Довідка про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2011 року

Деталі

Створено: Вівторок, 08 листопада 2011, 12:16

Перегляди: 1522

Довідка

про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2011 року

З метою виконання закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», який набрав чинності 01.07.2011, на виконання розпорядження Запорізької обласної державної адміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізькій області» та з метою активізації й упорядкування роботи щодо упередження та протидії корупції в Державному архіві Запорізької області видано накази від 18.07.2011 № 42 «Про затвердження Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» та від 05.08.2011 № 46 «Про додаткові заходи до Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції».

Керівництвом Державного архіву Запорізької області здійснюється систематичний контроль за дотриманням державними службовцями вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», виконанням Указів Президента України від 06.02.2003 № 84 «Про невідкладні додаткові заходи щодо посилення боротьби з організованою злочинністю і корупцією», від 09.02.2004 № 175 «Про систему заходів щодо усунення причин та умов, що сприяють злочинним проявам корупції в України, від 21.10.2011 № 1001 «Про Національну антикорупційну стратегію на 2011-2015 роки», чинних розпоряджень Кабінету Міністрів України щодо здійснення заходів, спрямованих на боротьбу з корупцією та інших нормативно-правових актів, що регулюють заходи протидії корупції у сфері державної служби.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.11.2010 № 382 «Про затвердження плану заходів на 2011 рік щодо реалізації Концепції подолання корупції в України «На шляху до доброчесності» та розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» Державним архівом Запорізької області станом на 25.10.2011 було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією.

Станом на 04 липня 2011 року у Державному архіві Запорізької області було забезпечено ознайомлення під розпис із вимогами Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» працівників Державного архіву Запорізької області. Копії бланків відомостей щодо ознайомлення із Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції» директора та заступника директора Державного архіву Запорізької області були надані до відділу кадрової роботи апарату облдержадміністрації.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву області Петроченко К.О. 22.06.2011 взяла участь у роботі тематичного короткотермінового семінару навчання працівників кадрових служб головних управлінь, управлінь та інших структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації з актуальних питань застосування антикорупційного законодавства України значення в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів.

Відповідно до розпорядження голови обласної державної адміністрації 23.12.2010 № 425 «Про затвердження плану-графіка навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2011 рік» у Державному архіві Запорізької області протягом 2011 року станом на 19.09.2011 підвищили кваліфікацію усього 18 державних службовців з видачею відповідних посвідчень. Два державних службовця VI категорії підвищили кваліфікацію за професійною програмою для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, Запорізької міської ради, райадміністрації Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій та отримали посвідчення. Також ці державні службовці отримали ще посвідчення за навчання протягом 18.04.2011 – 22.04.2011 за професійною програмою підвищення кваліфікації для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кадрів (II сесія).

Також один державний службовець V категорії (заступник директора Державного архіву Запорізької області – Пилявська О.Л.) отримав два посвідчення за:

- функціональне навчання у сфері цивільного захисту та перевірку знань на курсах: підвищення кваліфікації керівних кадрів НМЦ ЦЗ та БЖД Запорізької області;

- професійну програму підвищення кваліфікації на базі Дніпропетровського регіонального інституту державного управління при Національної академії державного управління при Президентові України в період з 21.03.2011 по 24.03.2011.

У II кварталі 2011 року протягом 18.04.2011 – 22.04.2011 пройшло навчання за професійною програмою підвищення кваліфікації для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кадрів (II сесія), у якому взяли участь 17 державних службовців, із них 5 осіб – V категорії та отримали відповідні посвідчення.

Відповідно до листа Запорізької обласної державної адміністрації від 13.07.2011 № 08-36/2003 «Про участь у семінарі» 18.07.2011 та 19.07.2011 працівники Державного архіву Запорізької області брали участь у короткостроковому семінарі щодо ознайомлення з Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Наказом Державного архіву Запорізької області від 13.09.2011 № 51 внесені відповідні зміни у порядок проведення конкурсу та іспиту для претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області у зв’язку з втратою чинності Закону України «Про боротьбу з корупцією» та набранням чинності Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідні дані про результати декларування доходів за 2010 рік державними службовцями Державного архіву Запорізької області. були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації листом від 04.04.2011 № 01-28/187 та відділу кадрового забезпечення Державного комітету архівів України листом від 12.04.2011 № 01-28/205. Водночас інформуємо, що осіб, які порушили вимоги декларування доходів (недодання, несвоєчасно подання, або подання неповних чи неправильних відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру) в Державному архіві Запорізької області немає.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Державного архіву Запорізької області немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Державним архівом Запорізької області взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Державний архів Запорізької області постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями Державним архівом Запорізької області обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42 «Про затвердження Плану організаційних заходів Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення дотримання вимог Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання і протидії корупції» вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Державним архівом Запорізької області від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

З боку директора, заступника директора, начальників відділів Державного архіву Запорізької області забезпечено постійний контроль за належним виконанням спеціалістами Державного архіву Запорізької області своїх посадових обов’язків.

З боку начальників відділів забезпечено належний контроль за недопущенням випадків надання неправдивої (недостовірної) звітності, інформацій до Запорізької обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, інших установ та організацій, яких така інформація стосується. Станом на 25.10.2011 року таких випадків не встановлено.

З боку керівництва Державного архіву Запорізької області забезпечено постійний контроль за недопущенням випадків безпідставної відмови спеціалістами відділів юридичним та фізичним особам у наданні інформації, яка їх стосується, або надання неякісної інформації. У звітному періоді подібних випадків не зафіксовано.

У Державному архіві області постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Державного архіву Запорізької області постійно перебувало на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Державного архіву Запорізької області. Станом на 25.10.2011 року серед державних службовців Державного архіву Запорізької області фактів корупційних проявів не виявлено.

Протягом року на нарадах у керівництва Державного архіву Запорізької області розглядалися наступні питання щодо попередження корупційних діянь:

- 24.01.2011 - про лист облдержадміністрації від 17.01.2010 № 08-41/382 «Про аналіз порушень Закону України «Про боротьбу з корупцією» за 2010 рік»;

- про наказ Головного управління державної служби України від 04.08.2010 № 214 «Про затвердження Загальних правил поведінки державного службовця», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11.11.2010 за № 1089/18384 із змінами і доповненнями, зокрема, розділ IV. Запобігання проявам корупції;

- 07.02.2011 - про лист облдержадміністрації від 31.01.2011 № 08-41/382-3 «Про проект Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України» та надісланий проект Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України», який внесений на розгляд Верховної Ради Президентом України В.Ф. Януковичем, для організації його вивчення державними службовцями органів виконавчої влади та посадовими особами органів місцевого самоврядування;

- 21.02.2011 - про лист облдержадміністрації від 02.02.2011 № 00276/08-41 «Про стан та результати роботи щодо реалізації антикорупційного законодавства у 2010 році»;

- 14.03.2011 - про методичні комендації щодо заповнення державними службовцями та особами, уповноваженими на виконання функції держави, «Декларації про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця, щодо себе та членів своєї сім’ї», затверджені наказом Міністерства фінансів України від 09.04.2001 № 175 (із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну № 140 від 27.02.2002).

- 04.04.2011 - про проведення роз’яснювальної роботи із підлеглими працівниками, спрямовану на запобігання та протидію корупційним проявам у Державному архіві Запорізької області, звернувши особливу увагу на знання державними службовцями Державного архіву Запорізької області вимог чинного законодавства та нормативно-правових актів України з питань державної служби та антикорупційної політики.

- 11.04.2011 - про зміст нового проекту Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції в України» та продовження вивчення вищезазначеного проекту.

- 05.05.2011 – про проведення навчання з державними службовцями та іншими працівниками Державного архіву Запорізької області, на яких було забезпечення вивчення основних положень та вимог Законів України «Про засади запобігання та протидії корупції», «Про відповідальність юридичних осіб за вчинення корупційних правопорушень», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо відповідальності за корупційні правопорушення».

- 16.06.2011 - про участь у тематичному короткотерміновому семінарі з метою набуття знань, необхідних для ефективного виконання завдань запобігання корупції, підвищення рівня правової культури, який відбудеться 22.06.2011 в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій.

- 30.06.2011 – про доведення до відома державних службовців Державного архіву Запорізької області вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

- 18.07.2011 – про інформування про проведену роботу Запорізьку облдержадміністрацію стосовно аналізу складу працівників Державного архіву Запорізької області щодо забезпечення виконання вимог статті 9 «Обмеження щодо роботи близьких осіб» розділу ІІ «Заходи, спрямовані на запобігання і протидію корупції» Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

- 23.08.2011 – про внесення відповідних змін у порядок проведення конкурсного іспиту претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області у зв’язку з втратою чинності Закону України «Про боротьбу з корупцією» та набранням чинності Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

- 26.09.2011 – про проведення презентації, присвяченої виконанню вимог Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції та здійснення антикорупційних дій в Запорізькій області».

- 03.10.2011 – про лист облдержадміністрації від 29.09.2011 № 08-36/02752 щодо попередження осіб, прийнятих на державну службу після 01.07.2011 стосовно спеціальних обмежень, встановлених Законом України «Про державну службу».

- 10.10.2011 – про надання пропозиції щодо зарахування до кадрового резерву на посади спеціалістів та начальників відділів Державного архіву Запорізької області.

Відповідні дані про Аналітичну інформацію щодо дотримання вимог законодавства по боротьби з корупцією, вжиття заходів у зв’язку з допущеними порушеннями в Державному архіві Запорізької області за I півріччя 2011 року, були надіслані до відділу взаємодії з правоохоронними органами та оборонної роботи апарату Запорізької обласної державної адміністрації листом від 14.07.2011 № 01-04/394 та відділу кадрового забезпечення Державної архівної служби України листом від 14.07.2011 № 01-28/393.

Станом на 25.10.2011 року звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Державного архіву Запорізької області не надходило. Посадові особи Державного архіву Запорізької області до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися. Відповідні дані про результати вжитих заходів за результатами розгляду звернень щодо фактів корупції, були надіслані до відділу взаємодії з правоохоронними органами та оборонної роботи апарату Запорізької обласної державної адміністрації листом від 29.07.2011 № 01-04/589, листом від 30.08.2011 № 01-04/589 та листом від 29.09.2011 № 01-04/589.

За результатами моніторингу проведеної у 2010 році кадрової роботи в Державному архіві Запорізької області були підготовлені узагальнені матеріали та розглянуто питання стану кадрової роботи на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 26.01.2011 та прийнято відповідне рішення за № 4.

15.07.2011 відбулось засідання колегії Державного архіву Запорізької області, за результатами підготовленої довідки про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за I півріччя, прийнято відповідне рішення за № 6.

Також на цьому ж засіданні колегії за результатами підготовленої довідки «Про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» було прийнято відповідне рішення за № 7.

У рубриці «Запобігання проявам корупції» на веб-сайті Державного архіву Запорізької області оприлюднюються щоквартальні звіти про результати виконання плану заходів на 2011 рік щодо реалізації Концепції подолання корупції в Україні «На шляху до доброчесності».

30 вересня 2011 року у Державному архіві Запорізької області відбувся тематичний семінар з питання профілактики корупційних проявів, у якому розглянуто основні положення законодавства з питань запобігання корупційним проявам та проведення тематичної презентації «Антикорупційне законодавство України» для працівників та про відповідальність за адміністративні корупційні правопорушення.

В Державному архіві Запорізької області було розглянуто лист Національного агентства України з питань державної служби від 15.09.2011 № 08-36/2621 стосовно обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності. У листі вказано, що керівники центральних та місцевих органів виконавчої влади не мають права суміщати свою службову діяльність з іншою роботою, крім викладацької, наукової та творчої у позаробочий час. Таким чином, питання щодо застосування статті 12 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» законодавчо врегульовано. Посадові особи місцевих державних адміністрацій можуть здійснювати викладацьку діяльність лише в позаробочий час.

Провідний спеціаліст з питань

кадрової роботи та державної служби К.О. Петроченко

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2011 року

Деталі

Створено: Вівторок, 08 листопада 2011, 11:44

Перегляди: 2819

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за 9 місяців 2011 року

Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2011 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання розпорядження Президента України від 13.04.2005 № 957/2005-рп та доручення до нього Кабінету Міністрів України від 20.04.2005 № 19130/1/1-05 Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2010 рік та їх завдання на 2011рік розглядалося на засіданні колегії 15.03.2011. Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 15.03.2011 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання. Проведено одну перевірку діяльності архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради. Станом на 01.07.2011 в Запорізькій області діють 70 архівів для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду (трудові архіви), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 69, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1. Згідно з листом Глави Адміністрації Президента України від 23.06.2011 № 02-01/1780 знято з контролю завдання щодо створення архівних установ для зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання плану заходів з виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» на 2009-2011 роки, затвердженого наказом Держкомархіву України від 28.04.2009 № 70, на виконання доручення Віце-прем’єр-міністра України від 05.07.2010 № 1118-ДСК до листа СБУ від 16.06.2010 № 26/4-5203, наказів Держкомархіву України від 09.07.2010 № 6/ДСК, Укрдержархіву від 11.07.2011 № 1/ДСК скасовано грифи секретності 2534 справам по 6 фондах, з них 44 справам гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування». Питання «Про виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» розглянуто на засіданні колегії 30.06.2011, прийнято рішення за № 2.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання наказу Держкомархіву України від 18 листопада 2009 р. № 196 «Про участь державних архівних установ у відзначенні в Україні 1025‑річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2011 року проводилася робота:

виданий наказ від 27.01.2011 № 9 «Про виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441»;

‑ надавалося сприяння дослідникам церковної тематики в читальних залах архіву у роботі з підбору архівних документів для підготовки каталогу зруйнованих храмів і монастирів Запорізької області, у читальному залі архіву працювало сім (7) користувачів за темами з історії церкви;

‑ 2 представники церков знайомилися з архівно-слідчими справами репресованих у 1930‑ті роки священнослужителів для їх канонізації;

‑ у рубриці «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу
(до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років
та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)», що розміщена на сайті Державної архівної служби України, представлені документи архіву з цієї тематики (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php).

у науково-практичному журналі «Архіви України» (випуск 5(270) жовтень-грудень 2010 р.) надрукована стаття Бондаря В. О., Козлової І. В. «Архівні фонди православних церков міста Олександрівська Катеринославської губернії як історичне джерело».

На виконання наказу Держкомархіву України від 16.11.2010 № 190 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни», Держкомархіву України від 02.06.2011 № 60 «Про внесення змін до наказу Держкомархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», наказу Держкомархіву України від 07.06.2011 № 61 «Про проведення 22 червня Хвилини пам’яті за загиблими у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років та порядку офіційного використання копій Прапора Перемоги», наказу Держкомархіву України від 16.10.2010 № 190 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни»:

23 лютого 2011 року директор Державного архіву Запорізької області відвідав Запорізький багатопрофільний ліцей № 99, де з нагоди Дня захисника Вітчизни провів урок мужності. Від імені голови облдержадміністрації Бориса Петрова, Тедєєв О.С. привітав учнів і педагогів зі святом та вручив у подарунок книги «Запорізький архів. Народна війна 1941-1944. Антифашистський рух опору на території Запорізької області»;

видано наказ від 16.06.2011 № 35 «Про додаткові заходи за участю архівних установ Запорізької області з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.»;

21 червня 2011 року був проведений день інформування за темою: «До Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни на Україні, 70-ї річниці початку Великої Вітчизняної війни»;

22 червня 2011 року було приспущено Державний Прапор України із чорною стрічкою на будівлі архіву, о 10-й годині була зупинена робота працівників архіву та користувачів читальних залів і проведена хвилина мовчання на вшанування пам’яті за загиблими у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років;

на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «Велика Вітчизняна війна 1941-1945 років», який був наповнений інформацією;

з метою участі у всеукраїнських заходах з відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни було проведено виявлення документів, які представлені в розділах он-лайнової виставки, підготовленої Державною архівною службою України та розміщеної на офіційному сайті «До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни» (http://www.archives.gov.ua/Sections/VVV_70/);

22 червня 2011 року на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка: «Запорізький край у перші дні Великої Вітчизняної війни» (До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни) (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=132&).

на офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації постійно експонується он-лайнова виставка документів «Вони наближали Перемогу. До річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 рр.». (http://www.zoda.gov.ua/news/7827/voni-nablizhali-peremogu.-do-65-richchya-peremogi-u-velikiy-vitchiznyaniy-viyni-1941--1945-rr..html);

Було проведено виявлення документів про поховання часів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років на території Запорізької області та складений їх перелік. У документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 30.06.2011 № 79 «Про участь державних архівів у заходах з відзначення у 2011 році Дня партизанської слави та 70-ї річниці партизанського руху в Україні у період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» було проведено такі заходи:

видано наказ від 21.07.2011 № 44 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні у 2011 році Дня партизанської слави та 70-ї річниці партизанського руху в Україні у період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років»;

на офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації експонується он-лайнова виставка документів «Вони наближали Перемогу. До річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 рр.», на якій представлені 39 документів з особового фонду (зберігається у Державному архіві Запорізької області) Андросова Михайла Васильовича, помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що висвітлюють подвиги партизанів-ковпаковців у роки Великої Вітчизняної війни, зокрема, наших земляків Зінухової Юлії (Уляни), Павліної Валентини та інших. (http://www.zoda.gov.ua/news/7827/voni-nablizhali-peremogu.-do-65-richchya-peremogi-u-velikiy-vitchiznyaniy-viyni-1941--1945-rr..html);

03 серпня 2011 року в ефірі ТРК «Запоріжжя» Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла тематична телепередача, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області, присвячена історії Великої Вітчизняної війни 1941 – 1945 рр. «Мій рідний край. Частина друга». У телепередачі були презентовані документи про антифашистський рух Опору на території Запорізької області в роки Великої Вітчизняної війни та про масові розстріли мирного населення області німецькою окупаційною владою;

19, 22 вересня 2011 року в ефірі обласного радіо ЗОДТРК вийшли 2 радіопередачі, підготовлені працівниками архіву, присвячені 70-й річниці партизанського руху в Україні в період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років: «Народна війна. Антифашистський рух опору на території Запорізької області в роки Великої Вітчизняної війни» (частина 1 і частина 2).

20 вересня 2011 року в читальному залі архіву відкрита виставка документів «Народна війна. Антифашистський рух опору у Василівському районі Запорізької області»;

22 вересня 2011 року в газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» (№ 140-141 (22978-22979) опублікована стаття «Ворог не знав спокою на Запорізькій землі», підготовлена працівниками архіву про молодіжні антифашистські організації, які діяли на Запоріжжі у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. (офіційний сайт газети: www.zp-pravda.info).

На виконання Указу Президента України від 25.10.2010 № 965/2010 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України», наказу Держкомархіву України від 18.11.2010 № 194 «Про участь державних архівів у відзначенні 15-ї річниці Конституції України», розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.11.2010 № 399 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України»:

виданий наказ від 15.02.2011 № 12 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 15-ї річниці Конституції України»;

з метою участі у всеукраїнських заходах з відзначення 15-ї річниці Конституції України проведено виявлення документів, які були направлені до Державної архівної служби України 23 лютого 2011 року для використання у всеукраїнській виставці;

23 червня 2011 року був проведений день інформування за темою: «До 15-ї річниці Конституції України»;

25 червня 2011 року архів брав участь у масових заходах, організованих Запорізькою облдержадміністрацією;

25 червня 2011 року на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка 28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області) (http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=134:28-).

На виконання Указу Президента України від 01.11.2010 № 990/2010 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України», наказу Держкомархіву України від 19.11.2010 № 195 «Про участь державних архівів у відзначенні 20-ї річниці незалежності України», розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 27.01.2011 № 19 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України»:

виданий наказ від 15.02.2011 № 13 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 20-ї річниці незалежності України»;

проведено виявлення документів, підготовлені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії для використання у підготовці всеукраїнської документальної виставки, що були направлені на адресу Держкомархіву України 23.02.2011;

22 серпня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області «Запоріжжя у серпні 1991 р.» (До 20-річчя незалежності)»http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=141:l-1991-r-20-

На виконання постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру» та доручення Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 35184/2/1-11 щодо виконання Плану заходів до 70-х роковин трагедії Бабиного Яру Державним архівом Запорізької області були проведені заходи з вшанування пам’яті жертв Ґолокосту та 70-х роковин трагедії Бабиного Яру:

видано наказ від 30.08.2011 № 50 «Про участь архівних установ Запорізької області у заходах з вшанування пам’яті жертв Ґолокосту»;

03 серпня 2011 року в ефірі ТРК «Запоріжжя» Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла тематична телепередача, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області, присвячена історії Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. «Мій рідний край. Частина друга». У телепередачі були презентовані документи про антифашистський рух Опору на території Запорізької області в роки Великої Вітчизняної війни та про масові розстріли мирного населення області німецькою окупаційною владою;

22 вересня 2011 року в архіві був проведений день інформування «До 70‑х роковин трагедії Бабиного Яру»;

29 вересня 2011 року в газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» № 144-145 (22982-22983) опублікована стаття Величко О.Г. «Бабини Яри України: Запоріжжя. «Розкажіть усім про наші страждання…» (офіційний сайт газети www.zp-pravda.info);

документи держархіву Запорізької області представлені у спільній он‑лайновій виставці, яка експонується на сайті Укрдержархіву: «До 70-х роковин трагедії Бабиного Яру».

(http://www.archives.gov.ua/Sections/Babyn_Yar/Zaporizhzhya/index.php).

На 2011 рік на утримання Державного архіву Запорізької області згідно із затвердженим кошторисом із загального фонду державного бюджету заплановані кошти у сумі 2283230 грн. За 9 місяців ц.р. згідно з планом асигнувань видатки профінансовано у повному обсязі у сумі 861233 грн.

У травні цього року підготовлено розрахунки та розроблено проект бюджетного запиту на 2012 рік. Сума проекту складає 3469062 грн.

Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2011 року проведено процедуру закупівлі послуг в одного учасника. За результатами проведеної процедури між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області укладено договір про закупівлю послуг охорони за державні кошти від 22.03.2011 за № 01-0003875 на суму 345600 грн.

За 9 місяців 2011 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 3285 одиниць. З отриманих на виконання документів на кінець 9 місяців 2011 року держархівом області виконано 95%, інші є перехідними.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом 9 місяців розроблено один регуляторний нормативно–правовий акт, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації - 1, з них зареєстровано – 1, а саме:

1. Наказ Державного архіву Запорізької області від 14.01.2011 № 4 «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах», який зареєстровано в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 28.01.2011 за № 2/1444 та за № 3/1445.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За 9 місяців 2011 року проведено 6 засідань колегії держархіву, на яких розглянуто 25 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву області на 2011 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2011 року;

- Про хід виконання запитів соціально-правового характеру Державним архівом Запорізької області за 2010 рік;

- Про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2010 рік;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2010 році;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2010 рік та їх завдання на 2011 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не відносяться до складу Національного архівного фонду, за 2010 рік;

- Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2010 рік.

ІІ квартал

- Про план роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2011 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2011 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І квартал 2011року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2011 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2011 року;

- Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- Про заохочення представників ЗМІ області за найкраще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;

- Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2008 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації»;

- Про виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» на 2009-2011 роки;

- Про обговорення Національного плану дій на 2011 рік.

ІІІ квартал

- Про план роботи Державного архіву області на ІІІ квартал 2011 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2011 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2011 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2011 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2011 року;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2011 року;

- Про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Державному архіві Запорізької області.

Проведення перевірок архівних установ

За 9 місяців 2011 року проведено 9 перевірок діяльності архівних відділів райдержадміністрацій та міськради з питань контролю за організацією архівної справи і діловодства, упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпечення збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду, трудових архівів, в т.ч.: 7 комплексних перевірок архівних відділів Веселівської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Пологівської, Запорізької, Токмацької райдержадміністрацій та Запорізької міськради, одну контрольну перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації та одну перевірку діяльності архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Довідки про результати перевіряння надані до облдержадміністрації та надіслані головам райдержадміністрацій та міському голові.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за 9 місяців 2011 року відреставровано 3,1 тис.арк.(у 2010 році 3,0 тис. арк.), відремонтовано 15,7 тис. арк. (у 2010 році 10,0 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 1549 справ (у 2010 році 1148 справ), виготовлено 30,3 тис. кадрів страхового фонду ,70 справ (у 2010 році 75,5 тис. кадрів страхового фонду, 321 справа), виконано консерваційно-профілактичну обробку 30 рулонів страхового фонду (у 2010 році – 10 рулонів), 2335 негативи фотодокументів.(у 2010 році 1517 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 211 фондах (по 191 фонду у 2010 році). Перевірено 17282 справи (16728 справ у 2010 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 230 фондах (14472 справи), у 2010 році 140 фондів (7515 справ) на паперовій основі.

Відповідно до листа Державної архівної служби України від 18.01.2011 № 155/05.1 підготовлено пропозиції щодо заходів із забезпечення пожежної безпеки в Державному архіві Запорізької області, архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад до проекту Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015 роки Міністерства надзвичайних ситуацій України.

Відповідно до листа Державної архівної служби України від 05.07.2011 № 1785/05.1 з метою підготовки Концепції Державної цільової соціальної програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 рр. підготовлено пропозиції до заходів із забезпечення Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад сучасними засобами зберігання документів НАФ із визначенням необхідних обсягів фінансування з розбивкою за роками.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України по розділах: сільське господарство, лісництво, зв'язок, транспорт, преса, друк, радіомовлення, телебачення, страхування.

Протягом 9 місяців до бази даних «Український мартиролог ХХ століття» внесені дані на 1545 осіб, всього до бази даних внесені дані на 1875 осіб.

До бази даних «Архівні фонди України» внесені дані на 16 нових фондів, зміни та доповнення внесено до 230 фондів.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2011 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Описані документи особового походження художника, члена спілки художників СРСР, члена Запорізької організації спілки художників УРСР –Шинкаренка Станіслава Гавриловича за 1950-1993 роки (42 од.зб./133 док.); документи з виборів депутатів міських рад та міських голів у 2010 році в Запорізькій області за 2010 рік ( 97од.зб.).

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 14472 (7515 у 2010 році) справ по 230 (140 у 2010 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 12400 справ).

За 9 місяців 2011 року на засіданні ЕПК держархіву схвалено описи на 13910 (9170 спр. у 2010 році) справ постійного зберігання (план на рік – 19000), в т.ч. джерел комплектування держархіву – 2042 спр. (1423 у 2010 році), архівних відділів – 11868 спр. (7747 спр. у 2010 році); 1 відеофільм, представлені архівним відділом Бердянської міськради «Держане підприємство «Бердянський міський торговельний порт» до 180-річчя підприємства. Погоджено 11528 (6235 у 2010 році) справ з особового складу, в т.ч. джерел комплектування держархіву – 4655 спр., архівних відділів – 6873 спр. (план на рік – 13600).

Погоджено 12 (6 у 2010 році) інструкцій з діловодства, 18 (10 у 2010 році) положень про архівні підрозділи та 17 (8 у 2010 році) положень про експертні комісії, 1 положення про службу діловодства, 17(16 у 2010 році) номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування держархіву, 185 ( 86 у 2010 році) актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на справ 489210 (1449180 у 2010 році) установ – джерел формування НАФ.

Погоджено 1 номенклатуру справ, 2 положення про архівний підрозділ та 2 про експертну комісію, описів справ з особового складу на 741 справу, 37 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 32526 справ інших установ, організацій, підприємств.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 13 установам (14 - у 2010 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 20 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2010 році); 24 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (21– у 2010 році), 37 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів (31- у 2010 році).

Проведено 43 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (38 – у 2010 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1503 справи (1245 справи у 2010 році), до знищення виділено 1503 справ (1245 справ у 2010 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 15.03.2011 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів. У заходах взяло участь 45 слухачів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, секретарів сільрад – проведено два семінарських заняття.

15.06.2011 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 37 слухачів.

За участю Державного архіву Запорізької області Управлінням державної служби Головдержслужби України в Запорізькій області 2 червня 2011 р., 6 червня 2011 р., 9 червня 2011 р. було проведено «круглі столи» на тему «Державна служба України в історичному аспекті» для спеціалістів відділів персоніфікації пільг управлінь праці та соціального захисту населення райдержадміністрацій, райадмінстрацій Запорізької міської ради та міських рад міст обласного значення, управлінь, відділів економіки райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення, відділів економічного розвитку та підприємництва райадміністрацій Запорізької міської ради та для учасників ІІ туру Конкурсу «Кращий державний службовець» у Запорізькій області. Взято участь у роботі семінару з питань сучасного діловодства та архівної справи, який проводився Регіональним відділенням №1 «Центр післядипломної освіти ПАТ «Укртелеком», проведено 4 семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

Протягом 9 місяців 2011 року були підготовлені та експонувалися 8 виставок документів:

7 березня у читальному залі архіву була відкрита виставка, присвячена 150-річчю з дня смерті Шевченка Т.Г. «Т.Г.Шевченко в пам’яті запоріжців»;

12 квітня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Первопроходцы Вселенной. К 50-й годовщине полета человека в космос»

http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=118:-50-&catid=43:2011-04-11-12-33-37;

19 квітня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Чорнобильська катастрофа в серцях запоріжців» (до 25-ї річниці аварії на Чорнобильській АЕС)

http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=119&Itemid=49;

22 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області «Запорізький край у перші дні Великої Вітчизняної війни» (До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни) http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=132&

24 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Поетеса в царстві куліс» (До 80-річчя від дня народження заслуженої артистки України, члена Національної спілки письменників України Нещерет Тетяни Іванівни)

http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=133&Itemid=49;

25 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області) http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=134:28-;

22 серпня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області «Запоріжжя у серпні 1991 р.» (До 20-річчя незалежності)» http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=141:l-1991-r-20- 20 вересня документальна виставка документів «Народна війна. Антифашистський рух опору у Василівському районі Запорізької області».

Документи Державного архіву Запорізької області представлені у розділах всеукраїнських он-лайнових виставок, організованих Державною архівною службою України:

до відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни розміщені в розділах он-лайнової виставки «До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни» http://www.archives.gov.ua/Sections/VVV_70/.

‑ у рубриці «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу
(до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років
та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)» (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php);

‑ «До 70-х роковин трагедії Бабиного Яру».

(http://www.archives.gov.ua/Sections/Babyn_Yar/Zaporizhzhya/index.php).

З метою участі у всеукраїнських заходах щодо відзначення ювілейних і пам’ятних дат було проведено виявлення документів, підготовлені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії за тематичними розділами для використання у підготовці всеукраїнських документальних виставок до Дня Незалежності України (7 документів), до Дня Конституції України (13 документів), до 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. (23 документи) Зазначені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії були направлені на адресу Державної архівної служби України 23.02.2011.

На виконання наказу Укрдержархіву «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років» від 11.04.2011 № 44, листа Укрдержархіву «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» від 29.06.2011 № 1716/06 було проведено виявлення документів про поховання часів Великої Вітчизняної війни 1941‑1945 років на території Запорізької області та складений їх перелік. У документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшли в ефірі 5 радіопередач:

10 березня 2011 року «Т.Г.Шевченко в пам’яті запоріжців» (До 150-річчя з дня смерті Т.Г.Шевченка);

17 березня 2011 року на обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії розпочато цикл радіопередач «Державний архів Запорізької області інформує. Актуальні питання архівної справи». 17 та 24 березня вийшли в ефірі радіопередачі: «Надання платних послуг фізичним і юридичним особам держархівом Запорізької області в 2011 році», «Проведення держархівом Запорізької області конкурсу серед представників засобів масової інформації за 2010 рік»;

16 і 20 вересня 2011 року «Народна війна. Антифашистський рух опору на території Запорізької області в роки Великої Вітчизняної війни» (частина 1, частина 2).

Продовжується плідна співпраця з приватним акціонерним товариством «ТРК «Алекс» (м. Запоріжжя). У рамках співробітництва (за письмовим зверненням телеканалу) для підготовки телепередач співробітники відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Державного архіву Запорізької області здійснюють відбір фото- та кінодокументів за темами, періодами, готують акти на видачу документів у тимчасове користування за межі архіву для створення авторами телепередач циклу «Город Z. Хроника», які виходять в ефірі щотижня по суботах.

3 серпня в ефірі ТРК «Запоріжжя» Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла тематична передача, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області, присвячена історії Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. «Мій рідний край. Частина друга».

У газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» надруковані 2 статті:

22.09.2011 № 140-141 (22978-22979) Величко О.Г. «Ворог не знав спокою на Запорізькій землі» www.zp-pravda.info;

29.09.2011 № 144-145 (22982-22983) Величко О.Г. «Бабини Яри України: Запоріжжя. «Розкажіть усім про наші страждання…» www.zp-pravda.info.

За 9 місяців 2011 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2583 звернення від громадян України, колишніх республік СРСР та інших держав (за 9 місяців 2010 року ‑ 2440), виконано 2517 звернень (за 9 місяців 2010 року ‑ 2374). Кількість питань, порушених у зверненнях громадян – 2711, з них вирішено з позитивним результатом – 1741 (64 %), з рекомендацією звернутися за місцезнаходженням документів‑ 85 (3 %), (за 9 місяців 2010 року – 2501, з них із позитивним результатом – 1460 (58 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

‑ про акти цивільного стану – 805;

– про підтвердження стажу роботи – 520;

– про майнові права – 427;

– про заробітну плату – 326;

‑ тематичних – 164;

‑ підтвердження родинних стосунків (родовід) – 138;

– про репресії та розкуркулення – 81;

– про примусове вивезення до Німеччини – 54;

– про підтвердження депутатської діяльності – 39;

‑ проживання на території області – 28;

– про нагородження орденами і медалями – 21 та інші.

У 2011 році кількість запитів за тематикою порушених в них питань залишилася на тому ж рівні.

Протягом 9 місяців 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 20, від пенсіонерів – 199.

За 9 місяців 2011 року спеціалістами відділу інформації та використання документів на особистому прийомі було прийнято 677 громадян; керівництвом архіву – 58 громадян, усього – 735 громадян.

До Державного архіву Запорізької області надійшло 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».

У читальних залах архіву 448 громадянам надавалися документи (13141 од. зб.), необхідні для відновлення їх законних прав та інтересів, для особистого ознайомлення.

Державним архівом Запорізької області було проведено щорічний конкурс серед представників місцевих засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області. На конкурс були представлені матеріали місцевих ЗМІ за 2010 рік архівними відділами Василівської (газета «Нова Таврія»), Гуляйпільської (газета «Голос Гуляйпілля»), Запорізької (газета «Червоний промінь») райдержадміністрацій. Представники засобів масової інформації присвятили свої статті подіям Великої Вітчизняної війни долям своїх земляків, історії окремих населених пунктів.

Рішенням колегії від 25 травня 2011 року переможцем конкурсу визначено Муху Олену Леонідівну, редактора КП «Редакція газети «Голос Гуляйпілля» Гуляйпільської районної ради Запорізької області та до Дня журналіста нагороджено Почесною грамотою Державного архіву Запорізької області.

Методична робота

За 9 місяців 2011 року проведено 6 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуто:

Інструкцію з обліку документів, які зберігаються в трудових архівах райдержадміністрацій, районних та міських рад та про порядок оформлення облікових документів;

Інструкцію про порядок приймання на зберігання документів Національного архівного фонду архівними відділами районних державних адміністрацій та міськрад та передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області;

чотири розділи путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Установи фізичної культури і спорту», «Органи та установи преси, друку, радіомовлення, телебачення», «Установи страхування», «Установи зв’язку» та 4 питання з організації, визначення основних напрямів та оцінки результатів науково-дослідної та методичної роботи Державного архіву Запорізької області.

Заступник директора О.Л. Пилявська

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2011 року

Деталі

Створено: Понеділок, 07 листопада 2011, 12:55

Перегляди: 2000

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2011 року

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 14 лютого 2008 року № 7960/1/1-08, п. 1 Указу Президента «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.2008 № 109/2008 На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 21.02.2011 № 50 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2010 року та вдосконалення відповідної роботи у 2011 році» Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2011 року було проведено такі заходи.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом директора Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 30.09.2009 № 37. зі змінами, внесеними згідно з наказом від 18.10.2010 № 74. Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

У читальних залах архіву 448 громадянам надавалися документи, необхідні для відновлення їх законних прав та інтересів, для особистого ознайомлення.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Запити соціально-правового характеру, з якими зверталися громадяни до архіву, виконувалися спеціалістами відділу інформації та використання документів, працівники якого мають вищу спеціальну освіту та пройшли підвищення кваліфікації у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій.

За 9 місяців 2011 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2583 звернення від громадян України, колишніх республік СРСР та інших держав (за 9 місяців 2010 року ‑ 2440), виконано 2517 звернень (за 9 місяців 2010 року ‑ 2374). Кількість питань, порушених у зверненнях громадян – 2711, з них вирішено з позитивним результатом – 1741 (64 %), з рекомендацією звернутися за місцезнаходженням документів‑ 85 (3 %), (за 9 місяців 2010 року – 2501, з них із позитивним результатом – 1460 (58 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

‑ про акти цивільного стану – 805;

– про підтвердження стажу роботи – 520;

– про майнові права – 427;

– про заробітну плату – 326;

‑ тематичних – 164;

‑ підтвердження родинних стосунків (родовід) – 138;

– про репресії та розкуркулення – 81;

– про примусове вивезення до Німеччини – 54;

– про підтвердження депутатської діяльності – 39;

‑ проживання на території області – 28;

– про нагородження орденами і медалями – 21 та інші.

У 2011 році кількість запитів за тематикою порушених в них питань залишилася на тому ж рівні.

Протягом 9 місяців 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 20, від пенсіонерів – 199.

За 9 місяців 2011 року спеціалістами відділу інформації та використання документів на особистому прийомі було прийнято 677 громадян; керівництвом архіву – 58 громадян, усього – 735 громадян.

До Державного архіву Запорізької області надійшло 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Порушень Закону України від 02.10.96 № 393/96-ВР № «Про звернення громадян» не було. Скарг від заявників на роботу працівників архіву не надходило.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 21.02.2011, 28.02.2011, 14.03.2011, 05.05.2011, 30.05.2011, 30.06.2011, 26.09.2011 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, Стандарт адміністративної послуги з надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційних веб-сайтах облдержадміністрації та Державного архіву Запорізької області, на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області. (http://www.dazo.ho.ua/) розміщена інформація щодо організації роботи із зверненнями громадян, Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області, форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації.

15.03.2011 був проведений семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, міст обласного значення та трудових архівів. Начальником відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області була проведена тематична зустріч за темою: «Порядок надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних і юридичних осіб».

19.09.2011 і 20.09.2011 у навчальному центрі ПАТ «Укртелеком» для працівників товариства було проведено тематичні заняття «Порядок розгляду звернень фізичних і юридичних осіб», «Ведення діловодства за зверненнями громадян».

Усі спеціалісти відділу інформації та використання документів виконували запити соціально-правового характеру, на даний час є вакансія провідного спеціаліста-архівіста відділу.

До повноважень відділу інформації та використання документів входить організаційно-методичне керівництво і контроль з питань використання документів у держархіві області, державних архівних установах області, інших власників документів Національного архівного фонду; організація заходів архіву суспільно-громадського значення; організація інформування органів влади та управління, установ, організацій, громадськості про наявність і склад документів з актуальної тематики; підготовка документів архіву до публікації, виставок, радіопередач та телепередач; надання методично-консультативної допомоги архівним підрозділам державних органів, організацій і підприємств області з питань особистого прийому громадян і роботи із запитами фізичних і юридичних осіб; проведення дослідження і розроблення методичних посібників з профільних питань, впровадження результатів у практику роботи архівних установ області; проведення особистого прийому громадян; виконання запитів соціально-правового характеру та тематичних запитів; організація роботи користувачів у читальних залах архіву.

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Начальник відділу інформації

та використання документів О.Г. Величко

Cемінар з питань формування Національного архівного фонду

Деталі

Створено: Четвер, 20 жовтня 2011, 08:42

Перегляди: 18905

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій в приміщенні центру 19.10.2011 проведено тематичний короткостроковий семінар з питань формування Національного архівного фонду, упорядкування документів постійного зберігання та з особового складу для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів. У заході взяло участь 39 слухачів.

Детальніше:Cемінар з питань формування Національного архівного фонду

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Запорізької області

Деталі

Створено: Четвер, 13 жовтня 2011, 06:45

Перегляди: 15652

Правила

внутрішнього службового розпорядку державних службовців та працівників Державного архіву Запорізької області

І. Загальні положення

1. Правила внутрішнього службового розпорядку державних службовців та працівників Державного архіву Запорізької області (далі - Правила), розроблені відповідно до статті 43 Конституції України, Кодексу Законів про працю України, Закону України «Про державну службу», інших нормативно-правових актів.
2. Правила визначають загальні положення щодо організації внутрішнього службового розпорядку Державного архіву Запорізької області (далі - Архів), режим роботи, умови перебування державних службовців і працівників в Архіві та забезпечення раціонального використання робочого часу, а також інші положення.
3. 3. Службова дисципліна в Архіві ґрунтується на засадах сумлінного та професійного виконання державними службовцями та працівниками своїх обов'язків, створення належних умов для ефективної роботи, їх матеріально-технічного забезпечення, заохочення за результатами роботи.
4. 4. Правила в Архіві затверджуються загальними зборами трудового колективу Архіву за поданням директора і виборного органу первинної профспілкової організації на основі Типових правил внутрішнього службового розпорядку, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 03 березня 2016 року № 50, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 25 березня 2016 року за № 457/28587 (зі змінами).
5. 5. Правила Архіву доводяться до відома всіх державних службовців та працівників, які працюють у Архіві, під підпис.

ІІ. Загальні правила етичної поведінки в Архіві

1. Державні службовці та працівники повинні дотримуватись вимог етичної поведінки.
2. Державні службовці та працівники у своїй роботі повинні дотримуватись принципів професійності, принциповості та доброзичливості, дбати про свою професійну честь і гідність.
3. Державні службовці та працівники повинні уникати нецензурної лексики, не допускати підвищеної інтонації під час спілкування. Неприпустимими є прояви зверхності, зневажливого ставлення до колег та громадян.
4. Державні службовці та працівники під час виконання своїх посадових обов’язків повинні дотримуватися взаємоповаги, ділового стилю спілкування, виявляти принциповість і витримку.

ІІІ. Робочий час і час відпочинку державних службовців та працівників Архіву

1. Тривалість робочого часу державних службовців та працівників становить 40 годин на тиждень.
2. В Архіві встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із тривалістю роботи по днях: понеділок, вівторок, середа, четвер - по 8 годин 15 хвилин, п’ятниця - 7 годин; вихідні дні - субота і неділя.

Початок і закінчення роботи для державних службовців та працівників Архіву та перерва для відпочинку і харчування встановлюється в такі часи:

3. За ініціативою державного службовця чи працівника і згодою його безпосереднього керівника такому державному службовцю чи працівнику може встановлюватися гнучкий режим робочого часу, який є відмінним від визначеного Правилами.

Гнучкий режим робочого часу встановлюється на визначений строк або безстроково з урахуванням необхідності дотримання норми робочого часу, передбаченого Законом України «Про державну службу» Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів, або тривалості встановленого для державного службовця чи працівника неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня).

Гнучкий режим робочого часу може бути фіксованим або змінним.

При фіксованому режимі робочого часу державного службовця чи працівника визначається початок і кінець робочого часу, час початку і закінчення перерви для відпочинку і харчування. При цьому державному службовцю чи працівнику може визначатись відмінна від встановленої у Архіві тривалість роботи по днях тижня, а також поділ робочого дня на частини.

При змінному режимі робочого часу державного службовця чи працівника відсутній фіксований початок, кінець і тривалість робочого дня, на державного службовця чи працівника не поширюється встановлена у Архіві тривалість роботи по днях тижня, за потреби можуть визначатися періоди часу, в які державний службовець чи працівник зобов’язаний бути присутнім на робочому місці. При змінному режимі робочого часу державного службовця чи працівника є обов’язковим облік щоденної тривалості його робочого дня.

Гнучкий режим робочого часу державного службовця чи працівника встановлюється наказом директора, у якому зазначається:

1) прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) державного службовця чи працівника, якому встановлюється гнучкий режим робочого часу та його посада;

2) встановлена норма тривалості робочого часу;

3) дата, з якої встановлюється гнучкий режим робочого часу;

4) період, на який встановлюється гнучкий режим робочого часу (у разі встановлення на визначений строк);

5) час початку і закінчення роботи, час початку і закінчення перерви для відпочинку і харчування (у разі застосування фіксованого режиму робочого часу);

6) періоди часу, в які державний службовець чи працівник зобов’язаний бути присутнім на робочому місці (за потреби, у разі застосування змінного режиму робочого часу).

Такий наказ доводиться до відома державного службовця чи працівника, якому встановлюється гнучкий режим робочого часу, та його безпосереднього керівника до початку застосування гнучкого режиму робочого часу.

Під час встановлення гнучкого режиму робочого часу потрібно враховувати:

заборону включення до робочого часу нічного часу, визначеного законом, якщо інше не передбачено законом;

необхідність забезпечення належного функціонування державного органу у межах встановленого режиму роботи (надання послуг, прийом громадян, приймання та відправлення кореспонденції тощо);

забезпечення належної взаємодії відділів Архіву;

створення умов для сумлінного і професійного виконання державним службовцем чи працівником своїх посадових обов’язків;

потребу в ефективній організації робочого часу державного службовця чи працівника, збільшенні продуктивності та якості його роботи, враховуючи особливості роботи у певній місцевості, зокрема такі, як години пікової завантаженості транспортних шляхів, значну віддаленість місця роботи від місця проживання державного службовця чи працівника, режими роботи закладів дошкільної та загальної середньої освіти;

інші особливості роботи Архіву, зокрема нерівномірний обсяг навантаження на державного службовця чи працівника впродовж дня (тижня), коли основний обсяг робіт припадає на початок чи кінець робочого дня або виходить за його межі.

4. Початок та кінець робочого часу, перерва, що надається для відпочинку і харчування, встановлюються для державного службовця та працівника з урахуванням режиму роботи Архіву або гнучкого режиму робочого часу такого державного службовця чи працівника (у разі встановлення).

Перерва для відпочинку і харчування надається через чотири години після початку роботи. Тривалість перерви для відпочинку і харчування становить, 45 хвилин. Перерва не включається в робочий час, і державний службовець та працівник може використовувати її на свій розсуд. На цей час він може відлучатися з місця роботи.

5. Напередодні святкових та неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.
6. Забороняється відволікати державного службовця чи працівника від виконання його посадових обов’язків.
7. Організація обліку робочого часу державних службовців та пацівників у Архіві покладається на службу управління персоналом.
8. Вихід за межі адміністративної будівлі державного органу у робочий час зі службових питань відбувається з відома безпосереднього керівника державного службовця чи працівника. В Архіві ведеться журнал реєстрації місцевих відряджень.
9. За ініціативою державного службовця чи працівника і згодою його безпосереднього керівника такий державний службовець чи працівник може виконувати завдання за посадою за межами адміністративної будівлі Архіву, в тому числі за кордоном на період дії воєнного або надзвичайного стану в Україні чи в її окремих регіонах, та протягом 10 днів після припинення або скасування такого стану. Для цього державний службовець чи працівник повинен погодити у письмовій формі, зокрема засобами телекомунікаційного зв’язку, перелік відповідних завдань та строки їх виконання з безпосереднім керівником.

Для державного службовця чи працівника обсяг завдань за посадою за межами адміністративної будівлі Архіву повинен визначатись з урахуванням тривалості його робочого часу.

За межами адміністративної будівлі Архіву можуть виконуватися завдання, якщо їх якісне, ефективне та результативне виконання не потребує:

використання інформації з обмеженим доступом;

доступу до комп’ютерного, телекомунікаційного та/або програмного забезпечення, яке функціонує лише у межах приміщення Архіву;

обов’язкового перебування в приміщенні Архіву.

Час виконання державним службовцем чи працівником завдань за посадою за межами адміністративної будівлі державного органу обліковується як робочий час.

ІV. Порядок повідомлення державним службовцем чи працівником про свою відсутність

1. Державний службовець чи працівник повідомляє свого безпосереднього керівника про свою відсутність на роботі у письмовій формі, засобами електронного чи телефонного зв’язку або іншим доступним способом.
2. У разі недотримання державним службовцем чи працівником вимог пункту 1 цього розділу складається акт про відсутність державного службовця чи працівника на робочому місці.
3. У разі ненадання державним службовцем чи працівником доказів поважності причини своєї відсутності на роботі він повинен подати письмові пояснення на ім’я дипректора щодо причин своєї відсутності.
4. Вимоги цього розділу не застосовуються до державних службовців чи працівників під час виконання ними завдань за посадою за межами адміністративної будівлі Архіву.
5. V. Перебування державного службовця чи працівника в Архіві у вихідні, святкові, неробочі дні та після закінчення робочого часу
6. Для виконання невідкладних завдань державний службовець чи працівник може залучатись до роботи понад установлену тривалість робочого дня за наказом директора, про який повідомляється виборний орган первинної профспілкової організації, в тому числі у вихідні, святкові, неробочі дні, а також у нічний час з компенсацією за роботу відповідно до законодавства.

Тривалість роботи понад установлену тривалість робочого дня, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час для кожного державного службовця та працівника не повинна перевищувати чотири години протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік.

2. Директор за потреби може залучати державних службовців та працівників Архіву до чергування після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні.

Чергування державного службовця чи працівника після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні здійснюється згідно з графіком, який розробляється службою управління персоналом і затверджується директором за погодженням виборного органу первинної профспілкової організації.

3. У графіку чергування зазначаються: завдання, яке потребує виконання, відповідальний державний службовець чи працівник, його посада, місце, дата та строк чергування.
4. У разі залучення до чергування після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні державного службовця чи працівника, якого не включено до графіка, наступного робочого дня після чергування відповідна інформація подається службою управління персоналом директору для внесення в установленому порядку відповідних змін до такого графіка.
5. У разі залучення державного службовця чи працівника до роботи понад установлену тривалість робочого дня в Архіві запроваджується підсумований облік робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала норми тривалості робочого часу.

За роботу в зазначені дні (час) державним службовцям чи працівникам надається грошова компенсація у розмірі та порядку, визначених законодавством про працю, або протягом місяця надаються відповідні дні відпочинку за заявами державних службовців чи працівників.

6. Забороняється залучати до роботи понад установлену тривалість робочого дня, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років. Жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дитину-інваліда, можуть залучатися до надурочних робіт лише за їхньою згодою. Залучення інвалідів до надурочних робіт можливе лише за їхньою згодою і за умови, що це не суперечить медичним рекомендаціям.

VІ. Порядок доведення до відома державного службовця та прицівника нормативно-правових актів, наказів, доручень та розпоряджень зі службових питань

1. Нормативно-правові акти, накази, доручення, розпорядження зі службових питань доводяться до відома державних службовців та працівників шляхом ознайомлення у паперовій або електронній формі з підтвердженням такого ознайомлення.

Підтвердженням може слугувати підпис державного службовця чи працівника (у тому числі як відповідального виконавця) на документі, у журналі реєстрації документів або відповідний кваліфікований електронний підпис, який підтверджує ознайомлення з певним службовим документом в електронній формі.

2. Нормативно-правові акти, які підлягають офіційному оприлюдненню, доводяться до відома державного службовця та працівника шляхом їх оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, а також шляхом розміщення на офіційних веб-сайтах органів державної влади та на власному сайті Архіву.

VІІ. Дотримання загальних інструкцій з охорони праці та протипожежної безпеки

1. Директор Архіву зобов’язаний забезпечити безпечні умови праці, належний стан засобів протипожежної безпеки, санітарії і гігієни праці.

Інструктування з охорони праці та протипожежної безпеки має здійснювати особа, на яку директором Архіву покладені відповідні функції в Архіві.

2. Державний службовець та працівник повинен дотримуватись правил техніки безпеки, виробничої санітарії і гігієни праці, протипожежної безпеки.
3. Умови праці на робочому місці, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються державним службовцем та прицівником, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативно-правових актів з охорони праці.
4. За стан пожежної безпеки та дотримання інструкцій з охорони праці в Архіві відповідає директор Архіву та визначена ним відповідальна особа, на яку покладено такий обов’язок.

VIІI. Порядок прийняття та передачі діловодства (справ) і майна державним службовцем та працівником

1. Державний службовець та працівник зобов’язаний до звільнення з посади чи переведення на іншу посаду передати справи і довірене у зв’язку з виконанням посадових обов’язків майно уповноваженій суб’єктом призначення в Архіві особі. Уповноважена особа зобов’язана прийняти справи і майно.
2. Факт передачі справ і майна засвідчується актом, який складається у двох примірниках і підписується уповноваженою особою Архіву, керівником служби управління персоналом Архіву та державним службовцем чи працівником, який звільняється.

Один примірник акта видається державному службовцю чи працівнику, який звільняється чи переводиться на іншу посаду, інший примірник долучається до особової справи цього державного службовця та працівника.

ІХ. Прикінцеві положення

1. Недотримання вимог Правил є підставою для притягнення державного службовця чи працівника до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством.
2. Питання, пов’язані із застосуванням Правил, вирішуються директором Архіву у випадках, передбачених чинним законодавством, спільно або за згодою з виборним органом первинної профспілкової організації Архіву.

«Запоріжжя у серпні 1991 р.» (До 20-річчя незалежності)

Деталі

Створено: П'ятниця, 19 серпня 2011, 07:59

Перегляди: 31739

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: «Запоріжжя у серпні 1991 р.» (До 20-річчя незалежності)

Детальніше:«Запоріжжя у серпні 1991 р.» (До 20-річчя незалежності)

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2011 року

Деталі

Створено: Вівторок, 19 липня 2011, 06:29

Перегляди: 2767

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І півріччя 2011 року

Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2011 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання розпорядження Президента України від 13.04.2005 № 957/2005-рп та доручення до нього Кабінету Міністрів України від 20.04.2005 № 19130/1/1-05 Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2010 рік та їх завдання на 2011рік розглядалося на засіданні колегії 15.03.2011. Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 15.03.2011 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання. Проведено одну перевірку діяльності архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради. Станом на 01.07.2011 в Запорізькій області діють 70 архівів для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду (трудові архіви), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 69, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1. Згідно з листом Глави Адміністрації Президента України від 23.06.2011 № 02-01/1780 знято з контролю завдання щодо створення архівних установ для зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання плану заходів з виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» на 2009-2011 роки, затвердженого наказом Держкомархіву України від 28.04.2009 № 70, на виконання доручення Віце-прем’єр-міністра України від 05.07.2010 № 1118-ДСК до листа СБУ від 16.06.2010 № 26/4-5203 та наказу Держкомархіву України від 09.07.2010 № 6/ДСК скасовано грифи секретності 2470 справам по 5 фондах, ще 26 справам постійного зберігання інвентарного обліку, гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування». Усього скасовано грифи секретності 2496 справам. З них 2482 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР та 14 справам, засекреченим після 1992 року. Питання «Про виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» розглянуто на засіданні колегії 30.06.2011, прийнято рішення за № 2.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання наказу Держкомархіву України від 18 листопада 2009 р. № 196 «Про участь державних архівних установ у відзначенні в Україні 1025‑річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2011 року проводилася робота:

виданий наказ від 27.01.2011 № 9 «Про виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441»;

‑ надавалося сприяння дослідникам церковної тематики в читальних залах архіву у роботі з підбору архівних документів для підготовки каталогу зруйнованих храмів і монастирів Запорізької області, у читальному залі архіву працювало сім (7) користувачів за темами з історії церкви;

‑ 2 представники церков знайомилися з архівно-слідчими справами репресованих у 1930‑ті роки священнослужителів для їх канонізації;

‑ у рубриці «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу
(до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років
та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)», що розміщена на сайті Державної архівної служби України, представлені документи архіву з цієї тематики (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php).

у науково-практичному журналі «Архіви України» (випуск 5(270) жовтень-грудень 2010 р.) надрукована стаття Бондаря В. О., Козлової І. В. «Архівні фонди православних церков міста Олександрівська Катеринославської губернії як історичне джерело».

На виконання наказу Держкомархіву України від 16.11.2010 № 190 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни», Держкомархіву України від 02.06.2011 № 60 «Про внесення змін до наказу Держкомархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», наказу Держкомархіву України від 07.06.2011 № 61 «Про проведення 22 червня Хвилини пам’яті за загиблими у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років та порядку офіційного використання копій Прапора Перемоги», наказу Держкомархіву України від 16.10.2010 № 190 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни»:

23 лютого 2011 року директор Державного архіву Запорізької області відвідав Запорізький багатопрофільний ліцей № 99, де з нагоди Дня захисника Вітчизни провів урок мужності. Від імені голови облдержадміністрації Бориса Петрова, Тедєєв О.С. привітав учнів і педагогів зі святом та вручив у подарунок книги «Запорізький архів. Народна війна 1941-1944. Антифашистський рух опору на території Запорізької області»;

видано наказ від 16.06.2011 № 35 «Про додаткові заходи за участю архівних установ Запорізької області з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки та з підготовки та відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.»;

21 червня 2011 року був проведений день інформування за темою: «До Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни на Україні, 70-ї річниці початку Великої Вітчизняної війни»;

22 червня 2011 року було приспущено Державний Прапор України із чорною стрічкою на будівлі архіву, о 10-й годині була зупинена робота працівників архіву та користувачів читальних залів і проведена хвилина мовчання на вшанування пам’яті за загиблими у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років;

на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «Велика Вітчизняна війна 1941-1945 років», який був наповнений інформацією;

з метою участі у всеукраїнських заходах з відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни було проведено виявлення документів, які представлені в розділах он-лайнової виставки, підготовленої Державною архівною службою України та розміщеної на офіційному сайті «До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни» (http://www.archives.gov.ua/Sections/VVV_70/);

22 червня 2011 року на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка: «Запорізький край у перші дні Великої Вітчизняної війни» (До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни).

на офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації постійно експонується он-лайнова виставка документів «Вони наближали Перемогу. До річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 рр.». (http://www.zoda.gov.ua/news/7827/voni-nablizhali-peremogu.-do-65-richchya-peremogi-u-velikiy-vitchiznyaniy-viyni-1941--1945-rr..html).

На виконання Указу Президента України від 25.10.2010 № 965/2010 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України», наказу Держкомархіву України від 18.11.2010 № 194 «Про участь державних архівів у відзначенні 15-ї річниці Конституції України», розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.11.2010 № 399 «Про відзначення 15-ї річниці Конституції України»:

виданий наказ від 15.02.2011 № 12 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 15-ї річниці Конституції України»;

з метою участі у всеукраїнських заходах з відзначення 15-ї річниці Конституції України проведено виявлення документів, які були направлені до Державної архівної служби України 23 лютого 2011 року для використання у всеукраїнській виставці;

23 червня 2011 року був проведений день інформування за темою: «До 15-ї річниці Конституції України»;

25 червня 2011 року архів брав участь у масових заходах, організованих Запорізькою облдержадміністрацією;

25 червня 2011 року на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка 28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області).

На виконання Указу Президента України від 01.11.2010 № 990/2010 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України», наказу Держкомархіву України від 19.11.2010 № 195 «Про участь державних архівів у відзначенні 20-ї річниці незалежності України», розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 27.01.2011 № 19 «Про відзначення 20-ї річниці незалежності України»:

виданий наказ від 15.02.2011 № 13 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 20-ї річниці незалежності України»;

проведено виявлення документів, підготовлені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії для використання у підготовці всеукраїнської документальної виставки, що були направлені на адресу Держкомархіву України 23.02.2011.

На 2011 рік на утримання Державного архіву Запорізької області згідно із затвердженим кошторисом із загального фонду державного бюджету заплановані кошти у сумі 2283230 грн. За І півріччя ц.р. згідно з планом асигнувань видатки профінансовано у повному обсязі у сумі 861233 грн.

У травні цього року підготовлено розрахунки та розроблено проект бюджетного запиту на 2012 рік. Сума проекту складає 3469062 грн.

Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2011 року проведено процедуру закупівлі послуг в одного учасника. За результатами проведеної процедури між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області укладено договір про закупівлю послуг охорони за державні кошти від 22.03.2011 за № 01-0003875 на суму 345600 грн.

За І півріччя 2011 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 2273 одиниць. З отриманих на виконання документів на кінець І півріччя 2011 року держархівом області виконано 96%, інші є перехідними.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І півріччя розроблено один регуляторний нормативно–правовий акт, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації - 1, з них зареєстровано – 1, а саме:

1. Наказ Державного архіву Запорізької області від 14.01.2011 № 4 «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах», який зареєстровано в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 28.01.2011 за № 2/1444 та за № 3/1445.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І півріччя 2011 року проведено 5 засідань колегії держархіву, на яких розглянуто 18 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву області на 2011 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2011 року;

- Про хід виконання запитів соціально-правового характеру Державним архівом Запорізької області за 2010 рік;

- Про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2010 рік;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2010 році;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2010 рік та їх завдання на 2011 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не відносяться до складу Національного архівного фонду, за 2010 рік;

- Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2010 рік.

ІІ квартал

- Про план роботи Державного архіву області на ІІ квартал 2011 року

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2011 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І квартал 2011року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2011 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2011 року;

- Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- Про заохочення представників ЗМІ області за найкраще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;

- Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2008 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації»;

- Про виконання Указу Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні» на 2009-2011 роки;

- Про обговорення Національного плану дій на 2011 рік.

Проведення перевірок архівних установ

За І півріччя 2011 року проведено 7 перевірок діяльності архівних відділів райдержадміністрацій та міськради з питань контролю за організацією архівної справи і діловодства, упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпечення збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду, трудових архівів, в т.ч.: 5 комплексних перевірок архівних відділів Веселівської, Мелітопольської, Пологівської, Запорізької райдержадміністрацій та Запорізької міськради, одну контрольну перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації та одну перевірку діяльності архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Довідки про результати перевіряння надані до облдержадміністрації та надіслані головам райдержадміністрацій та міському голові.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І півріччя 2011 року відреставровано 1,5 тис.арк.(у 2010 році 3,0 тис. арк.), відремонтовано 10,4 тис. арк. (у 2010 році 10,0 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 600 справ (у 2010 році 1148 справ), виготовлено 30,3 тис. кадрів страхового фонду ,70 справ (у 2010 році 75,5 тис. кадрів страхового фонду, 321 справа), виконано консерваційно-профілактичну обробку 20 рулонів страхового фонду (у 2010 році – 10 рулонів), 1545 негативи фотодокументів.(у 2010 році 1517 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 146 фондах (по 172 фондах у 2010 році). Перевірено 11343 справ (16023 справ у 2010 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 174 фондах (10528 справ), у 2010 році 108 фондів (5682 справи) на паперовій основі.

Відповідно до листа Державної архівної служби України від 05.07.2011 № 1785/05.1 розпочато підготовку пропозицій до проекту Державної цільової соціальної програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 роки.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України по розділах: сільське господарство, транспорт, преса, друк, радіомовлення, телебачення, страхування.

Протягом І півріччя до бази даних «Український мартиролог ХХ століття» внесені дані на 1041 особу, всього до бази даних внесені дані на 1371 особу.

До бази даних «Архівні фонди України» внесені дані на 8 нових фондів, зміни та доповнення внесено до 100 фондів.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 10528 (5627 у 2010 році) справ по 174 (108 у 2010 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 12400 справ).

За І півріччя 2011 року на засіданні ЕПК держархіву схвалено описи на 13910 (9170 спр. у 2010 році) справ постійного зберігання (план на рік – 19000), в т.ч. джерел комплектування держархіву – 2042 спр. (1423 у 2010 році), архівних відділів – 11868 спр. (7747 спр. у 2010 році); 1 відеофільм, представлені архівним відділом Бердянської міськради «Держане підприємство «Бердянський міський торговельний порт» до 180-річчя підприємства. Погоджено 11528 (6235 у 2010 році) справ з особового складу, в т.ч. джерел комплектування держархіву – 4655 спр., архівних відділів – 6873 спр. (план на рік – 13600).

Погоджено 12 (6 у 2010 році) інструкцій з діловодства, 18 (10 у 2010 році) положень про архівні підрозділи та 17 (8 у 2010 році) положень про експертні комісії, 1 положення про службу діловодства, 17(16 у 2010 році) номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування держархіву, 185 ( 86 у 2010 році) актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на справ 489210 (1449180 у 2010 році) установ – джерел формування НАФ.

Погоджено 1 номенклатуру справ, 2 положення про архівний підрозділ та 2 про експертну комісію, описів справ з особового складу на 741 справу, 37 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 32526 справ інших установ, організацій, підприємств.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 9 установам (11 - у 2010 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК держархіву області.

Проведено 14 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (14 - у 2010 році); 16 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (13– у 2010 році), 25 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 20 - у 2010 році).

Проведено 35 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (31 – у 2010 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1503 справи (1245 справи у 2010 році), до знищення виділено 1503 справ (1245 справ у 2010 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 15.03.2011 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, секретарів сільрад – проведено два семінарських заняття.

15.06.2011 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 37 слухачів.

За участю Державного архіву Запорізької області Управлінням державної служби Головдержслужби України в Запорізькій області 2 червня 2011 р., 6 червня 2011 р., 9 червня 2011 р. було проведено «круглі столи» на тему«Державна служба України в історичному аспекті» для спеціалістів відділів персоніфікації пільг управлінь праці та соціального захисту населення райдержадміністрацій, райадмінстрацій Запорізької міської ради та міських рад міст обласного значення, управлінь, відділів економіки райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення, відділів економічного розвитку та підприємництва райадміністрацій Запорізької міської ради та для учасників ІІ туру Конкурсу «Кращий державний службовець» у Запорізькій області.

Використання інформації документів НАФ

Протягом І півріччя 2011 року були підготовлені та експонувалися 6 виставок документів:

7 березня у читальному залі архіву була відкрита виставка, присвячена 150-річчю з дня смерті Шевченка Т.Г. «Т.Г.Шевченко в пам’яті запоріжців»;

12 квітня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Первопроходцы Вселенной. К 50-й годовщине полета человека в космос»

19 квітня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Чорнобильська катастрофа в серцях запоріжців» (до 25-ї річниці аварії на Чорнобильській АЕС)

22 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області «Запорізький край у перші дні Великої Вітчизняної війни» (До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни)

24 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «Поетеса в царстві куліс» (До 80-річчя від дня народження заслуженої артистки України, члена Національної спілки письменників України Нещерет Тетяни Іванівни)

25 червня он-лайнова виставка на веб-сайті Державного архіву Запорізької області: «28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області)

З метою участі у всеукраїнських заходах щодо відзначення ювілейних і пам’ятних дат було проведено виявлення документів, підготовлені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії за тематичними розділами для використання у підготовці всеукраїнських документальних виставок до Дня Незалежності України (7 документів), до Дня Конституції України (13 документів), до 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. (23 документи) Зазначені анотовані переліки документів держархіву Запорізької області та їх електронні копії були направлені на адресу Державної архівної служби України 23.02.2011.

Документи Державного архіву Запорізької області представлені у розділах всеукраїнських он-лайнових виставок, організованих Державною архівною службою України:

до відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни розміщені в розділах он-лайнової виставки «До 70-річчя від початку Великої Вітчизняної війни» http://www.archives.gov.ua/Sections/VVV_70/.

‑ у рубриці «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу
(до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років
та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)» (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php).

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшли в ефірі 3 радіопередачі:

10 березня 2011 року «Т.Г.Шевченко в пам’яті запоріжців» (До 150-річчя з дня смерті Т.Г.Шевченка).

17 березня 2011 року на обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії розпочато цикл радіопередач «Державний архів Запорізької області інформує. Актуальні питання архівної справи». 17 та 24 березня вийшли в ефірі радіопередачі: «Надання платних послуг фізичним і юридичним особам держархівом Запорізької області в 2011 році», «Проведення держархівом Запорізької області конкурсу серед представників засобів масової інформації за 2010 рік».

Продовжується плідна співпраця з приватним акціонерним товариством «ТРК «Алекс» (м. Запоріжжя). У рамках співробітництва (за письмовим зверненням телеканалу) для підготовки телепередач співробітники відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Державного архіву Запорізької області здійснюють відбір фото- та кінодокументів за темами, періодами, готують акти на видачу документів у тимчасове користування за межі архіву для створення авторами телепередач циклу «Город Z. Хроника», які виходять в ефірі щотижня по суботах.

У І півріччі 2011 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1691 звернення від громадян України, колишніх республік СРСР та інших держав (за І півріччя 2010 року ‑ 1706). Кількість питань, порушених у зверненнях громадян – 1822.

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

‑ про акти цивільного стану – 522;

– про підтвердження стажу роботи – 360;

– про майнові права – 275;

– про заробітну плату – 248;

‑ фактографічних – 139;

‑ підтвердження родинних стосунків (родовід) – 104;

– про репресії та розкуркулення – 53;

– про підтвердження депутатської діяльності – 30;

‑ проживання на території області – 21;

– про примусове вивезення до Німеччини – 20;

– про нагородження орденами і медалями – 7 та інші.

У 2011 році кількість запитів за тематикою порушених в них питань залишилася на тому ж рівні.

Протягом І півріччя 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 10, від пенсіонерів – 101.

За І півріччя 2011 року спеціалістами відділу інформації та використання документів на особистому прийомі було прийнято 448 громадян; керівництвом архіву – 39 громадян, усього – 487 громадян.

До Державного архіву Запорізької області надійшли 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».

У читальних залах архіву працювали 339 користувачів.

Користувачам у читальний зал видано 7500 од. зб. на паперовій основі (7711 у 2010 році).

Державним архівом Запорізької області було проведено щорічний конкурс серед представників місцевих засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області. На конкурс були представлені матеріали місцевих ЗМІ за 2010 рік архівними відділами Василівської (газета «Нова Таврія»), Гуляйпільської (газета «Голос Гуляйпілля»), Запорізької (газета «Червоний промінь») райдержадміністрацій. Представники засобів масової інформації присвятили свої статті подіям Великої Вітчизняної війни долям своїх земляків, історії окремих населених пунктів.

Рішенням колегії від 25 травня 2011 року переможцем конкурсу визначено Муху Олену Леонідівну, редактора КП «Редакція газети «Голос Гуляйпілля» Гуляйпільської районної ради Запорізької області та до Дня журналіста нагороджено Почесною грамотою Державного архіву Запорізької області.

Методична робота

У І півріччі 2011 року проведено 4 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто три розділи путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Установи фізичної культури і спорту», «Органи та установи преси, друку, радіомовлення, телебачення», «Установи страхування» та 3 питання з організації, визначення основних напрямів та оцінки результатів науково-дослідної та методичної роботи Державного архіву Запорізької області.

Заступник директора О.Л. Пилявська

Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2011 року

Деталі

Створено: Вівторок, 19 липня 2011, 06:07

Перегляди: 2123

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

зі зверненнями громадян за І півріччя 2011 року

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 14 лютого 2008 року № 7960/1/1-08, п. 1 Указу Президента «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.2008 № 109/2008 На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 21.02.2011 № 50 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2010 року та вдосконалення відповідної роботи у 2011 році» Державним архівом Запорізької області у І півріччі 2011 року було проведено такі заходи.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом директора Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 30.09.2009 № 37. зі змінами, внесеними згідно з наказом від 18.10.2010 № 74. Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

У читальних залах архіву громадянам надавалися документи, необхідні для відновлення їх законних прав та інтересів, для особистого ознайомлення.

У читальних залах архіву працювали 339 користувачів.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Запити соціально-правового характеру, з якими зверталися громадяни до архіву, виконувалися спеціалістами відділу інформації та використання документів, працівники якого мають вищу спеціальну освіту та пройшли підвищення кваліфікації у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій.

У І півріччі 2011 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1691 звернення від громадян України, колишніх республік СРСР та інших держав (за І півріччя 2010 року ‑ 1706). Кількість питань, порушених у зверненнях громадян – 1822.

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

‑ про акти цивільного стану – 522;

– про підтвердження стажу роботи – 360;

– про майнові права – 275;

– про заробітну плату – 248;

‑ фактографічних – 139;

‑ підтвердження родинних стосунків (родовід) – 104;

– про репресії та розкуркулення – 53;

– про підтвердження депутатської діяльності – 30;

‑ проживання на території області – 21;

– про примусове вивезення до Німеччини – 20;

– про нагородження орденами і медалями – 7 та інші.

У 2011 році кількість запитів за тематикою порушених в них питань залишилася на тому ж рівні.

Протягом І півріччя 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 10, від пенсіонерів – 101.

За І півріччя 2011 року спеціалістами відділу інформації та використання документів на особистому прийомі було прийнято 448 громадян; керівництвом архіву – 39 громадян, усього – 487 громадян.

До Державного архіву Запорізької області надійшло 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Порушень Закону України від 02.10.96 № 393/96-ВР № «Про звернення громадян» не було. Скарг від заявників на роботу працівників архіву не надходило.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 21.02.2011, 28.02.2011, 14.03.2011, 05.05.2011, 30.05.2011 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, про роботу читальних залів, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, Стандарт адміністративної послуги з надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційних веб-сайтах облдержадміністрації та Державного архіву Запорізької області, на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області. (http://www.dazo.ho.ua/) розміщена інформація щодо організації роботи із зверненнями громадян, Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області, форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації.

15.03.2011 був проведений семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, міст обласного значення та трудових архівів. Начальником відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області була проведена тематична зустріч за темою: «Порядок надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних і юридичних осіб».

Усі спеціалісти відділу інформації та використання документів виконували запити соціально-правового характеру, на даний час є вакансія провідного спеціаліста-архівіста відділу.

До повноважень відділу інформації та використання документів входить організаційно-методичне керівництво і контроль з питань використання документів у держархіві області, державних архівних установах області, інших власників документів Національного архівного фонду; організація заходів архіву суспільно-громадського значення; організація інформування органів влади та управління, установ, організацій, громадськості про наявність і склад документів з актуальної тематики; підготовка документів архіву до публікації, виставок, радіопередач та телепередач; надання методично-консультативної допомоги архівним підрозділам державних органів, організацій і підприємств області з питань особистого прийому громадян і роботи із запитами фізичних і юридичних осіб; проведення дослідження і розроблення методичних посібників з профільних питань, впровадження результатів у практику роботи архівних установ області; проведення особистого прийому громадян; виконання запитів соціально-правового характеру та тематичних запитів; організація роботи користувачів у читальних залах архіву.

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Начальник відділу інформації

та використання документів О.Г. Величко

Звернення громадян

Деталі

Створено: Вівторок, 19 липня 2011, 06:05

Перегляди: 57323

Державний архів Запорізької області вул. Українська, 48, м. Запоріжжя

Робота столу довідок:

Прийом громадян: вівторок, четвер 9.00 – 12.00, 13.00 – 16.00.

Прийом іногородніх громадян та громадян пільгових категорій проводиться у понеділок – четвер 9.00 – 12.00, 13.00 – 16.00, у п’ятницю 9.00 – 12.00, 13.00 – 15.30;

У відділі інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області (стіл довідок) особистий прийом громадян проводять спеціалісти відділу:

1) науковий співробітник відділу інформації та використання документів Олена СТОВБУР, у разі її відсутності науковий співробітник Аліна ЖЕЛІЗНА. Прийом здійснюється за адресою: вул. Українська, буд. 48, м. Запоріжжя, адміністративний корпус 1 Державного архіву Запорізької області, кабінет № 4;

2) науковий співробітник відділу інформації та використання документів Євген МАКСИМЕНКО, у разі його відсутності архівіст І категорії відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Ірина ФІЛІМОНОВА. Прийом здійснюється за адресою: проспект Соборний, буд. 162-б, м. Запоріжжя, адміністративний корпус 2 Державного архіву Запорізької області, вестибюль.

Особи з обмеженими фізичними можливостями можуть одержати консультації в телефонному режимі або на вебсайті Державного архіву Запорізької області від працівників архіву щодо документів, одержати архівні довідки, копії документів на свої запити.

Прийом осіб з обмеженими фізичними можливостями, у тому числі з порушенням опорно-рухового апарату, що пересуваються на кріслах колісних, проводиться у корпусі 2 архіву (вестибюль) за адресою: проспект Соборний, 162 б, м. Запоріжжя, де розміщений спеціально збудований пандус, на вхідних дверях розташований дзвоник, вхідні двері скляні, прозорі. Там же є можливість працювати з документами (у присутності відповідального працівника).

Якщо громадянин – особа з обмеженими фізичними можливостями, у тому числі з порушенням опорно-рухового апарату, що пересуваються на кріслах колісних,  звернулася безпосередньо в корпус 1 Державного архіву Запорізької області за адресою: вул. Українська, 48, м. Запоріжжя, то на сходах на рівні руки особи на візку розташована кнопка виклику, сигнал від якої лунає на першому поверсі будівлі. До заявника виходить відповідальна особа, надає консультацію

Читальні зали у 1 та 2 корпусах Державного архіву Запорізької області працюють в обмеженому режимі через віднесення частини території Запорізької області, у тому числі м. Запоріжжя до Переліку територій можливих бойових дій, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України 22 грудня 2022 року № 309 (зі змінами). Доступ користувачів до документів та довідкового апарату архіву у читальних залах архіву здійснюється таким чином: у більшості випадків ознайомлення з документами здійснюється через надсилання їх цифрових копій електронною поштою.

Прийом звернень громадян, запитів фізичних і юридичних осіб, консультування буде проводитися таким чином:

на особистому прийомі;

через поштові скриньки: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.; Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.; Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

через номери засобів зв’язку (телефон, факс):

тел.: (061) 787 47 44; (061) 280 07 30

Нормативно-правова база

Засвідчення та проставлення апостилю на архівних документах.

Довідки про підсумки роботи із зверненнями громадян

Особистий прийом громадян

Доступ до публічної інформації

Державні послуги

Соціально-правові запити

Форми документів для соціально-правових запитів

Перелік запитів, які виконуються Державним архівом Запорізької області на платній основі

ПОРЯДОК опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області

Деталі

Створено: Четвер, 30 червня 2011, 13:23

Перегляди: 14183

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Державного
архіву Запорізької області

11.09.2024 № 36

ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області

І. Загальні положення

 Цей Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області (далі – Порядок) розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Державний архів Запорізької області (далі – архів).

1. Публічна інформація, розпорядником якої є архів – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання архівом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні архіву відповідно до його повноважень.
2. Уповноваженими підрозділами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими архіву є відділи організації і координації архівної справи та інформації та використання документів архіву.

ІІ. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації

1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до архіву фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в архіві наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, реєструються уповноваженим підрозділом – відділом організації і координації архівної справи архіву.
4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, здійснюється працівником уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву в окремій справі «Запити публічної інформації» та в електронній базі даних документообігу.

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

5. При реєстрації в електронній базі даних документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

- статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

- територією знаходження запитувача: райони області, інші області тощо;

- тематикою запиту;

- способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, подано особисто.

6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту у телефонному режимі працівники уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується реєстраційний штамп.
8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративній будівлі архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в архіві).
9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архівному підрозділі архіву працівниками уповноваженого підрозділу – відділ організації і координації архівної справи архіву протягом 5 років з дати реєстрації.

ІІІ. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, та накладення резолюцій здійснює директор архіву, або особа яка виконує його обв’язки.
2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
3. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно передає запити з відповідною резолюцією виконавцям.
4. Архів має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
5. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
6. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтоване запитувачем.
7. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку архів повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
8. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, архівом невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) забезпечується отримання запитів в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Про одержання запиту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам відповідальний працівник архіву повинен розписатися у відповідному журналі в загальному відділі апарату облдержадміністрації.
9. Архів розглядає запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації та готує проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу.
10. Архів готує проєкти відповідей, вказані у пункті 4.9. цього Порядку та подає на підпис у 2 примірниках. До проєкту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
11. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
12. Підготовлений архівом проєкт відповіді запитувачу, завізований керівником архіву, (у випадку, коли інформацію готують декілька структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації, проєкт відповіді необхідно завізувати всіма керівниками), передається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації для підписання та відправки.
13. У разі, якщо запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації, стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, архів готує проєкт листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.12. цього Порядку.
14. Директор архіву несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації та дотримання термінів їх розгляду, за виконання розгляду запитів згідно з резолюцією, а також за зміст підготовлених архівом проєктів відповідей.
15. Після підписання відповіді на запит директором архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву реєструє та забезпечує відправку відповіді з додатками, якщо вони є, на адресу запитувача.
16. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора архіву, копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

1. IV. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
2. Фактичним виконанням виконавцем архіву завдання з розгляду відповідного запиту вважається момент подання директору архіву на підпис проєкту відповіді на запит, а щодо запитів, які надійшли на виконання від Запорізької облдержадміністрації, то датою та часом виконання архівом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання архівом проєкту відповіді запитувачу.
3. У разі порушення термінів підготовки проєкту відповіді запитувачу працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно інформує про цей факт директора архіву для вжиття відповідних заходів.

Начальник відділу інформації та

використання документів Державного

архіву Запорізької області                                                   Олена ВЕЛИЧКО