з німецької в’язниці.

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=206:2012-05-04-06-02-54);

05 травня 2012 року у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» опублікована стаття головного спеціаліста-археографа державного архіву Запорізької області Козлової І.В. «Перша річниця Дня Перемоги» (№ 64-65 (23098-23099) від 05.05.2012);

07 травня 2012 року в читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян,

репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

07 травня 2012 року відбулася презентація нового видання, підготовленого запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини;

додатково на наказ Укрдержархіву № 66 від 19.04.2012 було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 19.04.2012 № 66 інформуємо про відповідні заходи Державного архіву Запорізької області в організації роботи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.:

виданий наказ від 27.04.2012 № 35 «Про заходи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.»;

було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

У кошторисі Державного архіву Запорізької області на 2012 рік на утримання Державного архіву Запорізької області заплановано видатки у сумі 2503250 грн. За І півріччя 2012 року було заплановано використати 1021350,0 грн., фактично профінансовано 881757,0 грн., що становить 93%.

На оплату праці на 2012 рік заплановано 1157390 грн., за перше півріччя видатки профінансовано у сумі 523360 грн., що становить 100%.

До бюджетного запиту на 2013 рік на утримання архіву заплановано видатки у сумі 3878603,0 грн. (на 2012 рік планувалося 3542902,0 грн.). На оплату праці на 2013 рік заплановано кошти у сумі 1716445,0 грн.

За І півріччя 2012 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 2295 (2273 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 467 (542 - за аналогічний період минулого року).

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І півріччя регуляторні нормативно–правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І півріччя 2012 року проведено 4 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 16 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву області на 2012 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І півріччя 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2011 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та завдання на 2012 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2011 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році;

- Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

ІІ квартал

- Про план роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2012 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року;

- Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.16.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації»;

- Про заохочення представників ЗМІ області за краще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;

Проведення перевірок архівних установ

За І півріччя 2012 року проведено 5 комплексних перевірок роботи архівних відділів Новомиколаївської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад та одну контрольну перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення управління архівною справою та діловодством на відповідній території, забезпечення формування, збереженості документів НАФ, упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ.

Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міським головам.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2011 рік та їх завдання на 2012 рік розглядалося на засіданні колегії 22.02.2012.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання.

Станом на 01.07.2012 в Запорізькій області діють в області діють 76 архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 75, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І півріччя 2012 року відреставровано 0,9тис.арк.(у 2011 році 1,5 тис. арк.), відремонтовано 3,0 тис. арк. (у 2011 році 10,4тис. арк.) документів, оправлено і підшито 2637 справ ,(у 2011 році 800 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 24 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 20 рулонів), 1239 негативи фотодокументів.(у 2011 році 1545 негативів)

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 149 фондах (по 146 фондах у 2011 році). Перевірено 8730 справ (11343 справи у 2011 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 141 фонду (10713 справ), у 2011 році 174 фондах (10528 справ) на паперовій основі.

З метою підготовки Концепції Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 роки Державній архівній службі України надані пропозиції до заходів із забезпечення Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад сучасними засобами зберігання документів НАФ із визначенням необхідних обсягів фінансування з розбивкою за роками та їх фінансово-економічне обґрунтування.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України за розділами: сільське господарство, меліорація і водне господарство, лісове господарство, будівництво, торгівля, заготівля.

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 141 фонду.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 10713 (10528 у 2011 році) справ по 141 (174 у 2011 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 17600 справ).

Протягом І півріччя 2012 року проведено 12 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій 9 установ про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 19 (12 у 2011 році) інструкцій з діловодства, 8 (17 у 2011 році) положень про експертні комісії, 19 (18 у 2011 році) положень про архівні підрозділи, 1 (1 у 2011 році) положення про службу діловодства, 13 (17 у 2011 році) номенклатур справ, 153 (185 у 2011 році) акти про вилучення для знищення на 42 тис. справ (близько 49 тис у 2011 році) та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання, схвалено 297 описів на 10936 (13910 справ у 2011 році) справ постійного зберігання в т.ч. джерел комплектування держархіву – 1497 справ (2042 у 2011 році), архівних відділів – 9439 справ (11868 спр. у 2011 році).

Погоджено 267 описів на 12175 (11528 у 2011 році) справ з особового складу, представлені 339 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 3351 (4655 у 2011 році) справа, архівних відділів – 8824 (6873 у 2011 році).

Погоджено 4 номенклатури справ, 26 актів про вилучення для знищення на 22967 справ, 16 описів на 379 справ з особового складу, представлені 15 іншими установами. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 9 установам (9 - у 2011 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК держархіву області.

Проведено 15 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (14 - у 2011 році); 20 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (16 – у 2011 році), 31 контрольне перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 25 - у 2011 році).

Проведено 32 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (35 – у 2011 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1023 справи (1503 справи у 2011 році), до знищення виділено 126 справ (1503 справи у 2011 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, секретарів сільських, селищних рад – проведено чотири семінарських заняття.

07.06.2012 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 52 слухача.

Використання інформації документів НАФ

У І півріччі 2012 року було підготовлено та експонувалися 7 виставок документів.

У газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» започаткована рубрика «З архівних джерел», де опубліковані 10 статей.

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії 22  лютого вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік.

У прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя 27 січня заступник директора Пилявська Ольга Леонідівна розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області.

07 травня у читальному залі архіву до уваги відвідувачів було представлене нове видання, підготовлене запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1591 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2011 р. ‑ 1691). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %) (у І півріччі 2011 р. ‑ 1822).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 546;

– про майнові права – 329;

– про підтвердження стажу роботи – 296;

– тематичних – 143;

– про заробітну плату – 91;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 48 та ін.

– про примусове вивезення до Німеччини – 39;

– про репресії та розкуркулення – 37;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑28;

– про нагородження орденами і медалями – 12;

– про підтвердження депутатської діяльності – 11 та ін.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом першого півріччя 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 4, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 354 громадян, керівництвом архіву – 31, всього – 385 громадян.

У читальних залах архіву працювали 278 користувачів.

Користувачам у читальний зал видано 6393 од. зб. на паперовій основі (7500 у 2011 році).

Було підготовлено та видано два видання.

Методична робота

У І півріччі 2012 року здійснювалась науково-методична діяльність державного архіву. З метою надання методичної допомоги архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам та окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації ведення діловодства, упорядкування виборчих документів та передавання їх на архівне зберігання розроблені методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ» та Примірна інструкція з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад.

Проведено 6 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуто план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2012 рік, Плани тематичного короткострокового семінару «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів та семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, Примірна інструкцію з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, Методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ»; три розділи путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Установи і організації торгівлі», «Сільське господарство» та «Меліорація. Водне господарство», організаційне питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів забезпечити підготовку проекту регіональної програми розвитку архівної справи на 2013-2015 роки, термін виконання – до 01.09.2012;

3. Начальникам відділів: організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.), зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.) забезпечити надання консультативно-методичної допомоги архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІІІ-ІV кварталів 2012 року.

4. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання, начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.) проконтролювати виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІІІ кварталі 2012 року.

5. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.):

5.1. постійно забезпечувати суворий, своєчасний та достовірний облік архівних документів, які надходять на зберігання до Державного архіву; термін виконання – постійно;

5.2. провести аналіз стану упорядкованості документів Національного архівного фонду, скласти, у разі потреби, перспективні плани науково-технічного опрацювання документів, результати аналізу розглянути на засіданні колегії у жовтні 2012 року.

6. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання, начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.) проконтролювати виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - протягом ІІІ кварталу 2012 року.

7. Начальникам відділів: організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) вжити заходів щодо посилення керівництва та контролю за діяльністю архівних установ області, архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК установ-джерел комплектування; термін виконання - протягом ІІІ кварталу 2012 року.

8. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. забезпечити організацію заходів та висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди проголошення Державного суверенітету України та з нагоди річниці Незалежності України; термін виконання – ІІІ квартал 2012 року.

9. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г., завідувачу відділом фізичної збереженості документів Мурашку В.О. забезпечити регулярну, не рідше одного разу на квартал, підготовку та розміщення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомостей про роботу зі зверненнями громадян.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії

О.Л. Пилявська

Секретар колегії

А. А. Федько

ПРОТОКОЛ Засідання колегії

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

ПРОТОКОЛ

18.07.2012 № 5

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Заступник голови колегії –

Пилявська О.Л.

Секретар –

Федько А.А.

Присутні члени колегії:

Білець С.Т.

Величко О.Г.

Зінчик О.Ю.

Запрошені:

Ткаченко В.Г.

заступник голови Запорізької облдержадміністрації

Гамов Андрій Миколайович

Начальник архівного відділу Запорізької міськради

Щербаха Людмила Іванівна

Начальник архівного відділу Бердянської міськради

Жаркова Галина Миколаївна

Начальник архівного відділу Вільнянської райдержадміністрації

Зарецька Вікторія Миколаївна

Начальник архівного відділу Запорізької райдержадміністрації

Романенко Ольга Пантеліївна

Начальник архівного відділу Куйбишевської райдержадміністрації

Батечко Наталія Миколаївна

Начальник архівного відділу Новомиколаївської райдержадміністрації

Березовська Галина Степанівна

Працівники Державного архіву Запорізької області

працівники Державного архіву Запорізької області

17осіб

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року.

Інформує: Петроченко К.О., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИЛИ:

Гамов А.М., який звернув увагу присутніх на важливість прийняття регіональної програми розвитку архівної справи, виразив сподівання на взаємну співпрацю в цьому напрямку. А також запевнив присутніх у всебічній підтримці архівної справи.

Ткаченко В.Г., який відмітив, що співробітництву Державного архіву Запорізької області та Запорізького Національного університету в цьому році виповнюється 25 років, і що воно стає з року в рік все тіснішим: це і спільні видання, і практика студентів, і навчання працівників архівних установ в університеті і багато іншого. Він також виразив сподівання на подальшу таку ж плідну співпрацю.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИСТУПИЛА: Батечко Н.М. – текст виступу додається.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року

Петроченко К.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Заступник голови колегії

О.Л.Пилявська

Секретар колегії

А.А.Федько

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

18 липня 2012 року, відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, присвячене підбиттю підсумків діяльності архівних установ області за І півріччя 2012 року.

На розгляд колегії було винесено такі питання: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2012 року; про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року; про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення за І півріччя 2012 року; про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року; про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2012 року

Додаток 2

до протоколу засідання колегії

18.07.2012 № 5

 

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І півріччя 2012 року


Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І півріччі 2012 року проведено значний обсяг робіт з розсекречення архівних документів. Було підготовлено та проведено 3 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами яких скасовано грифи секретності 804 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 67 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

у документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

Було створено електронні іменні бази даних:

‑ радянських воїнів, загиблих і похованих на території Запорізької області у період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) – 628 записів;

‑ громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи;

‑ актових записів про смерть громадян регіону в період голоду 1932-1933 рр. – 33805 записів;

‑ радянських військовополонених, померлих і похованих у період нацистської окупації 1943-1943 рр. у м. Запоріжжя ‑ 761 запис.

На виконання постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру» та доручення Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 35184/2/1-11 щодо виконання Плану заходів до 70-х роковин трагедії Бабиного Яру Державним архівом Запорізької області на знак скорботи за загиблими у роки Великої Вітчизняної війни у Бабиному Яру 27 січня 2012 року була проведена хвилина мовчання на вшанування пам’яті за загиблими та приспущення Державного Прапора України із чорними стрічками на будівлі Державного архіву Запорізької області; на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено збірник «Запорізький архів. Студії з історії євреїв Запорізького краю (ХІХ – І половини ХХ ст.): збірник документів і матеріалів: Наук.-довід. вид. / Упоряд.: В.О. Бондар, О.Г. Величко, І.В. Козлова. – Мелітополь, ТОВ «Видавничий будинок ММД», 2010. – 356 с.». Видання підготовлене Державним архівом Запорізької області за сприянням Запорізького міського відділення товариства «Україна-Ізраїль». У виданні наведені наукові статті за документами архіву щодо Голокосту єврейського населення у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС»:

виданий наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

На виконання Указу Президента України від 22 березня 2012 року № 206/2012 «Про заходи у зв’язку з 70-ми роковинами початку насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни», наказу Державної архівної служби України від 9 квітня 2012 року № 57 Державним архівом Запорізької області здійснювалися такі заходи:

- виданий наказ від 24 квітня 2012 року № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941- 1945 роки»;

- 07 травня у читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян, репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

- 20 червня був проведений день інформування за темою: «До відзначення у Запорізькій області Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні».

На офіційному веб-сайті Укрдержархіву розміщено електронну версію збірника документів з фондів держархіву «Дневники с далекой неволи» / Інститут історії України НАН України – Запорізьке відділення Запорізьке наукове товариство ім. Я. Новицького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесенівка» / Упоряд.: В. Ткаченко. – Запоріжжя, 2010. – 112 с.

На виконання Указу Президента України від 05.04.2012 № 242/2012 «Про відзначення 16-ї річниці Конституції України», Плану заходів з підготовки та відзначення 16-ї річниці Конституції України, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 31.05.2012 № 323-р, наказу Державної архівної служби України від 31.05.2012 № 95 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 16-ї річниці Конституції України» було видано наказ від 08.06.2012 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 16-ї річниці Конституції України»; у газеті «Запорізька правда опублікована стаття Величко О.Г. «Основному Закону України – Конституції – «Так!» (28 червня 2012 р.). На офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації експонуються он-лайнова виставка документів «28 червня – День Конституції». (http://www.zoda.gov.ua/news/4268/derzhavniy-arhiv-zaporizkoji-oblasti-pidgotuvav-vistavku-dokumentiv-28-chervnya--den-konstitutsiji.html).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 09.04.2012 № 57 «Про участь у заходах з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» Державним архівом Запорізької області були проведені заходи в організації роботи з вшанування 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років:

виданий наказ від 24.04.2012 № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників та з підготовки та відзначення 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»;

04 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку документів «Запоріжці у боротьбі проти нацизму», у якій представлені радянські агітаційні плакати про допомогу фронту, листівки, виготовлені запоріжцями в період тимчасової нацистської окупації, щоденник Печуріної Н. – страченої німцями, як члена молодіжної підпільної організації ДОП (Добровільна організація патріотів) Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області, передсмертні листи-записки Вайнера Л.В., учасника підпільної групи Гончара М.Г. м. Запоріжжя з німецької в’язниці.

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=206:2012-05-04-06-02-54);

05 травня 2012 року у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» опублікована стаття головного спеціаліста-археографа державного архіву Запорізької області Козлової І.В. «Перша річниця Дня Перемоги» (№ 64-65 (23098-23099) від 05.05.2012);

07 травня 2012 року в читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян,

репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

07 травня 2012 року відбулася презентація нового видання, підготовленого запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини;

додатково на наказ Укрдержархіву № 66 від 19.04.2012 було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 19.04.2012 № 66 інформуємо про відповідні заходи Державного архіву Запорізької області в організації роботи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.:

виданий наказ від 27.04.2012 № 35 «Про заходи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.»;

було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

У кошторисі Державного архіву Запорізької області на 2012 рік на утримання Державного архіву Запорізької області заплановано видатки у сумі 2503250 грн. За І півріччя 2012 року було заплановано використати 1021350,0 грн., фактично профінансовано 881757,0 грн., що становить 93%.

На оплату праці на 2012 рік заплановано 1157390 грн., за перше півріччя видатки профінансовано у сумі 523360 грн., що становить 100%.

До бюджетного запиту на 2013 рік на утримання архіву заплановано видатки у сумі 3878603,0 грн. (на 2012 рік планувалося 3542902,0 грн.). На оплату праці на 2013 рік заплановано кошти у сумі 1716445,0 грн.

За І півріччя 2012 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 2295 (2273 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 467 (542 - за аналогічний період минулого року).

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І півріччя регуляторні нормативно–правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І півріччя 2012 року проведено 4 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 16 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву області на 2012 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І півріччя 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2011 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та завдання на 2012 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2011 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році;

- Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

ІІ квартал

- Про план роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2012 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року;

- Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.16.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації»;

- Про заохочення представників ЗМІ області за краще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;

Проведення перевірок архівних установ

За І півріччя 2012 року проведено 5 комплексних перевірок роботи архівних відділів Новомиколаївської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад та одну контрольну перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення управління архівною справою та діловодством на відповідній території, забезпечення формування, збереженості документів НАФ, упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ.

Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міським головам.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2011 рік та їх завдання на 2012 рік розглядалося на засіданні колегії 22.02.2012.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання.

Станом на 01.07.2012 в Запорізькій області діють в області діють 76 архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 75, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І півріччя 2012 року відреставровано 0,9тис.арк.(у 2011 році 1,5 тис. арк.), відремонтовано 3,0 тис. арк. (у 2011 році 10,4тис. арк.) документів, оправлено і підшито 2637 справ ,(у 2011 році 800 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 24 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 20 рулонів), 1239 негативи фотодокументів.(у 2011 році 1545 негативів)

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 149 фондах (по 146 фондах у 2011 році). Перевірено 8730 справ (11343 справи у 2011 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 141 фонду (10713 справ), у 2011 році 174 фондах (10528 справ) на паперовій основі.

З метою підготовки Концепції Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 роки Державній архівній службі України надані пропозиції до заходів із забезпечення Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад сучасними засобами зберігання документів НАФ із визначенням необхідних обсягів фінансування з розбивкою за роками та їх фінансово-економічне обґрунтування.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України за розділами: сільське господарство, меліорація і водне господарство, лісове господарство, будівництво, торгівля, заготівля.

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 141 фонду.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 10713 (10528 у 2011 році) справ по 141 (174 у 2011 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 17600 справ).

Протягом І півріччя 2012 року проведено 12 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій 9 установ про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 19 (12 у 2011 році) інструкцій з діловодства, 8 (17 у 2011 році) положень про експертні комісії, 19 (18 у 2011 році) положень про архівні підрозділи, 1 (1 у 2011 році) положення про службу діловодства, 13 (17 у 2011 році) номенклатур справ, 153 (185 у 2011 році) акти про вилучення для знищення на 42 тис. справ (близько 49 тис у 2011 році) та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання, схвалено 297 описів на 10936 (13910 справ у 2011 році) справ постійного зберігання в т.ч. джерел комплектування держархіву – 1497 справ (2042 у 2011 році), архівних відділів – 9439 справ (11868 спр. у 2011 році).

Погоджено 267 описів на 12175 (11528 у 2011 році) справ з особового складу, представлені 339 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 3351 (4655 у 2011 році) справа, архівних відділів – 8824 (6873 у 2011 році).

Погоджено 4 номенклатури справ, 26 актів про вилучення для знищення на 22967 справ, 16 описів на 379 справ з особового складу, представлені 15 іншими установами. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 9 установам (9 - у 2011 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК держархіву області.

Проведено 15 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (14 - у 2011 році); 20 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (16 – у 2011 році), 31 контрольне перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 25 - у 2011 році).

Проведено 32 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (35 – у 2011 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1023 справи (1503 справи у 2011 році), до знищення виділено 126 справ (1503 справи у 2011 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, секретарів сільських, селищних рад – проведено чотири семінарських заняття.

07.06.2012 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 52 слухача.

Використання інформації документів НАФ

У І півріччі 2012 року було підготовлено та експонувалися 7 виставок документів:

10 січня у читальному залі архіву була відкрита документальна виставка «Запорізькій області ‑ 73. Народження області. Як це було», яка також була розміщена на веб-сайті Державного архіву Запорізької області (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=173:q-73-q);

11 січня на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «Творець правдивих образів». До ювілею народної артистки УРСР Морозової Анастасії Іванівни» (105 років з дня народження) (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=174:105-);

21 лютого на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «90 років від дня народження Бальцера А.І. (1922-1997), колишнього директора Запорізької обласної універсальної бібліотеки ім. О.М. Горького»

http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=186:l90-1922-1997-r;

18 квітня до 130-річчя від дня народження Липинського В.К. ‑ видатного українського політичного діяча, історика, філософа, соціолога, публіциста, теоретика українського консерватизму, на сайті держархіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку документів, наданих Державним архівом Волинської області, доктором історичних наук, професором Запорізького національного університету Ігнатушею О.М. (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=191:-130-)

04 травня на сайті розміщено он-лайнову виставку документів «Запоріжці у боротьбі проти нацизму» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=206:2012-05-04-06-02-54);

07 травня у читальному залі архіву була відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

У газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» започаткована рубрика «З архівних джерел», де опубліковані 10 статей:

директора архіву Тедєєва О.С. «Погляд крізь роки: від давнини – до сьогодення» (До 73-ї річниці утворення Запорізької області), (№ 3-4 (23037-23038);

головного спеціаліста - керівника режимно-секретної служби Бондаря В.О. «Самостійність тоді не прийшла, а …«злетіла до нас» (До 22 січня - Дня соборності і свободи України), (№ 9 (23043) від 21 січня 2012 року) http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4370:-----q--q&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

головного спеціаліста-архівіста Третяк С.Д. «Про жінку – газетним рядком. За сторінками газети «Червоне Запоріжжя» (№ 34 (23068) від 06 березня 2012 року);

Козлової І.В. «Перша річниця Дня перемоги» (від 05 травня 2012 р.);

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4820:2012-05-08-10-36-48&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56);

Козлової І.В. «Блакитний експрес. До 40-річчя запорізької дитячої залізниці» (від 08 травня 2012 р.);

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4832:2012-05-12-18-58-18&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Бондаря В.О. «Про що промовчав документ, або Українська гривня на Запоріжжі. Рік 1919» (№54-55 (23088-23089) від 12 квітня 2012 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4756:----------1919-&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Козлової І.В. «12 квітня 1961 року: радянська людина у космосі!» (№54-55 (23088-23089) від 12 квітня 2012 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4758:12-1961-&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Савощенко О.Л. «Як дбали про безпеку на виробництві у 20-ті роки минулого століття» (№ 63 (23097) від 28 квітня 2012 р.);

Козлової І.В. «Запоріжжя у червні 1941-го» (№№89-90 (23123-23124) від 21 червня 2012 р.);

Величко О.Г. «Основному Закону України – Конституції – «Так!» (28 червня 2012 р.).

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії 22  лютого вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік.

У прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя 27 січня заступник директора Пилявська Ольга Леонідівна розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області.

07 травня у читальному залі архіву до уваги відвідувачів було представлене нове видання, підготовлене запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1591 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2011 р. ‑ 1691). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %) (у І півріччі 2011 р. ‑ 1822).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 546;

– про майнові права – 329;

– про підтвердження стажу роботи – 296;

– тематичних – 143;

– про заробітну плату – 91;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 48 та ін.

– про примусове вивезення до Німеччини – 39;

– про репресії та розкуркулення – 37;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑28;

– про нагородження орденами і медалями – 12;

– про підтвердження депутатської діяльності – 11 та ін.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом першого півріччя 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 4, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 354 громадян, керівництвом архіву – 31, всього – 385 громадян.

У читальних залах архіву працювали 278 користувачів.

Користувачам у читальний зал видано 6393 од. зб. на паперовій основі (7500 у 2011 році).

Було підготовлено та видано два видання:

«Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.)/ Запорізький національний університет, Державний архів Запорізької області. – Запоріжжя. – 2012.

«Запорізький архів. З історії міста Олександрівська. Єврейські студії»/ Державний архів Запорізької області, Запорізьке відділення товариства «Україна-Ізраїль». ‑ Державний архів Запорізької області. – Запоріжжя. – 2012.

Методична робота

У І півріччі 2012 року здійснювалась науково-методична діяльність державного архіву. З метою надання методичної допомоги архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам та окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації ведення діловодства, упорядкування виборчих документів та передавання їх на архівне зберігання розроблені методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ» та Примірна інструкція з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад.

Проведено 6 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуто план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2012 рік, Плани тематичного короткострокового семінару «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів та семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, Примірна інструкцію з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, Методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ»; три розділи путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Установи і організації торгівлі», «Сільське господарство» та «Меліорація. Водне господарство», організаційне питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області.

Заступник директора
О.Л.Пилявська

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2012 року

Додаток 2

до протоколу засідання колегії

27.04.2011 № 3

 

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2012 року


Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

Відповідно до наказу Держкомархіву України від 09.07.2010 № 6/ДСК 9 справам постійного зберігання, що перебувають на інвентарному обліку в режимно-секретній службі Державного архіву Запорізької області, гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування».

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

у документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

Було створено електронні іменні бази даних:

‑ радянських воїнів, загиблих і похованих на території Запорізької області у період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) – 628 записів;

‑ громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи;

‑ актових записів про смерть громадян регіону в період голоду 1932-1933 рр. – 33805 записів;

‑ радянських військовополонених, померлих і похованих у період нацистської окупації 1943-1943 рр. у м. Запоріжжя ‑ 761 запис.

На виконання постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру» та доручення Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 35184/2/1-11 щодо виконання Плану заходів до 70-х роковин трагедії Бабиного Яру Державним архівом Запорізької області на знак скорботи за загиблими у роки Великої Вітчизняної війни у Бабиному Яру 27 січня 2012 року була проведена хвилини мовчання на вшанування пам’яті за загиблими та приспущення Державного Прапора України із чорними стрічками на будівлі Державного архіву Запорізької області; на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено збірник «Запорізький архів. Студії з історії євреїв Запорізького краю (ХІХ – І половини ХХ ст.): збірник документів і матеріалів: Наук.-довід. вид. / Упоряд.: В.О. Бондар, О.Г. Величко, І.В. Козлова. – Мелітополь, ТОВ «Видавничий будинок ММД», 2010. – 356 с.». Видання підготовлене Державним архівом Запорізької області за сприянням Запорізького міського відділення товариства «Україна-Ізраїль». У виданні наведені наукові статті за документами архіву щодо Голокосту єврейського населення у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС»:

виданий наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

За І квартал 2012 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 1127 (1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 261 (254 - за аналогічний період минулого року).

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу регуляторні нормативно–правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2012 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 8 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву області на 2012 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2012 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2011 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та завдання на 2012 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2011 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році;

- Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2012 року проведено одну комплексну перевірку архівного відділу Токмацької міськради з питань забезпечення формування, збереженості документів НАФ, упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ.

Довідки про результати перевіряння роботи архівного відділу надіслані до облдержадміністрації та міському голові.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2011 рік та їх завдання на 2012 рік розглядалося на засіданні колегії 22.02.2012.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання.

Станом на 01.04.2012 в Запорізькій області діють в області діють 76 архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 75, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2012 року відреставровано 0,5тис.арк.(у 2011 році 0,7 тис. арк.), відремонтовано 1,6 тис. арк. (у 2011 році 7,5тис. арк.) документів, оправлено і підшито 1099 справ ,(у 2011 році 278 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 10 рулонів), 1017 негативи фотодокументів.(у 2011 році 762 негативів)

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 69 фондах (по 144 фондах у 2011 році). Перевірено 3689 справ (10849 справ у 2011 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 45 фондах (2927 справ), у 2011 році 54 фондах (3033 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: сільського господарства, лісового господарства, будівництва.

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 45 фондів.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 2927 (3033 у 2011 році) справ по 45 (54 у 2011 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 17600 справ).

Протягом І кварталу 2012 року проведено 5 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій двох установ про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 11 інструкцій з діловодства, 2 (4 у 2011 році) положення про експертні комісії, 3 (4 у 2011 році) положення про архівні підрозділи, 8 (8 у 2010 році) номенклатур справ, 113 актів про вилучення для знищення на 74 тис. справ та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання, схвалено 145 описів на 4402 (5802 спр. у 2011 році) справи постійного зберігання в т.ч. джерел комплектування держархіву – 624 спр. (759 у 2011 році), архівних відділів – 3778 спр. (5043 спр. у 2010 році)

Погоджено 129 описів на 3478 (3346 у 2011 році) справ з особового складу, представлені 193 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 458 спр., архівних відділів – 3020 спр. (план на рік – 18500),

Погоджено одну номенклатуру справ, 15 актів про вилучення для знищення на 6295 справ, 8 описів на 157 справ з особового складу, представлені 13 іншими установами. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 3 установам (2- у 2011 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК держархіву області.

Проведено 8 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2011 році); 9 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (6– у 2011 році), 13 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 9 - у 2011 році).

Проведено 14 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (13 – у 2011 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1023 справи (1503 справи у 2011 році), до знищення виділено 126 справ (1503 справи у 2011 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення – проведено два семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

У І кварталі 2012 року було підготовлено та експонувалися виставки документів:

10 січня у читальному залі архіву була відкрита документальна виставка «Запорізькій області ‑ 73. Народження області. Як це було», яка також була розміщена на веб-сайті Державного архіву Запорізької області (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=173:q-73-q);

11 січня на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «Творець правдивих образів». До ювілею народної артистки УРСР Морозової Анастасії Іванівни» (105 років з дня народження) (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=174:105-);

21 лютого на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «90 років від дня народження Бальцера А.І. (1922-1997), колишнього директора Запорізької обласної універсальної бібліотеки ім. О.М. Горького»

http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=186:l90-1922-1997-r;

У газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» започаткована рубрика «З архівних джерел», де опубліковані 3 статті:

директора архіву Тедєєва О.С. «Погляд крізь роки: від давнини – до сьогодення» (До 73-ї річниці утворення Запорізької області), (№ 3-4 (23037-23038);

головного спеціаліста - керівника режимно-секретної служби Бондаря В.О. «Самостійність тоді не прийшла, а …«злетіла до нас» (До 22 січня - Дня соборності і свободи України), (№ 9 (23043) від 21 січня 2012 року) http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4370:-----q--q&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

головного спеціаліста-архівіста Третяк С.Д. «Про жінку – газетним рядком. За сторінками газети «Червоне Запоріжжя» (№ 34 (23068) від 06 березня 2012 року).

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії 22  лютого вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік.

У прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя 27 січня заступник директора Пилявська Ольга Леонідівна розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області.

У І кварталі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 798 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2011 р. ‑ 886). Кількість питань, порушених у зверненнях – 822 (у І кварталі 2011 р. ‑ 928). Виконано з них із позитивним результатом – 509 запитів (62 %), (у І кварталі 2011 р. – 618 (67 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 266;

– про майнові права – 175;

– про підтвердження стажу роботи – 156;

– про заробітну плату – 49;

– про репресії та розкуркулення – 16;

– про примусове вивезення до Німеччини – 16;

– про нагородження орденами і медалями – 8;

– про підтвердження депутатської діяльності – 7;

– тематичних – 77;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 26 та ін.

У 2012 році прогнозується збільшення запитів про актові записи цивільного стану та підтвердження майнових прав, зменшення запитів щодо підтвердження стажу роботи, заробітної плати.

Протягом І кварталу 2012 року надійшло запитів від інвалідів - 3, матері-героїні - 1, учасників війни - 3, пенсіонерів - 65.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 164 громадян, керівництвом архіву – 18, всього – 182 громадянина.

У читальних залах архіву працювали 160 користувачів.

Користувачам у читальний зал видано 5100 од. зб. на паперовій основі (5788 у 2011 році).

Методична робота

У І кварталі 2012 року проведено 3 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2012 рік та План тематичного короткострокового семінару «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, Примірну інструкцію з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, розділ путівника по фондах Державного архіву Запорізької області «Установи і організації торгівлі».

Заступник директора
О.Л.Пилявська

Про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та завдання на 2012 рік

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

22.02.2012

м. Запоріжжя

№1

 

Про підсумки роботи архівних установ області

за 2011 рік та завдання на 2012 рік


Розглянувши підсумки виконання архівними установами області планових завдань у 2011 році та завдання на 2012 рік, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що архівні установи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2011 рік. Кращих показників у виконанні планових завдань 2011 року досягли архівні відділи Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької, райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Діяльність архівних установ області у 2011 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», від 25.10.2010 № 965/2010 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України», від 01.11.2010 № 990/2010 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України», від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 03.07.2009 № 508/2009 «Про заходи із забезпечення прав фізичних та юридичних осіб щодо одержання адміністративних (державних) послуг», постанови Кабінету Міністрів України від 17.07.2009 № 737 «Про заходи щодо упорядкування державних, у тому числі адміністративних послуг», наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», від 30.06.2011 № 79 «Про участь державних архівів у заходах з відзначення у 2011 році Дня партизанської слави та 70-ї річниці партизанського руху в Україні у період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» інших нормативних актів.

Державним архівом області розроблено і зареєстровано в установленому порядку регуляторний акт – наказ «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах».

Протягом 2011 року на кошти, що надійшли з державного та місцевих бюджетів, здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю за організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, посилення пожежної безпеки.

З метою покращення умов зберігання документів Державним архівом області проведено перевірки, профілактичні ремонти, ревізії систем опалення, водопостачання та водовідведення, електрообладнання, вентиляції.

Архівному відділу Запорізької міськради замінено приміщення робочої кімнати на більше, проведено ремонт електрообладнання; в приміщеннях архівного відділу Бердянської міськради проведено ремонт охоронної та протипожежної сигналізацій, ремонт електрообладнання, здійснено оброблення дерев’яних конструкцій стелажів вогнезахисним розчином; в приміщеннях архівного відділу Енергодарської міськради встановлено протипожежні вхідні двері до 5 архівосховищ та замінено 5 вікон, в приміщеннях архівного відділу Мелітопольської міськради проведено ремонт систем опалення.

Проведено поточний ремонт приміщення архівосховища, ремонт охоронно-протипожежної сигналізації, систем опалення, електрообладнання і електромереж, заміри опору ізоляції в приміщеннях архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації. Через відсутність коштів на обслуговування охоронно-пожежна сигналізація архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації була відключена від центрального пульту охорони і, таким чином, перестала функціонувати. В зв’язку з цим в архівосховищі архівного відділу була встановлена автономна охоронна сигналізація.

Архівним відділам Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської і Приазовської райдержадміністрацій придбано 4 вогнегасники та один перезаряджено.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року держархівом області створений страховий фонд на 85 справ (38,4 тис. кадрів), відреставровано 4,5 тис. та відремонтовано 20 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 2,4 тис. справ, закартоновано 36,5 тис. справ.

Пріоритетним напрямком роботи архівних установ у 2011 році було перевіряння наявності документів НАФ, чому сприяла Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки. Архівні установи області провели перевіряння наявності 66 тис. Справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та близько 50 тис справ, які зберігаються в установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Василівської, Веселівської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно відвідується офіційний веб-сайт Державного архіву. З розвитком інформатизації наряду з традиційними формами науково-довідкового апарату до документів архівні установи все більше уваги приділяють створенню електронних баз даних на архівні документи.

У 2011 році Державним архівом Запорізької області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчика фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Завершено роботу з підготовки до видання анотованого реєстру описів фондів дорадянського періоду, продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання Державним архівом Запорізької області протягом 2011 року проведено перевірки роботи 10 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 2 трудових архівів, 132 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 369 перевірок установ – джерел формування НАФ.

Проведено 23 семінари, прийнято участь в роботі 38 семінарів, які проводилися іншими установами, огляд забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства на підприємствах, в установах і організаціях – джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу Енергодарської міськради.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 1102 установами області загальним обсягом 33,6 тис. справ управлінської документації, 50,8 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 46%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 20,6 тис. справ, що на 17% більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Оріхівського, Пологівського, Токмацького районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ в цілому становить 70% .

На 100% упорядковані документи в установах міст Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Гуляйпільського, Куйбишевського, Пологівського, Токмацького районів, 80-89 % - Великобілозерського, Вільнянського, К.-Дніпровського, Новомиколаївського, Приморського районів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. В 2011 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 37 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, К.-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Токмацької міськрад. Забезпечено приймання на зберігання виборчої документації з місцевих виборів 2010 року.

Державний архів Запорізької області, архівні відділи Гуляйпільської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад прийняли на зберігання відео-фотодокументи.

Протягом 2011 року працівники архівних установ області активно популяризували архівні документи.

Вийшов з друку збірник документів «Оріхівська справа. 1932. Документи та матеріали», підготовлений за участю Державного архіву Запорізької області.

Підготовлені та експонувалися 10 виставок документів у приміщенні Державного архіву Запорізької області та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву. Архівними відділами підготовлено 14 виставок документів.

Всього за документами архівних установ підготовлено 17 ініціативних інформувань, 11 радіопередач, 2 телепередачі, в місцевій пресі опубліковано 13 публікацій. Активно працювали в цьому напрямі Державний архів Запорізької області, архівні відділи Василівської, Веселівської, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Щорічно зростає кількість користувачів документної інформації. У 2011 році в читальних залах державного архіву Запорізької області та в архівних відділах працювали 1,1 тис. користувачів документної інформації, з них 626 – в Державному архіві Запорізької області. Користувачам видано понад 20 тис. справ.

В 2011 році продовжувала рости мережа трудових архівів. На сьогоднішній день в області діє 76 трудових архівів. Протягом року ними прийнято на зберігання 12,2 тис. спр. з особового складу 196 ліквідованих установ. До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 10,1 тис. спр. з особового складу 278 ліквідованих установ.

Протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 28,1 тис. архівних довідок, в т.ч. держархівом – 3,7 тис., архівними відділами – 10,7 тис., трудовими архівами – 13,7 тис. довідок.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Василівської, Вільнянської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Бердянської (1,9 тис.), Запорізької (4 тис.), Енергодарської (2,2 тис.), міськрад, трудовими архівами Мелітопольської міськради (1,6 тис.), Вільнянської (875), К.-Дніпровської (886), Михайлівської (721), Оріхівської (875) Приазовської (1002), Токмацької (972) районних рад, Куйбишевської (656) райдержадміністрації.

Упродовж 2011 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 6 фондах. Скасовано грифи секретності 2546 справам, з них 44 справам гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування».

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Мелітопольської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій – виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Мелітополя (44%), Бердянського (24%), Запорізького (29%), Приазовського (8%), Якимівського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу державних архівних установ області по виконанню планових завдань 2011 року.

2. Керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад:

2.1 забезпечити своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до відповідних бюджетних запитів під час формування Державного та місцевого бюджетів на 2013 рік з урахуванням потреб архівних установ. Інформувати Державний архів Запорізької області до 1 червня 2012 року;

2.2 щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надавати інформацію про роботу архівних установ для висвітлення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області .

3. Архівним відділам Бердянської, Мелітопольської, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій, та рекомендувати архівним відділам Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад здійснити необхідні заходи щодо надання відділам статусу юридичної особи та виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

4. Пріоритетними напрямками розвитку архівної галузі регіону у 2012 році вважати:

– виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у 2012 році;

– організація обліку справ, не виявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

– покращення матеріально-технічного забезпечення архівних установ;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

– вжиття заходів щодо посилення пожежної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій;

– посилення режиму охорони та доступу до архівних приміщень і на територію;

– створення страхового фонду та фонду користування на документи Національного архівного фонду;

– виявлення унікальних документів, складання та подання їх переліків до Укрдержархіву, вжиття заходів щодо проведення грошової оцінки унікальних документів та забезпечення їх страхування;

– першочергове приймання на постійне зберігання документів НАФ строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися;

–приймання документів з виборів народних депутатів України 2012 року;

– продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР;

– забезпечення комп’ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням;

– забезпечення інформаційного наповнення та постійний супровід офіційного веб-сайту Державного архіву Запорізької області;

– активна участь в заходах до 80-річчя вшанування пам’яті жертв Голодомору 1932 – 1933 рр., 325-річчя з часу обрання гетьманом України Мазепи І.І., 100-річчя від дня народження Стельмаха М.П., 100-річчя від дня народження Малишка А.А., 290-річчя від дня народження Сковороди Г.С., до 80 річчя з часу урочистого відкриття Дніпрогесу; 165 річчя від дня народження Новицького Я.П. (1847-1925), 185 річчя від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років від дня заснування курорту «Бердянськ»;

– наповнення баз даних архівно – пошукового проекту «Український мартиролог ХХ ст.»;

– забезпечення видання довідника «Державний архів Запорізької області: Анотований реєстр. – Т.1. Фонди дорадянського періоду», продовження роботи з підготовки і видання путівника по фондах Державного архіву Запорізької області, інших публікацій про склад та зміст архівних документів;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження та упорядкування документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– керівництво і контроль за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ – джерел формування НАФ;

– надання консультаційно-методичної допомоги установам у складанні номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, експертні комісії та архівні підрозділи у зв’язку з новими редакціями нормативно-правових актів;

– виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення надання платних послуг;

– забезпечення ефективного та цільового використання бюджетних коштів, посилення бюджетної дисципліни;

– систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

5. Керівництву Державного архіву області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад забезпечити виконання пункту 4 цього рішення в межах повноважень.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії

О.С.Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько

Графіки прийому громадян

ГРАФІК

проведення особистого прийому громадян керівництвом

Державного архіву Запорізької області

(вул. Українська, 48, м. Запоріжжя)

 

 

з/п

Прізвище, ім’я,

по батькові, посада

Дні

прийому

Години прийому

1.

Тедєєв

Олександр Сергійович,

директор Державного архіву Запорізької області

Перший четвер місяця

з 9.00 до 11.00

Другий четвер місяця

з 9.00 до 11.00

Третій четвер місяця

з 9.00 до 11.00

Четвертий четвер місяця

з 14.00 до 16.00

2.

ФЕДЬКО

Антоніна Анатоліївна,

заступник директора Державного архіву – начальник відділу організації і координації архівної справи Державного архіву Запорізької області

Перша середа місяця

з 14.00 до 16.00

Друга середа місяця

з 14.00 до 16.00

Третя середа місяця

з 14.00 до 16.00

Четверта середа місяця

з 9.00 до 11.00

3.

Величко

Олена Григорівна,

начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області

Перший понеділок місяця

з 9.00 до 11.00

Другий понеділок місяця

з 9.00 до 11.00

Третій понеділок місяця

з 9.00 до 11.00

Четвертий понеділок місяця

з 14.00 до 16.00

Згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.12.2022 № 39

 

Державний архів Запорізької області вул. Українська, 48, м. Запоріжжя

Робота столу довідок (каб. 4):

Прийом громадян: вівторок, четвер 9.00 – 12.00, 13.00 – 16.00.

Прийом іногородніх громадян та громадян пільгових категорій проводиться у понеділок – четвер 9.00 – 12.00, 13.00 – 16.00, у п’ятницю 9.00 – 12.00, 13.00 – 15.30;

У відділі інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області (стіл довідок) особистий прийом громадян проводять спеціалісти відділу:

1) науковий співробітник Желізна Аліна Юріївна, у разі її відсутності науковий співробітник Стовбур Олена Станіславівна. Прийом здійснюється за адресою: вул. Українська, 48, м. Запоріжжя, адміністративний корпус 1 Державного архіву Запорізької області, кабінет № 4;

2) науковий співробітник Максименко Євген, у разі його відсутності науковий співробітник Желізна Аліна Юріївна. Прийом здійснюється за адресою: проспект Соборний, 162-б, м. Запоріжжя, адміністративний корпус 2 Державного архіву Запорізької області, вестибюль.

Читальні зали у 1 та 2 корпусах Державного архіву Запорізької області тимчасово не працюють (закриті для відвідувачів).

Прийом звернень громадян, запитів фізичних і юридичних осіб, консультування буде проводитися таким чином:

на особистому прийомі;

через поштові скриньки: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.; Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.;

через номери засобів зв’язку (телефон):

тел.: (061) 787 47 44; 280 07 30; 280 07 31; 280 07 32; 280 07 33; 280 07 35.

 

Довідка про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році


Додаток 3

до протоколу засідання колегії

22.02.2012 № 2

Довідка

про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році


Основні зусилля в роботі Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотриманням вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

У Державному архіві Запорізької області практикується розгляд питань щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції на засіданні колегії.

Так, на засіданні колегії 15.07.2011 за результатами підготовленої довідки про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» було прийнято відповідне рішення за № 7.

На засідання колегії 26.10.2011 за результатами підготовленої довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області, прийнято відповідне рішення за № 5.

Протягом 2011 року на нарадах у керівництва Державного архіву Запорізької області розглядалися наступні питання щодо попередження корупційних діянь:

- 24.01.2011 - про лист облдержадміністрації від 17.01.2010 № 08-41/382 «Про аналіз порушень Закону України «Про боротьбу з корупцією» за 2010 рік»;

- про наказ Головного управління державної служби України від 04.08.2010 № 214 «Про затвердження Загальних правил поведінки державного службовця», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11.11.2010 за № 1089/18384 із змінами і доповненнями, зокрема, розділ IV. Запобігання проявам корупції;

- 07.02.2011 - про лист облдержадміністрації від 31.01.2011 № 08-41/382-3 «Про проект Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України» та надісланий проект Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України», який внесений на розгляд Верховної Ради Президентом України В.Ф. Януковичем, для організації його вивчення державними службовцями органів виконавчої влади та посадовими особами органів місцевого самоврядування;

- 21.02.2011 - про лист облдержадміністрації від 02.02.2011 № 00276/08-41 «Про стан та результати роботи щодо реалізації антикорупційного законодавства у 2010 році»;

- 14.03.2011 - про методичні комендації щодо заповнення державними службовцями та особами, уповноваженими на виконання функції держави, «Декларації про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця, щодо себе та членів своєї сім’ї», затверджені наказом Міністерства фінансів України від 09.04.2001 № 175 (із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну № 140 від 27.02.2002).

- 04.04.2011 - про проведення роз’яснювальної роботи із підлеглими працівниками, спрямовану на запобігання та протидію корупційним проявам у Державному архіві Запорізької області, звернувши особливу увагу на знання державними службовцями Державного архіву Запорізької області вимог чинного законодавства та нормативно-правових актів України з питань державної служби та антикорупційної політики.

- 11.04.2011 - про зміст нового проекту Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України» та продовження вивчення вищезазначеного проекту.

- 05.05.2011 – про проведення навчання з державними службовцями та іншими працівниками Державного архіву Запорізької області, на яких було забезпечення вивчення основних положень та вимог Законів України «Про засади запобігання та протидії корупції», «Про відповідальність юридичних осіб за вчинення корупційних правопорушень», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо відповідальності за корупційні правопорушення».

- 16.06.2011 - про участь у тематичному короткотерміновому семінарі з метою набуття знань, необхідних для ефективного виконання завдань запобігання корупції, підвищення рівня правової культури, який відбудеться 22.06.2011 в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій.

- 30.06.2011 – про доведення до відома державних службовців Державного архіву Запорізької області вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

- 18.07.2011 – про інформування про проведену роботу Запорізьку облдержадміністрацію стосовно аналізу складу працівників Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення виконання вимог статті 9 «Обмеження щодо роботи близьких осіб» розділу ІІ «Заходи, спрямовані на запобігання і протидію корупції» Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»;

- 23.08.2011 – про внесення відповідних змін у порядок проведення конкурсного іспиту претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області у зв’язку з втратою чинності Закону України «Про боротьбу з корупцією» та набранням чинності Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»;

- 26.09.2011 – про організацію проведення непланового семінару для працівників Державного архіву Запорізької області на виконання розпорядження голови облдержадміністрації № 298 від 22.07.2011 щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізькій області;

- 03.10.2011 – про лист облдержадміністрації від 29.09.2011 № 08-36/02752 щодо попередження осіб, прийнятих на державну службу після 01.07.2011 стосовно спеціальних обмежень, встановлених Законом України «Про державну службу»;

- 07.11.2011 – про недопущення відзначення особистих святкових подій (в будь-якій формі) в приміщенні Державного архіву Запорізької області;

- 28.11.2011 – про лист Запорізької облдержадміністрації від 23.11.2011 № 08-50/3328 про результати проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами облдержадміністрації, районними державними адміністраціями контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації;

- про постанову Кабінету Міністрів України від 20.10.2011 № 1094 «Про затвердження Порядку підготовки та оприлюднення звіту про результати проведення заходів щодо запобігання і протидії корупції».

На контролі перебувають питання забезпечення виконання вимог статті 12 Закону України «Про державну службу» щодо недопущення прийняття на державну службу осіб, які підпадають під обмеження, визначені у зазначеній статті закону.

Станом на 04.07.2011 у Державному архіві Запорізької області було забезпечено ознайомлення під розпис із вимогами Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» працівників Державного архіву Запорізької області. Копії бланків відомостей щодо ознайомлення із Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції» директора та заступника директора Державного архіву Запорізької області були надані до відділу кадрової роботи апарату облдержадміністрації.

30.09.2011 проведено тематичний семінар з питання профілактики корупційних проявів. Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Петроченко К.О.) надала роз’яснення щодо основних положень законодавства з питань запобігання корупційним проявам та провела тематичну презентацію за темою «Антикорупційне законодавство». На цьому ж семінарі заступник директора Державного архіву Запорізької області (Пилявська О.Л.) надала роз’яснення про відповідальність за адміністративні корупційні правопорушення.

У Державному архіві Запорізької області постійно перебуває на контролі питання забезпечення ознайомлення під розпис претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області з обмеженням щодо прийняття на державну службу та її проходженням, встановленими Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання та протидії корупції».

На виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» видано накази Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 42 «Про затвердження Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» та від 05.08.2011 № 46 «Про додаткові заходи до Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції».

Наказом Державного архіву Запорізької області від 13.09.2011 № 51 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу, Порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців у Державному архіві Запорізької області та складу конкурсної комісії» внесені відповідні зміни у порядок проведення конкурсу та іспиту для претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області у зв’язку з втратою чинності Законом України «Про боротьбу з корупцією» та набранням чинності Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Дані про результати декларування доходів за 2010 рік державними службовцями Державного архіву Запорізької області. були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації листом від 04.04.2011 № 01-28/187 та відділу кадрового забезпечення Державного комітету архівів України листом від 12.04.2011 № 01-28/205. Осіб, які порушили вимоги декларування доходів (недодання, несвоєчасно подання, або подання неповних чи неправильних відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру) в Державному архіві Запорізької області немає.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» інформуємо, що серед працівників архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42 «Про затвердження Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції» вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Державним архівом Запорізької області від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

З боку директора, заступника директора, начальників відділів Державного архіву Запорізької області забезпечено постійний контроль за належним виконанням спеціалістами Державного архіву Запорізької області своїх посадових обов’язків.

З боку керівництва Державного архіву Запорізької області забезпечено постійний контроль за недопущенням випадків безпідставної відмови спеціалістами відділів юридичним та фізичним особам у наданні інформації, яка їх стосується, або надання неякісної інформації. У звітному періоді подібних випадків не зафіксовано.

З боку начальників відділів забезпечено належний контроль за недопущенням випадків надання неправдивої (недостовірної) звітності, інформацій до Запорізької обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, інших установ та організацій, яких така інформація стосується. Протягом 2011 року таких випадків не встановлено.

У Державному архіві області постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Державного архіву Запорізької області постійно перебувало на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Державного архіву Запорізької області. Протягом 2011 року серед державних службовців Державного архіву Запорізької області фактів корупційних проявів не виявлено.

У Державному архіві Запорізької області постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Також постійно вживаються заходи щодо недопущення прийняття на посади державної служби в Державний архів Запорізької області осіб, притягнутих до відповідальності за корупційне правопорушення, стосовно яких судом прийнято рішення щодо заборони займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, місцевого самоврядування, або такою, що прирівнюється до цієї діяльності або інше, передбачене законом.

У 2011 році звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Державного архіву Запорізької області не надходило. Посадові особи Державного архіву Запорізької області до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву області Петроченко К.О. 22.06.2011 взяла участь у роботі тематичного короткотермінового семінару навчання працівників кадрових служб головних управлінь, управлінь та інших структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації з актуальних питань застосування антикорупційного законодавства України значення в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів.

Відповідно до розпорядження голови обласної державної адміністрації 23.12.2010 № 425 «Про затвердження плану-графіка навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2011 рік» у Державному архіві Запорізької області протягом 2011 року кваліфікацію усього 18 державних службовців з видачею відповідних посвідчень; два державних службовця VI категорії підвищили кваліфікацію за професійною програмою для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування

Також державний службовець V категорії (заступник директора Державного архіву Запорізької області – Пилявська О.Л.) у 2011 році пройшла навчання та підвищення кваліфікації на курсах підвищення кваліфікації керівних кадрів НМЦ ЦЗ та БЖД Запорізької області; у Дніпропетровському регіональному інституту державного управління при Національної академії державного управління при Президентові України та Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України (м. Київ).

У 2011 році (15.03.2011) працівники Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів прослухали лекцію «Нормативно-правове регулювання трудових відносин: нове в трудовому законодавстві України», лектор Смолярова М.Л. – завідуюча кафедрою трудового, земельного та господарського права Класичного приватного університету, к.ю.н.

Відповідно до листа Запорізької обласної державної адміністрації від 13.07.2011 № 08-36/2003 «Про участь у семінарі» 18.07.2011 та 19.07.2011 працівники Державного архіву Запорізької області брали участь у короткостроковому семінарі щодо ознайомлення з Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

У період з 02.09.2011 по 09.12.2011 2 державних службовця VI категорії пройшли навчання за професійною програмою підвищення кваліфікації за темою «Англійська мова професійного спрямування для фахівців у сфері Європейської інтеграції, В2 рівень» у Запорізькому національному університеті.

Проведено роз’яснення для державних службовців архіву щодо декларування доходів за 2011 рік та заповнення форми декларації, яка визначена Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Постійно оновлюється рубрика «Запобігання проявам корупції» на веб-сайті Державного архіву Запорізької області.

Висновки і пропозиції:

1. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., начальникам відділів:

1.1. відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області, здійснювати необхідні організаційні, інформаційно-роз’яснювальні, методичні та профілактичні заходи для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців, їх поінформованості з означених проблем; термін виконання – постійно;

1.2. забезпечувати колективне обговорення та відкрите оприлюднення пропозицій щодо рішень з окремих питань службової діяльності що належать до компетенції Державного архіву Запорізької області та містять ризики корупційних проявів; термін виконання – постійно;

1.3. організовувати виконання підлеглими державними службовцями законодавства України щодо попередження, запобігання та протидії корупційним діянням, своєчасне надання необхідної інформації за потребою офіційних органів, недопущення порушень у повсякденній діяльності, при виконанні посадових обов’язків і завдань тощо; термін виконання – постійно;

1.4. забезпечити належний документальний облік та звітність, встановлення дієвих засобів об’єктивного контролю за діяльністю посадових осіб; термін виконання – постійно;

2. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи ПетроченкоК.О.:

2.1. забезпечувати постійне виявлення причин та умов, що сприяють корупційним проявам в діяльності державних службовців Державного архіву Запорізької області, їх попередження та усунення;

2.2. організовувати розгляд стану виконання вимог антикорупційного законодавства на нарадах, заслуховування про проведену роботу відповідних посадових осіб; термін виконання – постійно;

2.3. здійснювати додаткові (колективні, індивідуальні) заходи щодо попередження корупційних діянь в період: прийому на роботу, проведення щорічної оцінки виконання держслужбовцями покладених обов’язків і завдань, подання декларацій, складання списків на заміщення вакантних посад, атестування, тощо); термін виконання – постійно;

2.4. забезпечувати вивчення вимог законодавства, нормативно-правових актів, методичних матеріалів з питань запобігання та протидії корупційним діянням працівниками; термін виконання – постійно.

3. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. забезпечувати роботу відділу в умовах відкритості, розміщення інформації про роботу зі зверненнями громадян в друкованих та електронних засобах масової інформації, безперешкодний прийом відвідувачів, реагування на звернення, інформаційні запити тощо; термін виконання – постійно.


Заступник директора
О.Л. Пилявська

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року

Додаток 4

до протоколу засідання колегії

18.07.2012 № 5

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2012 року


На виконання Указу Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.2008 № 109/2008 відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630. Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2012 року було проведено такі заходи.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

Читальний зал корп. 1 архіву працював без перерви на обід з 9-00 до 16‑00 з метою надання вільного доступу громадян до архівних документів у зручний для них час для пошуку інформації, необхідної для захисту своїх прав та законних інтересів.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Систему автоматизації діловодства та електронного документообігу ОПТіМА WorkFlow встановлено в Державному архіві Запорізької області у працівників, відповідальних за роботу зі зверненнями громадян.

Але в повній мірі можливості цієї системи не застосовуються.

Це пов’язано з тим, що у модулі ОПТіМА WorkFlow передбачена функція одержання клієнтом звітів за заздалегідь сформованими макетами. Макети формуються поза системою програмним пакетом Seagate Crystal Reports. Державним архівом Запорізької області було придбано ліцензійний програмний комплекс засобів «OPTiMA-WorkFlow-СТАНДАРТ» (версія 1.16.6), до складу якого не входив програмний пакет Seagate Crystal Reports.

Враховуючи специфіку документообігу Державного архіву Запорізької області щодо виконання запитів соціально-правового характеру, на даний час ми не в повній мірі використовуємо можливості ОПТіМА WorkFlow, а користуємося базою даних, що створена на основі Microsoft Office Acces.

Керівництвом Державного архіву Запорізької області вживаються заходи для того, щоб розпочати активно застосовувати програму.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, Стандарт адміністративної послуги з надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційному веб-сайті облдержадміністрації та на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщені рубрики «Звернення громадян», «Інформуємо громадськість», у яких розміщуються довідки про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян.

У рубриці «Про доступ до публічної інформації» надано Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області та форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації від фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян.

У рубриці «Державні послуги» розміщено інформацію про роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах.

На засіданнях колегії 26.01.2012, 22.02.2012, 27.04.2012 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 30.01.2012, 13.02.2012, 01.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

Протягом першого півріччя 2012 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 5 наказів з питань звернень громадян:

Наказ Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7 «Про режим роботи в Державному архіві Запорізької області», яким затверджено режим роботи та графік прийому громадян у відділі інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області.

Наказ Державного архіву Запорізької області, яким провадилося у життя рішення колегії архіву, що відповідає пункту 27 Положення про колегію Державного архіву Запорізької області, яке затверджено наказом від 14.03.2006 № 14:

від 27.01.2012 № 11 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву Запорізької області від 26 січня 2012 року», яким оголошено рішення від 26 січня 2012 року № 3 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік».

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС» видано наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

Наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства за зверненнями громадян та за здійснення моніторингу термінів виконання звернень громадян у Державному архіві Запорізької області.

Наказ Державного архіву Запорізької області від 19.04.2012 № 29 «Про виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 06.04.2012 № 163 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2011 року та вдосконалення відповідної роботи у 2012 році».

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

Відповідно до плану проведення перевірок протягом першого півріччя 2012 року проведено перевірки архівних відділів Бердянської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької та Токмацької міських рад.

Інформацію про стан виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 працівниками архівних відділів включено до довідок за результатами перевірок, які направлялися керівництву райдержадміністрацій, міських рад та сектору контролю апарату облдержадміністрації.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1591 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2011 р. ‑ 1691). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %) (у І півріччі 2011 р. ‑ 1822).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 546;

– про майнові права – 329;

– про підтвердження стажу роботи – 296;

– тематичних – 143;

– про заробітну плату – 91;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 48 та ін.

– про примусове вивезення до Німеччини – 39;

– про репресії та розкуркулення – 37;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑28;

– про нагородження орденами і медалями – 12;

– про підтвердження депутатської діяльності – 11 та ін.

Протягом першого півріччя 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 4, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 354 громадян, керівництвом архіву – 31, всього – 385 громадян.

У І півріччі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І півріччя 2012 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

27 січня у прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя заступник директора Пилявська О.Л. розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області; 22 лютого на обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік

22 лютого 2012 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, в якому взяло участь 35 слухачів. Перед слухачами виступила начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області Величко О.Г. з темою: «Розгляд запитів громадян в місцевих архівних установах: проблемні питання та шляхи їх вирішення».

Усі спеціалісти відділу інформації та використання документів виконували запити соціально-правового характеру, на даний час є вакансія провідного спеціаліста-архівіста відділу.

До повноважень відділу інформації та використання документів входить організаційно-методичне керівництво і контроль з питань використання документів у держархіві області, державних архівних установах області, інших власників документів Національного архівного фонду; організація заходів архіву суспільно-громадського значення; організація інформування органів влади та управління, установ, організацій, громадськості про наявність і склад документів з актуальної тематики; підготовка документів архіву до публікації, виставок, радіопередач та телепередач; надання методично-консультативної допомоги архівним підрозділам державних органів, організацій і підприємств області з питань особистого прийому громадян і роботи із запитами фізичних і юридичних осіб; проведення дослідження і розроблення методичних посібників з профільних питань, впровадження результатів у практику роботи архівних установ області; проведення особистого прийому громадян; виконання запитів соціально-правового характеру та тематичних запитів; організація роботи користувачів у читальних залах архіву.

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Відповідно до рішення колегії облдержадміністрації (протокол № 1 засідання колегії, яке відбулося 29.03.2012) головою облдержадміністрації видано розпорядження від 06.04.2012 № 163 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2011 року та вдосконалення відповідної роботи у 2012 році». З метою виконання цього розпорядження видано наказ Державного архіву Запорізької області від 19.04.2012, № 29 «Про виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 06.04.2012 № 163».

Висновки та пропозиції:

1 Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

1.1 забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

1.2 забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г., завідувачу відділом фізичної збереженості документів Мурашку В.О. забезпечити регулярну, не рідше одного разу на квартал, підготовку та розміщення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомостей про роботу зі зверненнями громадян.


Начальник відділу інформації

та використання документів
О.Г. Величко