Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

ПОВІДОМЛЕННЯ про акцепт пропозиції за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника

Вхідний №:

13012WD007291

Номер бюлетеня:

2 (745) від 07.01.2013

Номер оголошення у бюлетені:

008287

Код оголошення (www.tender.me.gov.ua):

03012013/472170628

 

ПОВІДОМЛЕННЯ

про акцепт пропозиції за результатами застосування

процедури закупівлі в одного учасника

1. Замовник:

1.1. Найменування: Державний архів Запорізької області.

1.2. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ: 03494617.

1.3. Місцезнаходження: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095.

2. Предмет закупівлі:

2.1. Найменування предмета закупівлі: код – 74.60.1, послуги з проведення розслідувань і забезпечення безпеки, послуги з охорони об’єктів Державного архіву Запорізької області.

2.2. Кількість товарів або обсяг виконання робіт чи надання послуг.

2.3. Місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095, м. Запоріжжя, проспект Леніна, 162б, 69054.

2.4. Строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: січень 2013 року – грудень 2013 року.

3. Процедура закупівлі: закупівля в одного учасника.

4. Дата оприлюднення та номер оголошення про проведення процедури закупівлі, опублікованого в державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель: інформаційний бюлетень «Вісник державних закупівель» від 31.12.2012 № 141 (743), номер оголошення 350317.

5. Учасник-переможець:

5.1. Найменування/прізвище, ім'я, по батькові: Управління Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області.

5.2. Ідентифікаційний код/реєстраційний номер облікової картки платника податків: 08596891.

5.3. Місцезнаходження (для юридичної особи) та місце проживання (для фізичної особи), телефон, телефакс: м. Запоріжжя, вул. Запорізька, 15, 69002, тел. (0612) 62 20 01, факс (0612) 62 20 11.

6. Ціна акцептованої пропозиції конкурсних торгів (цінової пропозиції, пропозиції за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника): 452541,60 грн. (чотириста п’ятдесят дві тисячі п’ятсот сорок одна гривна 60 коп.) з ПДВ.

6.1. Ціна за одиницю товару (у разі закупівлі товару).

7. Дата прийняття рішення про акцепт пропозиції конкурсних торгів (цінової пропозиції, пропозиції за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника): 03.01.2013.

8. Кінцевий строк укладення договору про закупівлю: 28.01.2013.

Голова комітету з конкурсних торгів,

заступник директора Державного

архіву Запорізької області О.Л. Пилявська

 

ОБҐРУНТУВАННЯ застосування процедури закупівлі в одного учасника

Номер оголошення, номер і дата бюлетеня:

№350317, «ВДЗ» №141 (743) від 31.12.2012р.

ОБҐРУНТУВАННЯ

застосування процедури закупівлі в одного учасника

1. Замовник:

1.1. Найменування: Державний архів Запорізької області.

1.2. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ: 03494617.

1.3. Місцезнаходження: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095.

1.4. Посадова особа замовника, відповідальна за проведення закупівлі (прізвище, ім’я, по батькові, посада та адреса, номер телефону та телефаксу із зазначенням коду міжміського телефонного зв’язку, e-mail): Пилявська Ольга Леонідівна, заступник директора Державного архіву Запорізької області, м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095, тел. (0612) 62 11 21, факс (0612) 62 24 31, е-mail: dazo@zp.ukrtel.net.

1.5. Головний розпорядник коштів або орган, до сфери управління якого належить замовник (повне найменування та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ): Запорізька обласна державна адміністрація, 00022504.

1.6. Дата прийняття комітетом з конкурсних торгів замовника рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника. 12.12.2012.

2. Джерело фінансування закупівлі: кошти Державного бюджету України.

3. Інформація про предмет закупівлі:

3.1. Найменування предмета закупівлі: код – 74.60.1 (послуги з проведення розслідувань і забезпечення безпеки), послуги з охорони об’єктів Державного архіву Запорізької області.

3.2. Кількість товарів або обсяг виконання робіт чи надання послуг. послуги охоронців, організація двох цілодобових постів цивільної охорони Державної служби охорони на об’єктах Державного архіву Запорізької області.

3.3. Місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095, м. Запоріжжя, проспект Леніна, 162б, 69054.

3.4. Строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: січень 2013 року – грудень 2013 року.

4. Інформація про учасника (учасників) процедури закупівлі:

4.1. Повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи. Управління Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області.

4.2. Ідентифікаційний код/реєстраційний номер облікової картки платника податків: 08596891.

4.3. Місцезнаходження юридичної особи або місце проживання фізичної особи, телефон, телефакс: м. Запоріжжя, вул. Запорізька, 15, 69002, тел. (0612) 62 20 01, факс (0612) 62 20 11.

5. Умови застосування процедури закупівлі в одного учасника: абзац 2 пункту 2 статті 39 Закону України від 01.06.2010 № 2289–VІ «Про здійснення державних закупівель»: відсутність конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені, виконані чи надані тільки певним постачальником (виконавцем), за відсутності при цьому альтернативи.

6. Причини та обставини, якими керувався замовник під час обрання процедури закупівлі в одного учасника: постановою Кабінету Міністрів України від 10.08.93 № 615 «Про заходи щодо вдосконалення охорони об’єктів державної та інших форм власності» передбачено, що Державні архіви та їхні сховища підлягають обов’язковій охороні підрозділами Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ, тому з територіальним підрозділом Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ у Запорізькій області (Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області) проведено переговори щодо закупівлі послуг з охорони.

7. Перелік документів, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі: постанова Кабінету Міністрів України від 10.08.93 № 615 «Про заходи щодо вдосконалення охорони об’єктів державної та інших форм власності» із змінами та доповненнями.

Голова комітету з конкурсних торгів,

заступник директора Державного

архіву Запорізької області О.Л. Пилявська

ІНФОРМАЦІЯ про застосування процедури закупівлі в одного учасника

Вхідний №:

12125WI352524

Код оголошення (www.tender.me.gov.ua):

13122012/572766996

Номер бюлетеня:

141 (743) від 31.12.2012

Номер оголошення у бюлетені:

350317

ІНФОРМАЦІЯ

про застосування процедури закупівлі в одного учасника

1. Замовник:

1.1. Найменування: Державний архів Запорізької області.

1.2. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ: 03494617.

1.3. Місцезнаходження: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095.

1.4. Реєстраційний рахунок замовника: р/р 35217003000341, в ГУДКСУ в Запорізькій області, р/р 35220001000341, в ГУДКСУ в Запорізькій області.

1.5. Посадові особи замовника, уповноважені здійснювати зв’язок з учасниками (прізвище, ім’я, по батькові, посада та адреса, номер телефону та телефаксу із зазначенням коду міжміського телефонного зв’язку, e-mail): Пилявська Ольга Леонідівна, заступник директора Державного архіву Запорізької області, м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095, тел. (0612) 62 11 21, факс (0612) 62 24 31, е-mail: dazo@zp.ukrtel.net.

1.6. Головний розпорядник коштів (повне найменування та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ): Запорізька обласна державна адміністрація, 00022504.

2. Фінансування закупівлі:

2.1. Джерело фінансування закупівлі: кошти Державного бюджету України.

2.2. Розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість закупівлі (не для друку, не для оприлюднення): 452541,60 грн. (чотириста п’ятдесят дві тисячі п’ятсот сорок одна гривна 60 коп.) з ПДВ.

2.3. Очікувана ціна одиниці товару (у разі закупівлі товару) (не для друку, не для оприлюднення).

3. Адреса веб-порталу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, на якому розміщується інформація про закупівлю: www.tender.me.gov.ua.

4. Адреса веб-сайту, на якому замовником додатково розміщується інформація про закупівлю (у разі наявності): www.archivzp.gov.ua.

5. Інформація про предмет закупівлі:

5.1. Найменування предмета закупівлі: код – 74.60.1, послуги з проведення розслідувань і забезпечення безпеки, послуги з охорони об’єктів Державного архіву Запорізької області.

5.2. Кількість товарів або обсяг виконання робіт чи надання послуг:

5.3. Місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: м. Запоріжжя, вул. Українська, 48, 69095, м. Запоріжжя, проспект Леніна, 162б, 69054.

5.4. Строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: січень 2013 року – грудень 2013 року.

6. Найменування/прізвище, ім’я, по батькові, місцезнаходження та контактні телефони учасника (учасників), з яким (якими) проведено переговори. Управління Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області, м. Запоріжжя, вул. Запорізька, 15, 69002, т.в.о. заступника начальника Управління Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області Рижинський Андрій Володимирович, тел. (0612) 62 20 01.

7. Ціна пропозиції: 452541,60 грн. (чотириста п’ятдесят дві тисячі п’ятсот сорок одна гривна 60 коп.) з ПДВ.

7.1. Загальна ціна пропозиції.

7.2. Ціна пропозиції за одиницю товару (у разі закупівлі товару).

8. Додаткова інформація: кваліфікаційні критерії - відповідно до ст.16 Закону.

Голова комітету з конкурсних торгів,

заступник директора Державного

архіву Запорізької області О.Л. Пилявська

Про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

19.12.2012

м. Запоріжжя

№ 1

 

Про план роботи колегії Державного архіву

Запорізької області на 2013 рік

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області при плануванні роботи колегії було враховано проведення заходів, спрямованих на виконання законів України, актів та доручень Президента й Уряду України, Державної архівної служби України та основних напрямів розвитку архівної справи.

В плані роботи відображені заходи з питань:

- удосконалення системи управління архівною справою;

- виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів;

- виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області;

- протидії корупції в Державному архіві Запорізької області;

- роботи зі зверненнями громадян;

- охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області;

- роботи в осінньо-зимовий період.

В проекті плану роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік були враховані питання, які знаходяться на контролі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. План роботи колегії на 2013 рік схвалити.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О., секретарю колегії Федько А.А. забезпечити своєчасну підготовку документів для розгляду на засіданнях колегії.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

 

Протокол № 7 засідання колегії від 19.12.2012

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

ПРОТОКОЛ

19.12.2012 № 7

м. Запоріжжя

Засідання колегії

 

Голова колегії –

Тедєєв О.С.

Секретар –

Федько А.А.

Присутні члени колегії:

Білець С.Т.

Величко О.Г.

Зінчик О.Ю.

Пилявська О.Л.

Фурсенко Т.В.

Запрошені:

від Державного архіву Запорізької області

Бондар В.О.

Петроченко К.О.

 

Порядок денний:

1. Про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області.

Інформують: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області;

Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату.

3. Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Інформують: Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату;

Фурсенко Т.В., начальник відділу формування НАФ та діловодства.

4. Про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

5. Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату; Фурсенко Т.В., начальник відділу формування НАФ та діловодства – довідка додається.

4. СЛУХАЛИ: про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

 

Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько

ПЛАН роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік


ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Державного архіву Запорізької області

О.С.Тедєєв

2012 року

ПЛАН

роботи колегії Державного архіву Запорізької області

на 2013 рік

з/п

Назва питання

Термін

розгляду

Відповідальні

за підготовку

При-мітка

1

2

3

4

5

1.

1.1. Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2013 рік

січень

Директор

Тедєєв О.С.

1.2. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2013 року

січень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

1.3. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік

січень

Начальник відділу інформації та використання документів

Величко О.Г.

1.4. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2012 рік

січень

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Петроченко К.О.

1.5. Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році

січень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

2.

2.1. Про підсумки роботи архівних установ області за 2012 рік та завдання на 2013 рік

лютий

Директор

Тедєєв О.С.

2.2. Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2012 рік

лютий

Начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т

2.3. Про підсумки щорічного огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2012 рік

лютий

Начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т.

2.4. Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році

лютий

Заступник директора

Пилявська О.Л.,

провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Петроченко К.О.

3.

3.1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2013 року

квітень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

3.2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2013 року

квітень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

3.3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2013 року

квітень

Начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т.

3.4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2012 року

квітень

Начальник відділу інформації та використання документів

Величко О.Г.

3.5. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року

квітень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

3.6. Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

квітень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

3.7 Звіт про роботу начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ

квітень

Начальник архівного відділу Бердянської райдержадміністрації

Бойко І.В.,

провідний спеціаліст-архівіст відділу організації і координації архівної справи

Федько А.А.

4.

4.1. Про заохочення представників ЗМІ області за краще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

травень

Начальник відділу інформації та використання документів

Величко О.Г.

4.2. Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території

травень

Начальник архівного відділу Запорізької міськради

Щербаха Л.І.,

начальник відділу організації і координації архівної справи

Білець С.Т.

5.

5.1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2013 року

липень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

5.2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2013 року

липень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

5.3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2013 року

липень

Начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т.

5.4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2013 року

липень

Начальник відділу інформації та використання документів

Величко О.Г.

5.5. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року

липень

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Петроченко К.О.

5.6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року

липень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

6.

6.1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року

жовтень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

6.2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року

жовтень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

6.3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року

жовтень

Начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т.

6.4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2013 року

жовтень

Начальник відділу інформації та використання документів

Величко О.Г.

6.5. Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

жовтень

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Петроченко К.О.

6.6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

жовтень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

6.7. Про стан підготовки архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

жовтень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Білець С.Т.

7.

7.1. Про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області 2014 рік

грудень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

7.2. Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області

грудень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

Начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату

Зінчик О.Ю.

7.3. Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

грудень

Начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату

Зінчик О.Ю.

Начальник відділу формування НАФ та діловодства

Фурсенко Т.В.

7.5. Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2013 рік.

грудень

Заступник директора

Пилявська О.Л.

Укладач: секретар колегії А.А.Федько

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

колегії Державного архіву

Запорізької області

19.12.2012 № 7

Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

 

19.12.2012

м. Запоріжжя

№ 2

 

Про стан пожежної безпеки у Державному архіві

Запорізької області та архівних установах області

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області та архівних установах приділяється значна увага організації роботи з питань пожежної безпеки.

Питання забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва. Так, питання «Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області» розглядалося на засіданні колегії 13.12.2010, прийнято відповідне рішення за № 2 та 21.12.2011, прийнято відповідне рішення за № 2.

Відповідно до наказу від 05.01.2012 № 1 «Про призначення відповідальних за збереження документів Національного архівного фонду» та від 28.05.2012 № 42 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 05.01.2012 № 1» призначені відповідальні за пожежну безпеку, видачу-приймання справ, опечатування архівосховищ та робочих приміщень.

На виконання Плану заходів щодо забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2012 рік наказом від 15.08.2012 № 60 призначені відповідальні за електрогосподарство та справний стан і безпечну та економічну експлуатацію устаткування теплових установок і електромереж; наказом директора від 15.08.2012 № 61 затверджено склад комісії з прийняття після ремонтів тепловикористовуючих установок та обладнання архіву. Проведено підготовчі роботи до опалювального періоду 2012-2013 років, створено комісію з перевірки готовності теплового господарства до роботи в опалювальний період 2012-2013 років (наказ Державного архіву Запорізької області від 16.08.2012 №  2-АГ), до участі в якій запрошено за згодою представника Державної інспекції з енергетичного нагляду за режимами споживання електричної і теплової енергії в Запорізькій області, затверджено заходи з підготовки до опалювального періоду 2012-2013 років (наказ Державного архіву Запорізької області від 16.08.2012 №  3-АГ).

У зв’язку з утворенням нових структурних підрозділів в Головному управлінні Держтехногенбезпеки у Запорізькій області та перерозподілом функцій у 2012 року було погоджено з територіальними відділами Інструкцію про заходи пожежної безпеки в Державному архіві Запорізької області (загальнооб’єктову інструкцію).

З територіальними відділами Головного управління Держтехногенбезпеки у Запорізькій області погоджено програму проведення вступного і первинного протипожежного інструктажів.

Інструкції з пожежної безпеки та плани евакуації розміщено на видних місцях у приміщеннях архіву.

На виконання завдання Укрдержархіву у вересні ц.р. розроблено та затверджено План заходів щодо посилення протипожежного захисту в Державному архіві Запорізької області у зв’язку з можливим тимчасовим перебуванням дітей в приміщеннях архіву.

Наказом архіву від 29.03.2010 № 26 затверджено склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області (ДПД). Наказом директора від 27.02.2012 № 20 «Про склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області» змінено склад добровільної пожежної дружини.

Відповідно до договору обов’язкового особистого страхування працівників відомчої та місцевої пожежної охорони, членів добровільної пожежної дружини від 02.07.2012 № 0401/3401, Приватним акціонерним товариством «Страхова компанія «Універсальний поліс» було застраховано 6 членів ДПД.

У травні ц.р. проведено відпрацювання практичних навиків користування первинними засобами пожежегасіння членами добровільної пожежної дружини.

Наказом архіву від 12.06.2012 № 48 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 29.03.2010 № 27 «Про затвердження Положення про пожежно-технічну комісію Державного архіву Запорізької області та її персонального складу» змінено склад пожежно-технічної комісії.

Членами пожежно-технічної комісії 30.03.2012, 27.06.2012, 27.09.2012, проведено огляди протипожежного стану приміщень, установок пожежної сигналізації та пожежегасіння, систем димовидалення, кондиціювання, протипожежного водопостачання, первинних засобів пожежегасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування, складені відповідні акти і проведено 3 засідання пожежно-технічної комісії. Директором архіву видані накази про оголошення рішень пожежно-технічної комісії. Наступний огляд заплановано на 28.12.2012.

Відповідальні за пожежну безпеку відповідно до законодавства пройшли навчання та перевірку знань.

Згідно із графіком, який затверджено директором архіву, у квітні та серпні цього року проведено навчання та перевірку знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області.

У вересні проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

У Державному архіві Запорізької області є в наявності та ведуться журнали реєстрації вступного, первинного, повторного, позапланового та цільового інструктажів; журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки для працівників, зайнятих виконанням ремонтних робіт, журнал протоколів перевірки знань.

Для обслуговування технічних засобів пожежної сигналізації і газового пожежегасіння з ТОВ «Запорізьке підприємство протипожежних робіт «Спецавтоматика» укладено договір від 01.06.2012 № 78-2012 АПС-ПТ.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 11.06.2012 № 46 «Про комісію з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ» затверджено склад комісії з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ. Ця комісія відповідно до п. 7.6. Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 № 1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04.02.2003 року за № 89/7410, плану роботи пожежно-технічної комісії на ІІ квартал 2012 року, з метою своєчасного виявлення пліснявих грибів і комах 16.04.2012 провела візуальне обстеження архівосховищ і документів. Ураження документів, стін, підлоги не виявлено. За результатами обстеження складено акти.

Між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області укладено договір від 02.04.2012 № 01-0004566 на здійснення цілодобової охорони будівель архіву, пропускного режиму та спостереження за пультами пожежно-охоронної сигналізації до 31.12.2012.

Відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.2012 № 590, для Державного архіву області на 2013-2015 роки заплановано 1630800 грн. на заходи з пожежної безпеки.

На розгляд сесії обласної ради, яка відбудеться 25.12.2012 винесено Обласну цільову соціальну Програму забезпечення пожежної безпеки на 2013 – 2015 роки. У Програмі заплановано для архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад 738800 грн. за рахунок місцевих бюджетів заходи з приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно - правових актів у сфері пожежної безпеки шляхів евакуації, автоматичних систем протипожежного захисту, систем оповіщення людей про пожежу, електрообладнання будівель та споруд. Після прийняття Обласної програми на кожній території потрібно прийняти відповідно районні та міські програми для планування та виділення коштів на вищезазначені заходи.

Обласною радою 22.11.2012 уперше прийнята Програма розвитку архівної справи Запорізької області на 2013-2015 роки. За рахунок Програми передбачено у 2013 році придбати 50 нових вогнегасників, чим посилити протипожежний захист приміщень архіву.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» в архіві видано наказ від 05.11.2012 № 70 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах Запорізької області», який доведено до керівників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.

До Головного фінансового управління облдержадміністрації були подані пропозиції включити до бюджетного запиту на 2012 рік:

- поточний ремонт електрообладнання систем автоматичного пожежегасіння і пожежної сигналізації – 56240 горн. – кошти не виділені;

- охорона архіву – 384 тис. грн. – отримано і використано 409335 грн.;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 11520 грн. – отримано і використано 9380;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2700 грн.- отримано і використано 1545 грн.

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 2720 грн. – зареєстровані платіжні документи в органах казначейської служби.

Подані пропозиції до Головного фінансового управління облдержадміністрації включити до бюджетного запиту на 2013 рік кошти на:

- поточний ремонт електрообладнання систем автоматичного пожежегасіння і пожежної сигналізації – 99 тис. грн;

- охорона архіву – 408,2 тис.грн.;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 9840 грн.;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2700 грн.;

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 3200 грн.

Архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення здійснюється постійний контроль за виконанням заходів щодо забезпечення пожежної безпеки.

Відповідно до посадових інструкцій, розпоряджень голів райдержадміністрацій, Енергодарської і Мелітопольської міськрад та наказів начальників архівних відділів, в архівних відділах контроль за забезпеченням пожежної безпеки у відділі здійснює начальник відділу. Навчання з питань пожежної безпеки пройшли та отримали посвідчення тільки начальник архівного відділу Запорізької райдержадміністрації та два працівники архівного відділу Енергодарської міськради.

З працівниками архівних відділів уповноваженими особами, відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах протягом 2012 року проведені інструктажі з питань дій у випадку виникнення пожежі.

На виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70 «Про посилення пожежного захисту в архівних установах Запорізької області» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад було проведено наступні заходи.

Переглянуті і, при необхідності, поновлені інструкції, які регламентують організацію пожежно-профілактичної роботи та плани евакуації людей і документів.

В усіх архівних відділах спільно з уповноваженими особами, відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах два рази на рік в весняно-літній та осінньо-зимовий періоди проведені огляди стану електромереж, енергообладнання, стану первинних засобів пожежегасіння та протипожежного водопостачання.

Представниками Держпожежнагляду у 2012 році проведені пожежно-технічні обстеження архівних відділів Василівської, Гуляйпільської та Пологівської райдержадміністрацій.

Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків.

На виконання припису здійснені заходи по ідентифікації та визначення потенційно небезпечних об’єктів архівного відділу Пологівської райдержадміністрації та внесення його до державного реєстру потенційно небезпечних об’єктів.

Протягом 2012 року в двох архівосховищах архівних відділів Михайлівської і Приморської райдержадміністрацій, 13 архівосховищах архівних відділів Запорізької (1) та Енергодарської (12) міськрад встановлені автономні протипожежні сигналізації.

Протипожежні сигналізації встановлені у 8 із 29 архівосховищах восьми архівних відділів райдержадміністрацій (28%), в т.ч. в архівному відділі Токмацької райдержадміністрації - з виведенням на пульт чергового та в 26 (74%) із 35 архівосховищах чотирьох архівних відділів міськрад, з них 15 архівосховищ трьох архівних відділів - з виведенням на пульт центрального спостереження, чотири архівосховища архівного відділу - на пульт чергового в адміністративному будинку міськради, в трьох архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради та всіх п’яти архівосховищах архівного відділу Токмацької міськради сигналізації відсутні.

Договори на технічне обслуговування сигналізацій укладені тільки трьома райдержадміністраціями із 8 – Веселівською, Михайлівською, Приморською та 4 міськими радами.

Автоматична система пожежегасіння встановлена в двох архівосховищах архівного відділу Енергодарської міськради, однак вона знаходиться в неробочому стані з моменту встановлення.

З первинних засобів пожежегасіння приміщення архівних відділів оснащені тільки вогнегасниками, пожежні щити відсутні. Протягом 2012 року придбано чотири вогнегасники архівним відділам Бердянської та Мелітопольської райдержадміністрацій, перезаправлено три вогнегасники архівному відділу Гуляйпільської райдержадміністрації.

Відсутній вогнегасник в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації, в недостатній кількості оснащені вогнегасниками архівосховища архівних відділів: Оріхівської райдержадміністрації - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Мелітопольської міськради - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Токмацької міськради - на 5 архівосховищ 3 вогнегасники.

Технічне обслуговування вогнегасників проводиться нерегулярно, в більшості архівних установ при проведенні обстеження вогнегасників не вказано, хто проводив обстеження та номер посвідчення особи, яка проводила діагностування.

Протягом 2012 року в приміщенні архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації проведено заміри опору ізоляції електромережі, в архівних відділах Пологівської та Приморської райдержадміністрацій та в архівному відділі Запорізької міськради проведено ремонт електрообладнання та електромереж.

Питання про стан пожежної безпеки та підготовки архівних відділів до роботи в осінньо-зимовий період 2011-2012 рр. розглядалися на оперативних нарадах у керівників райдержадміністрацій та міськрад.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів архіву, рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

2.1. постійно здійснювати заходи щодо посилення протипожежного захисту в архівних установах;

2.2. з метою удосконалення звітності архівних установ з питань протипожежного захисту забезпечити безумовне виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах Запорізької області» та інформування у визначені наказом терміни.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю., начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І.:

3.1. забезпечити планування та освоєння коштів відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки;

3.2. забезпечити планування коштів на виконання заходів з пожежної безпеки до бюджетного запиту на 2014 рік; термін виконання – ІІ квартал 2013 року.

4. Рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

4.1. після прийняття Обласної цільової соціальної Програми забезпечення пожежної безпеки на 2013 – 2015 роки ініціювати внесення до відповідних районних та міських програм заходів з приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно - правових актів у сфері пожежної безпеки шляхів евакуації, автоматичних систем протипожежного захисту, систем оповіщення людей про пожежу, електрообладнання будівель та споруд архівних установ та їх фінансування, термін виконання – І квартал 2013 року;

4.2. забезпечити подання до бюджетного запиту установ на 2014 рік коштів на виконання заходів з пожежної безпеки; термін виконання – ІІ квартал 2013 року;

4.3. ініціювати вирішення питання щодо проходження начальниками архівних відділів навчань з питань пожежної безпеки та отримання відповідних посвідчень.

5. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. забезпечити у 2013 році освоєння коштів на придбання вогнегасників відповідно до Програми розвитку архівної справи Запорізької області на 2013-2015 роки.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

 

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

19.12.2012

м. Запоріжжя

№ 3

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» На виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 252 фонди - 29700 од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 248 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 58; ІІІ категорії – 155 фондів);

- перевірено 35039 справ (І категорії – 14902 од. зб.), ІІ категорії – 11 491 од. зб., ІІІ категорії – 8646 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 23 (в т. ч. вперше – 17 од. зб., повторно – 6 од. зб.). Знайдено 2 од. зб., які перебували у розшуку;

- перевірено у 2011 році – 7 фондів, 1724 од. зб., які були включені до Програми на 2012 рік ( в т. ч. І категорії - 3 фонди, 1553 од. зб. (Р-2, Р-27, Р-58); ІІ категорії – 2 фонди, 90 од. зб. (Р-709, Р-840); ІІІ категорії – 2 фонди, 81 од. зб. (Р-1000, Р0-1025);

- не перевірено 19 фондів (458 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (І категорії -10 фондів, 333 од. зб. (Р-4425, Р-5920, Р-5921, Р-5927, Р-5942, Р-5943, Р-5944, Р-5947, Р-5952, Р-5954); ІІ категорії – 3 фонди, 53 од. зб. (Р-653, Р-670, Р-1012); ІІІ категорії 6 фондів, 72 од. зб. (Р-913, Р-1033, Р-1060, Р-1096, Р-1124);

- перевірено 22 фонди, які не були включені до Програми (І категорії – 2 фонди (Р-1977, 6081); ІІ категорії – 5 фондів (Р-829, П-251, П-356, П-357, П-459); ІІІ категорії – 15 фондів (68, 94, 95, 96, 234, 235, 236, 237, 238, 241, 247, 256, 258, Р-2871, Р-5593, оп. 7);

- перевірено не включених до Програми 9381 од. зб. (в т. ч. І категорії – 599 од. зб., ІІ категорії – 8214 од. зб., ІІІ категорії – 568 од. зб.)

- потребують оправлення -162 од. зб., ремонту – 17 од. зб., реставрації – 6 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції – немає.

За період 2009-2012 рр. перевірено 905 фондів (139180 од. зб.) при плані 889 фондів (113700 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 144 (78725 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 219 (29280 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 542 (31175 од. зб.)

Перевірено 46 фондів (20789 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 123 справи, з них 71 справа вперше, 52 справи поставлено в розшук раніше, розшукано 13 справ.

На грудень 2012 року в розшуку знаходиться 240 справ.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 399, ремонту – 726, оправлення та підшивки – 6766.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 3772 од. зб. в 20 установах, організаціях та підприємствах, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”.

У 2012 році перевірено 19 установ. Запорізьку обласну організацію професійної спілки працівників рибного господарства України рішенням експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 19.10.2012 №3 було виключено зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, в зв’язку з припиненням діяльності. Документи НАФ за 1986-2003 роки за сприяння Запорізької обласної ради професійних спілок передано на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Загальна кількість справ, яка зберігаються в установах, за обліковими документами (описами) складає 3262, загальна кількість справ в наявності – 3237, не виявлено 25 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 1999-2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 64 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 23417 од.зб., не виявлено 53 справи. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ у 2009-2012 роках, тому що за час дії Програми на підприємствах, установах і організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити виконання вимог Інструкції про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області;

3) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

4) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити впровадження Методичних рекомендацій «Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ» у роботу відділу та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій та здійснювати постійний контроль за дотриманням їх вимог.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С.Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

19.12.2012

м. Запоріжжя

№ 4

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад

у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що план заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки за 2009 – 2012 рр. архівними відділами в цілому виконані.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», наказу Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад протягом 2009 - 2011 рр. проведено такі заходи.

Архівними відділами райдержадміністрацій було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 83000 справ по 584 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 44, 8500 справ;

- фондів ІІ категорії – 144, 33000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 396, 41500 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в кількості 92822 справи по 609 фондах, що складає відповідно 112% і 104% планових завдань та 57% від загальної кількості фондів та 74% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах.

Протягом 2012 року через вакансії начальників архівних відділів не пройшли перевіряння наявності 14 фондів, з них один фонд 1 категорії, 2 фонди 2 категорії, 11 фондів 3 категорії, які зберігаються в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації та 3 фонди 3 категорії які зберігаються в архівному відділі Пологівської райдержадміністрації, всього 17 фондів.

Всі інші заплановані фонди перевірено. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 9658 справ по 46 фондах;

- 2 категорії - 38572 справи по 133 фондах;

- 3 категорії - 46592 справи по 430 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 114 справ по 41 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 930 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 69900 справ. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 941 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів, що складає 101% планових завдань.

Протягом 2012 року через вакансію начальника архівного відділу не проведено перевіряння наявності в 4 юридичних особах у зоні комплектування архівного відділу Приазовської райдержадміністрації, в яких за обліковими даними зберігається 364 справи.

Всі інші заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 75019, загальна кількість справ в наявності – 75014 (107% планових завдань), не виявлено 5 справ, відсутність яких не була підтверджена документально на момент перевірки.

Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребували дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 103 справи потребували заміни оправлення.

Архівними відділами міськрад було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 21000 справ по 152 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 15, 4000 справ;

- фондів ІІ категорії – 78, 13000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 59, 4000 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та та руху документів Національного архівного фонду в кількості 26179 справ по 175 фондах. що складає відповідно 124% і 115% планових завдань та 81% від загальної кількості фондів та 84% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 6358 справ по 17 фондах;

- 2 категорії - 15391 справ по 92 фондах;

- 3 категорії - 4430 справ по 66 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 34 справи по 20 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 312 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів міськрад, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 45900 справ.. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 317 (102% планових завдань) юридичних особах. Всі заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 46988 справ, загальна кількість справ в наявності – 46988 справ (102% планових завдань). Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, немає Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, 136 справ потребують заміни оправлення.

Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Протягом 2009 – 2012 рр. проведено уточнення кількості справ в 27 фондах, які зберігаються в архівних відділах райдержадміністрацій, та в 3 фондах, які зберігаються в архівних відділах міськрад. В основному, це ті фонди, в яких проводили експертизу цінності, вилучали дублетні документи і вчасно не внесли записи в облікові документи або допустили арифметичні помилки в підрахунку кількості справ. В результаті загальна кількість справ в архівних відділах райдержадміністрацій зменшилась на 656 справ, збільшилась на 120 справ. в архівних відділах міськрад зменшилась на 16 справ.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі на 2009 – 2012рр. не відповідає наявній кількості фондів і справ, які проходять перевіряння наявності, тому що за час дії Програми в архівних відділах та юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання до Державного архіву Запорізької області.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ, тому що за час дії Програми в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, установах відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання на зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених фондів та справ, які зберігаються в архівних відділах та юридичних особах в зоні комплектування архівних відділів, кількість виявлених відсутніх справ, недоліки у фізичному стані документів відображається в актах перевіряння наявності справ, журналі обліку фондів та установ, що пройшли перевіряння наявності, ведуться картотеки циклічності перевіряння фондів. Звіти про результати виконання Програми архівними відділами щоквартально надаються до Державного архіву Запорізької області..

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1. забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2.3. забезпечити своєчасне внесення змін в облікові документі та усунення недоліків в їх веденні;

2.2. забезпечити організацію обліку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

2.3. забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ;

2.4. звернути увагу на те, щоб планові та звітні показники з перевіряння наявності справ за Програмою та планово – звітною документацією про виконання плану розвитку архівної справи в районі, місті співпадали;

2.5. щоквартально до 3 числа наступного за кварталом місяця надавати до відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи квартальний звіт про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

3. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації виконання плану заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії

О.С.Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько